紙の社内決裁に潜むデメリット、
電子決裁の導入メリットを詳しく解説

社内決裁とは？電子決裁の前に基本を確認

社内決裁とは、企業が正式な意思決定を行うプロセスで、以下の3ステップで進みます。

1. 申請：許可が必要な事項について、関係者に承認を求める手続き。
2. 承認：決裁権限を持つ上長が、申請の内容を精査し認めること。
3. 決裁：最終的に判断し許可を与え、正式な意思決定を確定すること。

適切な社内決裁は、承認フローの透明性を確保し、内部統制の強化につながります。

社内決裁を紙で行うデメリットとは？電子決裁の必要性を解説

社内決裁を紙で運用すると、停滞や待機・進捗不明・セキュリティリスク・コスト増といった課題が発生します。本記事では、紙の社内決裁がもたらす4つのデメリットを解説します。

1. 申請・承認に時間がかかる

紙の決裁は物理的な手間が多く、承認や決裁を停滞させる要因になります。

• 移動が必要：申請書を印刷・記入し、上長のデスクへ持参や社内便・郵送する必要がある
• 承認待ちで遅延：上長の不在時には承認が止まり、押印など業務が進まない
• 進捗確認に手間：どこで承認が止まっているか把握しづらい

2. どこで進んだか、止まっているのか、状況把握が困難

紙の書類は進捗把握が難しく、不備や手戻りへの対応も遅れがちです。

• 状況把握が困難：申請者は、どこで書類が止まったいるのか確認しづらい
• 迅速な訂正が困難：誤りがあった場合、一度申請した書類を回収し再提出する必要がある

3. 記録の改ざんリスクが高い

紙の決裁はセキュリティ面で脆弱です。

• 印鑑の不正利用：上長の印鑑を第三者が押せば、不正承認が可能
• 証跡管理が困難：誰がいつ何をしたのか、ハンコや文字の改ざんが可能

4. コストがかかる

紙の運用は継続的にコストを発生させます。

• 印刷コスト：紙代・インク代・プリンターのメンテナンス費用がかかる
• 人的コスト：印刷・回覧・保管に従業員の時間を費やす
• 保管スペース：キャビネットや書庫の確保が必要になる

社内決裁を電子化することで、業務の効率化・セキュリティ強化・コスト削減を実現できます。ここでは、社内決裁の電子化がもたらす4つのメリットを解説します。

1. 申請・承認業務を時短できる

電子決裁なら、申請・承認をオンラインで完結でき、業務スピードが向上します。

• 印刷・持ち運びが不要：書類の印刷や郵送、上長への持参などの手間が無くなります。
• リモート承認が可能：スマートフォンなどから承認でき、上長が出張や外出中でも決裁できます。

2. 進捗を可視化、遅延を防止できる

電子決裁では、申請や承認の通知が自動送信され、処理の遅延を防止できます。

• ワークフローの可視化：どこで申請が止まっているのか一目で把握できます。催促も容易になります。
• 承認依頼の通知機能：メールやビジネスチャットで自動通知でき、承認の見落としを削減できます。

3.意思決定プロセスの 証跡を確保できる

電子決裁では、すべての操作履歴が証跡として記録され、不正リスクを最小化できます。

• なりすまし・改ざん防止：誰がいつ申請・承認・決裁したかがデジタルで記録されるため、不正が困難になります。
• 監査対応が容易：過去の決裁データをシステム上で検索・管理できるため、監査時も容易に証跡を収集できます。

4. 内部統制を強化できる

社内決裁の電子化は、企業の透明性を向上させ、コンプライアンスの強化につながります。

• 業務フローの標準化：属人化を防ぎ、誰でも同じ承認フローで業務を行えます。
• 内部統制の強化：承認フローの明確化や証跡記録により、不正防止につながります。

「紙の方が便利」「印鑑がないと正式ではない」といった反対意見が出ることがあります。しかし、適切な機能を活用すれば、これらの懸念は解消できます。よくある4つの反対意見と、クラウドワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」を活用した対処法を紹介します。

反対意見1：やりとりの記録が残らない！

対処法：コメント機能で追記し記録

• 申請データの補足や経緯、差し戻し時の指摘事項を記録
• 紙と違い、紛失や劣化の心配なし
• 稟議ナレッジが可視化でき、申請の精度向上

→ 紙よりも確実に記録を残せるのが電子決裁の強みです。

反対意見2：メールだと見落す！

対処法：自動通知で対応

• PCメール＋スマホ通知で見逃し防止
• Slack・LINE Works等に、リアルタイム通知

→紙よりも素早く決裁を進められます。

反対意見3：法律上の保管義務を守れない！

対処法：クラウド保管＋アーカイブ機能で対応

• クラウドでセキュアに保管
• アーカイブ機能で自社にバックアップ可能
• 稟議データは、CSVでダウンロード可

→さまざまな方法で長期保管できます。

反対意見4：見た目が変わると確認しづらい！

 対処法：レイアウト踏襲と要約機能で解決

• 紙に似た、テンプレート100種あり
• 自由に作成できる、柔軟な申請フォーム
• 人に寄り添うAIで要約、カンタン確認

→見た目を変えず、確認時間を短縮できます。

紙の社内決裁は、非効率・リスク・コスト増の要因です。ワークフローシステム「Gluegent Flow」を導入すれば、業務効率化とコスト削減が実現できます。

✓ リモートワークでも即時申請・承認
✓ 承認の見落としを防ぎ、進捗を可視化
✓ 証跡保管・ログ蓄積でセキュリティ強化
✓  ペーパーレス化でコスト削減

他にも、柔軟な承認ルート設計・生成AIによる時短・スマホ対応・強力な外部連携・手厚いサポート により、スムーズな導入と運用が可能です。

Gluegent Flowは社内決裁の電子化、ワークフローの導入・乗り換えを検討の方をご支援します、お気軽にお問い合わせください。