業務標準化で解決。バックオフィスの
人員を増やさず生産性を上げよう
- グルージェントフロー
- 標準化
目次
管理部が直面する「生産性の壁」
人件費高騰、人材不足との社会的背景から、右肩上がりに成長している企業であっても、安易に増員しない企業が増えています。特に管理部では「人員は増やせず、業務量が増えていく」という悩ましい課題を抱えていませんか？
管理部は、なぜ人員を増やしにくいのか
人件費は年々、高騰傾向にあります。実際、厚生労働省が公表する毎月勤労統計調査では、一般労働者の所定内給与額の推移が、2022年と2023年で対前年度比で1.6%程度、2023年と2024年で対前年度比で2.5％程度に上昇しています。一方、管理部は利益に直結しにくい業務が多く「コストセンター」と見なされがち。増員しにくい部門と言えるでしょう。また、経営者にとっては、人件費は固定費となるため増員には慎重になります。それらの要因により、管理部は増員せず、現在のリソースで最大限の成果を出すこと。すなわち「生産性の向上」を求められるのです。
管理部の疲弊による事業リスク
人員が増やせない中で業務量が増え続けると、現場では以下のような現象が起こります。
- 処理能力の限界 : 担当業務が膨大になり、残業が増え、人的ミスが増加。ダブルチェック体制も形骸化しがちで、結果的に、内部統制上のリスクが高まります。
- 「属人化」の深刻化 : 一人一人が担当業務を担い、特定の担当者しかできない業務が増加。その人が休職・退職すると業務が完全にストップするという、事業継続リスクを抱えることになります。
日本CFO協会や経営コンサルティングファームの調査レポートでも、管理部
における「属人化や、不透明な業務プロセス」が、DX推進の最大の足かせになっていると指摘しています。つまり、管理部が生産性向上するためには「属人化せず、透明性高い業務プロセスを敷くこと」＝「業務を標準化すること」が大切なのです。
なぜ、業務の標準化が有効なのか
理由１：生産性を向上
なぜ、業務標準化は生産性を向上させるのでしょうか。それは「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に排除するからです。
経済産業省が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）においても、第一歩は「業務の可視化と標準化」であるとされています。これは、アナログな業務を整理し、ムリ・ムダ・ムラを排除し、業務プロセスを統一。誰でも同じ品質で業務を遂行できるようにすることが「業務の標準化」です。
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- 標準プロセスを定義することで、イレギュラーな対応を極力排除。シンプルな手順で業務を進められ、業務の迅速化を見込めます。
- 判断基準を統一することで、担当者ごとの判断のブレがなくなり、手戻りや問い合わせ対応を減らせます。
- 標準化した業務プロセスから生成されるデータは、ある一定の基準を満たしており、データの2次活用が可能。DXの基盤づくりに有効です。
理由２：属人化を解消
担当に依存しブラックボックス化してしまった場合は、担当者不在＝業務停止となるリスクを抱えています。業務を標準化し、そのプロセスがシステム上に定義されていれば、担当者が誰であっても、システムが次に行うべきことを明確に指示します。これにより、業務を「途切れさせずに」遂行することが可能になります。これは、事業継続計画（BCP）の観点からも、極めて重要なリスクヘッジと言えるでしょう。
業務標準化のよくある失敗と成功の鍵
よくある失敗：徹底しない
失敗する企業の多くは「紙やWordでマニュアルを作成」をゴールとします。業務の整理を行い、手順化することだけでは、業務の標準化を徹底できておらず、時間が経つと以下のような問題が発生します。
＜不徹底により発生する課題＞
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- マニュアルの陳腐化: 業務が少し変わるたびにマニュアルを更新せねばならず、すぐに実態と乖離します。
- 自己流の許容: 標準化した業務プロセスに強制力が働かず、担当者が「自分流」にどんどんアレンジし、標準と乖離する。
成功の鍵は、仕組み化
業務標準化は、ルールをマニュアルではなく、「仕組み（システム）に組み込むこと」が大事です。ここで登場するのが、ワークフローシステムです。
管理部の標準化した業務プロセスそのものをデジタル化し仕組み化できるシステムが、ワークフローシステムです。
システムにルールを組み込むことで、
- 強制力: ユーザー（利用者）は、システムが求める手順以外を行えません。
- 可視化・分析: どの申請がどこで滞留しているか、状況を可視化し、ボトルネック解消にも役立てられます。
- 経路の自動化：定められた条件や内容によって、自動で業務プロセスが進みます。
ワークフローシステムより「業務標準化」は「実行されるプロセス」として、従業員に定着させることができます。
ワークフローシステム「グルージェントフロー」は、業務標準化に有効
弊社が提供するワークフローシステム「グルージェントフロー」は、社内稟議をはじめ、汎用的な業務や業務のプロセスの「仕組み」として働きます。特に管理部が抱える複雑で多岐にわたる業務（稟議、契約書承認、人事申請など）の標準化には、柔軟性のあるワークフローシステム「グルージェントフロー」が有効です。
グルージェントフローは、申請フォームと承認経路から成り立っており、業務の標準化で定めた「申請すべき項目」を申請フォームで設定。申請者が申請した後は、申請内容から、システムで設定した承認経路に則り、自動的に次の確認者や承認者へ確認・承認業務を進めます。ルールはシステムにより仕組み化されており、独自改変や例外処理はできない仕組みになります。
- 業務プロセスの可視化：状況が一目でわかり、状況を伺う必要はありません、また滞留の抑止効果があり、業務の迅速化に繋がります。
- 記入ミス・漏れを防ぐ申請フォーム: マスターデータと連携させ、自動反映や自動計算させたり、入力項目を削減し「選ぶだけ」の申請フォームを作成可能。入力ミスや漏れに伴う、手戻りや問合せを減らせます。
- システムによる自動処理:グルージェントフローをグループウェアと共に利用すれば、エクセルの管理簿や台帳の自動作成・更新を実現。さらなる業務の標準化を図れます。
導入事例：申請内容の不備、抜け漏れ、それに伴う確認など煩わしい手間から全面解放！ 作業までの待ち時間をゼロに。
実際に、弊社ワークフローシステムを導入されたあるアニメーションの企画制作を手がけるのウィットスタジオさまの総務部では、導入後以下のような具体的な成果を上げています。
ウィットスタジオさまの総務部の声（抜粋）: 「メールで依頼を受け付けていた頃は、情報が足りなくてすぐに対応できないことも多かったんです。名刺作成の依頼がきたときも「何箱必要ですか？ いつまでに必要ですか？ 肩書きの変更はありませんか？」と、確認のためにメールを返信していました。さらに返信を待つので、発注までに数日やりとりすることもありました。 グルージェントフロー になってからはそういった確認のための手戻りや待ち時間がなくなり、数時間で対応できています。」
これは、「グルージェントフローという仕組みにより、正確かつ効率的に業務を遂行できるようになった」という成果です。詳細はぜひ、インタビュー記事をご覧ください
グルージェントフローなら、管理部の業務標準化を実現できる
まずは現状を見つめましょう。属人化している業務や業務プロセスはありませんか？特定の担当者に任せ、不透明な業務プロセスで回っている業務はありませんか？
もし、該当する業務や業務プロセスがあるなら、生産性向上のチャンスです。業務の標準化を目指して、ぜひ、業務の整理を行ってみましょう。弊社ワークフローシステム「グルージェントフロー」を業務整理のきっかけとして利用いただいても全く差し支えありません。ぜひ、業務標準化をご検討の場合は、お気軽にお問合せください。
