SharePoint ワークフロー廃止【3】廃止後の代替手段とは？Power Automate以外の選択肢と判断ポイント

SharePoint ワークフロー廃止後の代替手段は、大きく三つの方向性に分かれます。一つ目はPower Automateを中心としたMicrosoft 365標準機能での再構築、二つ目はPower AutomateとPower AppsやListsなどを組み合わせた自社構築型、三つ目が承認・決裁業務に特化した専用ワークフロー製品の導入です。

これら3つの選択肢には、それぞれ以下の特徴があります。

どれが正解というわけではなく、承認の複雑さ、運用体制、将来の変更頻度によって最適解は変わります。まずは、標準機能であるPower Automateでどこまで対応可能か、その限界を知ることから始めましょう。

Power Automateは柔軟性の高いツールですが、承認者が多段階にわたる場合や、条件分岐が複雑な承認フローでは設計・保守の難易度が急激に上がります。また、人事異動や組織変更のたびにフローを修正する必要があり、属人化やメンテナンス負荷が問題になることもあります。SharePoint ワークフローを長年運用してきた企業は、業務フローが複雑化し、単純な置き換えでは済まないケースが多く見られます。

専用ワークフロー製品が向いているのは、全社的な承認・決裁業務を統制したい企業、申請・承認履歴の監査証跡を重視する企業、現場任せのフロー乱立を防ぎたい企業です。これらの製品は、承認業務を前提に設計されているため、承認経路のテンプレート化や権限管理が標準機能として用意されている点が特徴です。ただし、機能やプランによっては複雑な承認経路が作成できなかったり、保守やメンテナンス負荷が高いものもあるので注意が必要です。

代替手段選定でよくある失敗は、「いま動くかどうか」だけで判断してしまうことです。一時的にPower Automateで置き換えられても、数年後に申請数や業務範囲が拡大し、再度見直しが必要になるケースがあります。また、現場主導でツールが増え、情シスが全体を把握できなくなると、結果としてガバナンスリスクが高まります。廃止対応は短期施策ではなく、中長期の業務基盤再設計として捉える必要があります。

専用ワークフロー製品の中には、Microsoft 365と連携しながら、SharePoint ワークフローで行っていた承認業務を無理なく置き換えられるものがあります。その一例として、SharePointやTeams、Outlookなどと連携し、承認・決裁業務を効率化・省力化できるグルージェントフロー（Gluegent Flow）があります。ブラウザ上で承認経路やフォームを設計でき、複雑な承認フローでも視覚的に設計しやすい点が特徴です。Power Automateのような複雑さはなく、承認業務に適した設計思想のため、SaaS比較サイトによる口コミやレビューにおいても多くの利用者から使いやすいという評価を受けています。

▶グルージェントフローについて詳しく見てみる

すべての業務を一つのツールに集約する必要はありません。簡易な通知や個人業務はPower Automate、全社的な承認・決裁業務は専用ワークフロー製品といった役割分担を行う企業も増えています。重要なのは、どの業務をどのツールに任せるのかを明確に定義し、場当たり的な導入を避けることです。

SharePoint ワークフロー廃止後の代替手段は、Power Automate一択ではありません。自社の承認業務の特性や将来の運用を見据え、専用ワークフロー製品を含めて検討することで、廃止対応を次の業務改善につなげることができます。

代替手段を具体的に検討する前に、全体の検討フェーズを一度整理しておくと安心です。
▶SharePoint ワークフロー廃止対応の全体整理と判断ポイント