Teams Workflowとは？Power Automateとの違い・メリット・制約を詳しく解説【最新版】
- Microsoft 365
最近「Teams Workflow」という言葉を目にし、 「Power Automateと何が違うのか？」 「これからはTeams Workflowを使うべきなのか？」 と感じている方も多いのではないでしょうか。
結論から言うと、Teams Workflow は Power Automate を置き換える新機能ではありません。 本記事では、Teams Workflow の位置づけと、 どんな人に向いていて、どんなケースでは向かないのかを整理します。
目次
Teams Workflow とは何か？基本概要と仕組み
Teams Workflow は、Power Automate の機能を Microsoft Teams の画面内から簡単に使えるようにした仕組みです。
かつて「Power Automate in Teams」と呼ばれていたものが整理され、 現在は Workflows アプリとして提供されています。
重要なポイント
- 実行エンジンは Power Automate と共通
- できること・制約は本質的に同じ
- 違いは「どこから操作するか」「どこで完結させたいか」
つまり、Teams Workflow は Power Automate の“別製品”ではなく、“利用形態の一つ”です。
公式情報：Teams Workflows公式ページ
Power Automate と Teams Workflow の違い【比較表】
|
観点 |
Teams Workflow |
Power Automate |
|
操作画面 |
Teams 内 |
ブラウザ中心 |
|
位置づけ |
Teams 業務向け |
幅広い業務の自動化基盤 |
|
拡張性 |
制限あり |
高い |
|
管理・統制 |
既定環境のみ |
環境選択可 |
「簡単に使える＝制限がある」 この関係性は理解しておく必要があります。
最新情報：Workflows v2 と AI機能の進化
2025年8月以降、Workflows v2が登場しました。。Workflows vには以下の特徴があります。
- 自然言語でフロー作成（例：「毎週月曜にリマインドを送って」）
- AIによるテンプレート提案
- チャット拡張やBot連携の強化
これにより、従来よりもさらに直感的に利用可能になっています。
Teams Workflowのメリットと制約
Teams Workflowは手軽に自動化を始められる一方で、シンプルゆえの制約もあります。導入前に知っておくべき3つのポイントを整理します。
1. 既定環境のみ利用可能
作成されたフローは、Power Platformの「既定環境」に自動保存されます。
- 制約: 開発・テスト・本番用といった環境の使い分けができません。
- 判断基準: 厳格なライフサイクル管理が必要な重要業務には、環境を分離できるPower Automate本体が適しています。
2. 管理機能と権限制御の限界
アプリ自体の有効・無効は管理センターで制御できますが、詳細な設定には向きません。
- 制約: 「特定のフローを特定のグループのみに許可する」といった、きめ細やかな権限管理（セキュリティロール等）が困難です。
- 判断基準: 監査対応や厳密なガバナンスが求められる全社的な運用には、管理機能が充実したPower Automateが推奨されます。
3. 複雑な承認ルートや全社統制には不向き
チーム内のクイックな改善を主眼としているため、高度な設計には限界があります。
- 制約: 多数の条件分岐を伴う複雑な承認や、全社共通のプロセス維持には適していません。
- 判断基準: 日本特有の複雑な承認フローや社内規定に基づく全社統制を行う場合は、Power Automateでの構築を検討すべきです。
Teams Workflowは「個人やチーム内の小規模な効率化」には最適ですが、組織全体の統制や複雑な業務プロセスを支えるには、Power Automateとの使い分けが不可欠です。
Microsoft 365 環境での現実的な使い分け
- 簡易・部門業務：Teams Workflow
- 条件付き自動化：Power Automate
- 全社承認基盤：専用ワークフロー製品
「どれか一つに統一する」必要はありません。
まとめ：Teams Workflowは簡易的・シンプルな業務に
Teams Workflowは、Microsoft 365のワークフローとして活用できるのは事実です。
ただし、業務規模が大きくなると、Power Automateや専用ワークフロー製品への移行が必要になります。
詳しく以下の記事もご覧ください。
▶Microsoftで使えるワークフローとは？Teams・Power Automateでできることと、運用で判断が必要になるポイント
▶Teamsの「Workflows」と「Power Automate」は何が違う？現場での使い分けを解説
FAQ：Teams Workflowに関するよくある質問
Q1. Teams Workflowは無料で使えますか？
はい、Microsoft Teamsに含まれるWorkflowsアプリは基本的に無料で利用できます。ただし、Power Automateの有料機能（Premiumコネクタなど）を使う場合はライセンスが必要です。
Q2. Teams WorkflowとPower Automateの互換性はありますか？
あります。Teams Workflowで作成したフローは、Power Automateのポータルからも確認・編集できます。ただし、Teams Workflowは既定環境のみ対応なので、複数環境を使い分けたい場合はPower Automateを利用してください。
Q3. Workflows v2のAI機能は誰でも使えますか？
Workflows v2は2025年以降に順次展開されており、Microsoft 365の対象テナントで利用可能です。自然言語でフローを作成できる機能は、Power AutomateのAI機能と連携しています。
Q4. 複雑な承認フローはTeams Workflowで対応できますか？
基本的には不向きです。承認ルートが複雑、組織変更が頻繁、全社統制が必要な場合は、Power Automateや専用ワークフロー製品を検討してください。
Q5. Teams Workflowで作成したフローはどこで管理できますか？
Teams内のWorkflowsアプリで管理できます。また、Power Automateの管理ポータルからも確認可能です。ただし、管理・統制機能は限定的で、既定環境に固定されます。
