SharePoint ワークフローの『使いにくさ』を解消。
廃止を機に考える、無理なく続けられる業務の形
- Microsoft 365
- 仕組み化
これまで多くの方が直面してきた、SharePoint ワークフローの「使いにくさ」。その背景には、複雑な承認フローを実現するために細かな設定や個別設計が必要になるケースが多かったことがあります。その結果、運用ルールが複雑化したり、設計意図を把握できる担当者が限られてしまうといった課題が生じてきました。
SharePoint 2013 ワークフローの廃止が迫る中、いま求められているのは単なるシステムの移し替えではありません。これまでの不便や不安を解消し、誰もが直感的に使え、ルールの変更にもすぐ対応できる「本来の使いやすさ」を取り戻すことです。
これからの時代にふさわしい「運用の形」を一緒に考えていきましょう。
目次
【重要】SharePoint標準ワークフローの廃止と、今選ぶべき選択肢
従来は、SharePointの標準機能でワークフローを作成することが一般的な手法でした。
しかし現在、Microsoftによる製品ライフサイクルの変更に伴い、その前提は大きく変わっています。
1. SharePoint 2013 ワークフローの完全廃止
Microsoftは、SharePoint 2013形式のワークフローサポートを順次終了しています。サポート終了後は、新規作成が制限されるだけでなく、既存のワークフローが実行できなくなる（動作しなくなる）ことが公式に発表されています。
2. Power Automate への移行における技術的ハードル
公式な後継ツールである Power Automate は、SharePoint ワークフローとは仕組みが異なります。既存のワークフローをそのまま引き継ぐ（インポートする）ことはできず、すべてのフローをゼロから再構築する必要があります。
また、複雑な条件分岐や承認ルートを実装する場合、以前のワークフロー機能よりも高度なローコード開発の知識が求められるため、情報システム部門の負荷の増大が課題となっています。
3. 運用体制の見直しと適切なツールの選定
ワークフローの廃止・移行は、単なるシステムの置き換えに留まりません。これまでの業務における無駄や無理を見直し、将来にわたって組織全体で継続的に運用できる体制を再定義する絶好の機会となります。
標準機能の制約を前提とした運用を続けるのか、あるいは業務要件に最適化された専用ツールへと切り替えるのか、現在の業務負荷と将来のメンテナンス性を考慮した適切なツール選定が求められています。
自作ワークフローが直面していた「保守・運用の壁」をどう乗り越えるか
これまで、SharePointでの自作ワークフロー運用において多くの担当者が直面してきたのが、構築後の「保守・運用」における高いハードルでした。こうした「自作特有の課題」を解消するためには、以下の3つの視点で次の仕組み（システム）を検討することが有効です。
「属人化」を防ぐかんたんさ
設定が複雑になると、「作成者にしか仕組みがわからない」というブラックボックス化が起こりやすくなります。特別な知識がなくても操作や設定できるシステムを利用することが、スムーズな運用のカギとなります。
設定の柔軟性
会社の組織変更やルールの見直しがあるたびに、多大な時間と手間をかけてシステムを修正するのは大変です。難しいプログラミング知識がなくても、設定画面からサッと変更が完了する仕組みがあれば、業務の手を止めることなく変化に対応できます。
強固なガバナンス
ワークフローには適切な閲覧や操作の権限管理が求められます。一つ一つ手作業で管理するのは限界があり、ミスもあってはなりません。安全に運用するためには、管理者が一つひとつ手作業で権限を振り分けるのではなく、申請内容や承認ルートに合わせて、システムが自動で閲覧権限をコントロールしてくれる仕組みが不可欠です。これにより、管理者の負担を増やさずに、情報漏洩などのリスクを確実に抑えることができます。
こうした「現場の負担を減らす仕組み」をあらかじめ備え、SharePointとの親和性を保ちながらスムーズな移行を実現する選択肢の一つが、グルージェントフローです。
ワークフローの「プロ」に任せるという選択肢
自社構築は一つの選択肢ですが、本来の目的はシステムを「完成させること」ではなく、それを使って「業務を効率化し、意思決定を早めること」にあるはずです。
構築やその後の複雑なメンテナンスに膨大な時間を費やすのではなく、あらかじめ必要な機能を備えた専門システムを活用することで、担当者はより付加価値の高い業務に専念できるようになります。
こうした、本来時間をかけるべき業務に専念できるよう、グルージェントフロー は、SharePointの標準機能だけでは解決が難しい以下の3点を強力にサポートします。
1.専門知識がなくても直感的にできる経路設計
プログラミングの知識は必要ありません。マウス操作だけと簡単なテキスト入力で承認ルートを構築できるため、情報システム部門の方でなくても構築やメンテナンスが可能です。
2.変化に即応できる柔軟な設定変更
社内規程に応じた決裁者や、決裁条件は複雑なプログラミング知識なく設定可能です。組織が変わった場合はアカウント情報を活かせるため、手間がかかりません。
3.細かな権限管理でガバナンス維持
「申請に関わる人だけに閲覧を許可する」といった高度なセキュリティ設定が、部門単位や書式単位だけでなく、申請項目にまで設定可能です。手作業でなく関係者の役割に応じて設定できるため、情報漏洩のリスクを排除し、安全な運用が可能となります。
さらに、お客様ごとに専門担当が導入から運用まで伴走サポートいたします。設定のご支援や、社内向けの勉強会の実施、より有効に活用するためのご提案など、お客様に合わせたご提案やご支援を継続して行います。
ワークフローシステム「グルージェントフロー」で、確実な成果を出された事例
当社が提供するワークフローシステム「グルージェントフロー」を活用し、社内稟議を電子化したり、業務効率化を成し遂げられた事例をご紹介します。ぜひ、インタビュー記事をご覧ください。
