Excel（エクセル）のクラウド連携とは？
共同編集だけじゃない。メリットと活用方法

Microsoft 365
仕組み化
電子化

コピーしました

多くの職場で毎日のように使われているエクセル（Excel）。最近、ビジネスのデジタル化に伴い「エクセルのクラウド連携」という言葉を耳にする機会が増えました。

ここで「クラウド連携」と聞くと、「エクセルファイルを置いて、みんなで同時にファイルを編集すること（共同編集）」を思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし、クラウド上のエクセルが持つ強みは、単なる共同編集だけにとどまりません。

本記事では、複数人での同時編集という一歩先にある、「システムとエクセルを連動させて業務を自動化する」という本来のクラウド連携の意味やメリット、実務がどのように楽になるのかを分かりやすく解説します。

エクセルのクラウド連携とは何か？共同編集との違い

エクセルのクラウド連携とは、一言でいうと「クラウド上にあるエクセルファイルと、社内の他のシステムが、人間の手を介さずに自動でデータをやり取りする仕組み」のことです。

インターネット上にファイルを置いて「みんなで同時に書き込める」のは、あくまでクラウドに保存し共有して共同編集できるようにしたに過ぎません。クラウド連携の本質は、共同編集の手前やその先にある「面倒な手作業を自動化するための土台」としてエクセルを機能させることにあります。
具体的に、共同編集だけでは実現できない「自動化の土台」としての機能を2つご紹介します。

1. 外部システムからエクセルへ「自動で情報を書き込む」

これまでの共同編集では、誰かが元のデータ（申請書やメールなど）を見ながら、手動でクラウド上のエクセルに打ち込む必要がありました。しかし、クラウド連携を適切に設定すれば、別のシステム（ワークフローや問い合わせフォームなど）でデータが確定した瞬間に、その内容をエクセル側に書き加えることができます。人間がエクセルを開いてタイピングする手間自体をなくせるのが、共同編集との決定的な違いです。

2. エクセルの情報を外部システムに「自動で読み込ませる」

クラウド上のエクセルは、別のシステムのための「マスターデータ（大元となる名簿やリスト）」としても機能します。最新の価格表や顧客リストをクラウドのエクセルに1本化しておき、他のシステムがそのデータを自動で参照しにいく設定をすれば、複数のシステムに同じデータを何度も手入力して更新するような二重管理の手間がなくなります。
このように、人間の「コピペ」や「打ち直し」といった手作業を挟まず、システム同士が裏側でエクセルを自動操作する状態を作ることこそが、本当に使える「エクセルのクラウド連携」の仕組みです。

システムとエクセルのクラウド連携がもたらす実務の変化

サンプルとして、実際にワークフロー（電子承認）システムを見てみましょう。エクセルをクラウド連携させると、日々の仕事はどのように変わるのでしょうか。

変化①：申請・承認されたデータが、自動でエクセルに反映される

社内の稟議（りんぎ）や経費精算が「最終承認」された瞬間に、システムがクラウド上の管理用エクセルを自動で見つけ出し、その内容を書き加えます。これまで担当者が行っていた「承認書を見ながら、エクセル台帳へ一行ずつ打ち直す」という二重入力の手間が消滅します。

変化②：エクセルにある最新データを、申請画面に自動で呼び出す

エクセル側で管理している「最新の商品リスト」や「顧客名簿」のデータを、申請システムの画面にリアルタイムで読み込ませることができます。申請者はコードを選ぶだけで商品名や単価が自動セットされるため、手入力の負担が減り、入力ミスも未然に防げます。

エクセルのクラウド連携の盲点と、失敗しないための注意点

非常に便利なクラウド連携ですが、導入する際にはいくつか気をつけるべきポイントもあります。これらは「システム連携全般に共通する注意点」ですが、適切に対処することでトラブルを防ぐことができます。

1. 誰でも見られる状態にしない「権限管理」

クラウド上のファイルは他システムとつなぎやすい反面、セキュリティ対策が欠かせません。誰でもURLを知っていればアクセスできる状態や、システム連携のために全員に編集権限を与えてしまう状態は、情報漏洩や誤消去のリスクを高めます。システム連携全般において、「どのシステム（あるいは誰）に、どこまでの操作を許可するか」というアクセス権限の設定が必要です。

【ワークフローシステムでの一例】
例えばワークフローシステムと連携する場合、「一般社員は申請画面からエクセルのデータを『読み込む（参照する）』ことだけができる」「最終承認が下りたときだけ、システムが自動でエクセルにデータを『書き込む（追記する）』」といった、役割に応じた緻密な制御を行うことで、安全性を担保します。

2. 複雑すぎるファイル（巨大なマクロなど）の制限

個人のパソコン内（ローカル環境）だけで動くように作られた複雑なマクロ（VBA）や、膨大な関数が埋め込まれたファイルは、外部システムと連携させた際にシステム側で読み込めず、うまく機能しない場合があります。システム間でデータをスムーズにやり取りするためには、数式やデータの構造をシンプルに保っておくことが共通の秘訣です。

【ワークフローシステムでの一例】
例えばワークフローからデータを書き出す場合、エクセル側はシンプルな「データ蓄積用のシート」として用意しておきます。マクロを使った集計やグラフ化を行いたい場合は、その蓄積用シートから「別の集計専用シート」へエクセル内でデータを引っ張ってきて処理を動かす、といった運用の工夫で解決できます。

まとめ：エクセルの良さを活かし、クラウド連携で業務を次のステージへ

エクセルは非常に使いやすく、優れたツールです。だからこそ、今あるエクセルを完全に廃止する（脱エクセル）のではなく、「エクセルの良さを残したまま、クラウドの力でシステムと連携させる」という選択肢が、現場に負担をかけない最も現実的な業務効率化への近道となります。
私たちの提供する「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」は、Microsoft 365 環境で利用することができます。稟議や申請のデータをエクセルに自動で出力することができるため、申請業務をオフィスや外出先などの場所にとらわれることなく一元管理したり、集計や分析データを人の手を介さず自動で作成することができ、DXの一助となることができます。

手作業による限界を感じ始めたら、まずは単なる共同編集を超えた「エクセルをクラウドでつなぐ」という次の一歩を、私たちと一緒に検討してみませんか。