小さな改善で大きな成果！現場から始める業務フロー改善「失敗しない」3つの鉄則

企業活動の大きな目的は、業務を積み重ねて利益を獲得することですが、社内には時代に合わなくなったものや技術により不要になったものなど、多くの無駄な業務が潜んでいることがあります。
業務の棚卸しや再構築を行う業務プロセス管理（BPM）は、成功すれば大きな効果を得られます。しかし、業務の棚卸し、分析、再構築にはかなりの時間とコストがかかります。
そこで、よりスピーディで現場に根差した改善を実現するため、業務フロー改善に着目するメリットを説明します。

業務プロセス改善が全体を高い視点から最適化を目指すのに対し、業務フロー改善は粒度をひとつ小さくすることで、以下のメリットが生まれます。

• 改善に伴う負担を軽減: 改善に伴う負担も求められる時間も小さくて済みます。
• 短期での効果実感とモチベーション維持: 改善できる範囲は大きくありませんが、短時間で効果を実感できるため、周囲のモチベーションを保ちながら改善のサイクルを回していくことができます。
• ボトムアップで無駄を削減: 業務フローの改善を積み重ねることで業務プロセス全体の無駄も減っていくという、企業の活動全体からボトムアップで無駄をなくしていく発想で進められます。

業務プロセス改善の進め方と業務フロー改善の進め方に、大きな違いはありません。現状を把握し、課題を洗い出し、改善の目標を設定し、改善策を検討します。あとは改善策を実施しながら、効果を確認するPDCAサイクルを回します。

唯一違うのは、いくつもの業務、業務フローを含む業務プロセスを改善するのではなく、よりシンプルに業務フローの単位で改善していく点です。業務フローの改善を積み重ねることで業務プロセスの無駄も減っていくという、企業の活動全体からボトムアップで無駄をなくしていく発想です。

業務に関わる改善活動に取り組む中で、ついつい陥りがちなミスというものがあります。業務フロー改善を進める場合に気をつけたいポイントを3つ挙げてみましたので、参考にしてください。

1．業務フローチャートの作成に時間をかけすぎてしまう

業務フロー改善のスタートは、現状の業務フローの棚卸しと把握です。現場で実際に行われているオペレーションを確認し、書き出していきます。このときに気をつけたいのは、細かさや正確さに必要以上にこだわらないこと。フローチャートの粒度や精度にこだわるあまり、スタート地点で足踏みしてしまうことになりかねません。まず一歩踏み出すことを大切にしましょう。

2．広い範囲を見てしまうあまり、なかなか動けなくなる

細かさと同時に気をつけたいのが、取り扱う範囲です。できるだけ広い範囲に改善の効果をもたらしたいと考えてしまう気持ちはわかりますが、どうせならこっちも、だったらあっちもと広げていくと、どんどん複雑になってしまいます。小さくスピーディに動いてPDCAを回すことを優先しましょう。

3．理想を求めすぎて、いつまでたっても改善が実行されない

広い範囲を見過ぎてしまうことと同じく、理想を追って高すぎる目標を立てるのも考え物です。ひとつの改善で高い目標をクリアしようとすると、やはり複雑になってしまいます。まだ目標に届かないからといくつも改善策を積み上げていっても、現状が変わることなく時間だけが過ぎていきます。ある程度で区切りをつけて改善を繰り返し、小さな目標達成を積み重ねましょう。

気をつけたいこととは反対に、よりスムーズに、より効果を得やすい進め方についても考えてみましょう。きっと役に立つはずです。

1．課題を洗い出す方法はフローチャートだけじゃない

普段から書き慣れているエンジニアやプログラマは別として、フローチャートを正しく書くのはそう簡単ではありません。現状の業務の流れを書き出したり、課題を洗い出したりするときに間違いのないフローチャートを書ければ、見やすくわかりやすくなることは確かです。しかし、間違いのないようにフローチャートを書こうとして時間をかけてしまうのは本末転倒です。フローチャートの書き方を学ぶことではなく、現状の把握と課題の洗い出しが目的であることを忘れないようにしましょう。箇条書きでも付箋でも、チームで情報を共有できる方法ならなんでもいいのです。

2．小さな成功体験を繰り返して周囲を巻き込む

1回の改善で100万円のコスト削減効果が見込める難しい施策よりも、10万円の効果しかないけれどすぐにできる施策からスタートしましょう。短時間で改善効果を実感してもらえれば、次に打ち出す施策にも理解を得やすくなります。小さな成功体験の共有を繰り返すことで、改善の流れを後押ししてくれる仲間が増えます。モチベーションが高まり、改善サイクルの加速も期待できます。

3．改善を横展開して少ない労力で大きな成果を得る

業務フロー改善がひとつ成功したら、同じような業務が他の部署、他の業務プロセスにもないか見渡してみましょう。見つかったら、できるだけ広く横展開していきましょう。ひとつの部署で5つの成功を積み上げるよりも、ひとつの施策を5つの部署に横展開する方が容易で、短期間に実施できます。改善の効果を得られる範囲を広げれば、少ない労力で成果を最大化できます。

改善がひとつ成功したら、同じような業務が他の部署、他の業務プロセスにもないか見渡してみましょう。見つかったら、できるだけ広く横展開していくことで、効率的に成果を広げられます。ひとつの部署で5つの成功を積み上げるよりも、ひとつの施策を5つの部署に横展開する方が容易で、短期間に実施できます。

現場に近い視点で業務フロー改善を行うなら、「BPMツール」よりもワークフローシステムを使うのがおすすめです。ワークフローシステムを使えば業務フローを可視化して分析できるだけではなく、改善した業務フローを運用するツールとしてもそのまま使えます。グルージェントフローは、入力フォームや経路を柔軟に設定できるため、成功した業務フローの型を活かして、他の業務フローや部署へ容易に展開できます。

業務改善に取り組む場合、「BPMツール」の活用を検討する方が多いと思います。「BPMツール」は、業務プロセス全体をシステムに落とし込んで大きな視点から管理するのが目的であり、広い範囲で高い目標を掲げた取り組みが前提となるために改善の実行までには時間も労力もかかります。現場に近い視点で業務フロー改善を行うなら、BPMツールよりもワークフローシステムを使うのがおすすめです。ワークフローシステムを使えば業務フローを可視化して分析できるだけではなく、改善した業務フローを運用するツールとしてもそのまま使えます。

こうした改善効果をもたらすワークフローシステムのひとつに、 グルージェントフロー (Gluegent Flow）があります。

グルージェントフロー は、入力フォームや経路を柔軟に設定できるため、稟議や申請業務はもちろん、業務の前工程と後工程をつなぐツールとしても活用できます。業務フローの現状を把握して課題を洗い出してから、グルージェントフロー で業務フローを組み立てれば、システム化と業務フロー改善を同時に進めることができます。

または、現状のまま グルージェントフロー に落とし込むところから業務フロー改善をスタートすることもできます。業務フローを電子化することで、業務やそれに伴う情報の流れが可視化されるので、改善ポイントを探すためにも役立つのです。

ワークフローシステムは、ひとつの部署、ひとつの業務単位で小さくスタートできるのが特徴です。これは、スピーディに小さな改善を繰り返していくことにも適しています。グルージェントフロー を利用すれば、現状のままシステムに落とし込むところから業務フロー改善をスタートすることができます。業務フローを電子化することで、業務やそれに伴う情報の流れが可視化されるため、改善ポイントを探すためにも役立つのです。ぜひ、 グルージェントフロー を使って現場視点で業務フロー改善を繰り返し、小さな成功を積み重ねてください。その小さな改善の積み重ねこそが、全社に広がり、業務プロセス改善へと自然につながっていく 確実な道筋となります。

まずは無料相談・資料請求 業務フロー改善を加速させる グルージェントフローについて、ぜひお気軽にお問い合わせください。