ペーパーレス化成功事例3選
ー ペーパーレス化を成功に導く2つの電子化とは ー

近年はテレワークが広く取り入れられるなど、働き方の多様化が一気に進みました。それに伴い、ペーパーレス化への興味も高まっています。これまでは同じオフィスで働いていたため、紙の書類を記入して手渡しすれば用事が済みました。しかし離れて働く人がいる状況が当たり前になると、紙の書類の扱いはとたんに面倒なものになります。

2023年に全国のビジネスパーソン1,000名を対象に行われた調査によれば、ペーパーレス化によって生産性や働き方が改善されると回答した方は7割を超えました。一方で、ペーパーレスを達成するための業務のデジタル化は約6割の方が「進んでいない」と回答するなど、ペーパーレス化への道のりは遠いようです。

出典：「紙に縛られない働き方」プロジェクト プレスリリース（2023年3月22日）

ペーパーレス化が進まない背景には、これまでどおりのやり方で、紙を使っておくのが安心、そんな考えもあるのかもしれません。ですが、そこで思考停止していたらいつまでたっても紙をなくすことはできません。

業務の電子化に役立つのが、ワークフローシステムです。入力すべき情報をフォーマットで規定し、情報を確認すべき人とその順番を定めることができます。情報の電子化と業務の電子化を両方とも実現できるのです。先の見積書作成を例に、ワークフローを使った業務の電子化がもたらす変化を見てみましょう。

業務が電子化されていない状態では、見積書に必要な項目は何なのか、作成したファイルを誰に送ればいいのか、従業員個人が判断しなければなりませんでした。しかも、修正が施されるたびにファイルが増えていきます。

一方ワークフローを使って業務まで電子化した場合、フォーマットに従って情報を入力すれば、誰でも抜け漏れのない見積書を作ることができます。作成した見積書をチェックすべき人が規定されているので、悩んだり間違えたりすることなく業務プロセスを進められます。さらに、承認をトリガーにして見積書を客先に送るところまでを自動化できるので、承認されたのに送り忘れたというような人的ミスもなくせます。

最後に、Google Workspace やMicrosoft 365と連携して活用できるワークフロー「Gluegent Flow」を使った、ペーパーレス化の成功事例をご紹介しましょう。

以下の企業は紙そのものに着目するだけでなく、業務まで見直し、電子化を進めたことで、業務時間や工数の削減、多様な働き方への対応に成功されました。