ワークフロー導入から始めるDXのファーストステップ

経済産業省は、IT人材の大量退職や既存システムの陳腐化によって企業のデジタル化が大幅に低下し競争力の低下につながる恐れがあることから、早急にITシステムの刷新やDX人材の育成に取り組むことを提言しています。

出典： DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」

このような背景から、DXはこれまでのIT化のように先端企業や大企業だけが取り組むものではなく、あらゆる規模・業種の企業で取り組むことが必要とされています。焦る気持ちもあるかもしれませんが、DXの目的はIT化でもなければシステムの刷新でもありません。

DXは、IT技術を活用して企業が競争力を維持、向上させ成長することが目的です。従って、企業によって必要なDXは異なります。ここからは具体的に「DX」とは何をすればよいのか、進め方を3つにわけて、それぞれのステップて必要な取り組みを挙げてみます。

1.デジタイゼーション

業務のやり方は変えず、まずは使う道具をデジタルに置き換えていきます。例えば紙で管理されている顧客リストをデータベース化したり、紙で回覧していた議事録をクラウドで共有したり。
自社に合うDXの最終形が見えていなくても、業務のやり方を変えずにまずデジタルツールに慣れていくことができます。DXに必要な道具であるデジタル技術を業務で使ってみて、その恩恵を体感してみることで、進んで行くべき方向性も見えてくるでしょう。

2.デジタライゼーション

次の段階ではデジタルツールを使うことによるメリットを大きくするよう、業務のやり方自体も変えます。例えばデジタルツールを使って業績管理を行なうためには、入力する項目を整理して部門間で統一する必要があります。顧客管理ツールを活用するためには、それぞれの確度で行なうべき営業活動を定めたり、情報の記録を業務に組み込んだりしなければなりません。
デジタイゼーションのステップに比べて、デジタルツールから得られる恩恵が大きくなります。デジタルツール導入と業務現場の改革がセットで進むことのメリットを現場レベルで感じられるようになったら、いよいよDXに進む準備は完了です。

3.DX（デジタルトランスフォーメーション）

業務だけではなく、ビジネスそのものや企業そのものをデジタル化します。抽象的な表現になってしまいましたが、デジタイゼーションとデジタライゼーションを組み合わせ、それを全社に広げるイメージで捉えてみてください。先にDXの定義をひもといたことを思い出してもらえば難しくないでしょう。
DXで重要なことは、ビジネスに関わるあらゆることを変革すること。変革自体が大切であり、そのときの完成形が最終形とは限らないという点にも注意が必要です。IT技術は進化しますし、企業をとりまくビジネス環境は変化します。自社にとって最善の姿であろうと変化し続けることが、DXを成功させるカギのひとつです。

必ずしも、これらのステップを順番に追う必要はありません。企業の規模やビジネスモデルによっては、デジタライゼーションから始める方が効果的な場合もあるでしょう。牽引力の強い経営者がトップダウンで全社にツールを導入し、それを軸に業務を変えていく場合などがそれに当たります。しかし多くの企業にとって、業務のやり方を変える力に対して、現場から反発があるものです。
ステップ・バイ・ステップで進める方が全社で効果を感じながら、次のステップに向けた気持ちの準備ができるのではないでしょうか。

ここまで、DXの進め方をおさらいしてきました。しかし理屈だけわかっても、実際に何をすればいいのかわからなければ物事は動きません。具体的にはどのようなことから、DXを始めればいいのでしょうか。
ヒントはすでに紹介した、デジタイゼーションです。できるだけ現場のやり方を変えずに導入できるデジタルツールを導入すること、これが第一歩としてふさわしいと言えます。そのひとつとしてオススメしたいのが、ワークフローの導入です。

ワークフローの導入がDXの第一歩に適している理由は、次の通りです。

• どの企業にも、申請書や稟議書、回覧書類など紙で受け渡ししている業務はあります。これをデジタル化するワークフローは、業種や業態を問わず業務にフィットします。
• 申請や回覧を、デジタル化できます。紙からデジタルへ、業務のやり方を変えずに道具だけをデジタル化するデジタイゼーションのステップに適しています。
• 必要事項を記入して次の承認者に送る、手元に届いた書類を確認して承認するという業務プロセスを変えないので、デジタルツールの習熟だけに集中できます。また、業務のやり方が変わらないため、現場の混乱や反対を最小限に抑えられます。

弊社が提供するワークフローシステム「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）は、クラウドでご提供しています。いますぐ始められる使いやすさと、将来的にさまざまな業務フローで活用できる柔軟性を兼ね備えています。

①スムーズに社内利用が定着する

新しいデジタルツールに慣れるには、操作説明会や利用研修など学習が必要です。大規模なシステムを導入した後に使いこなせないとなるのはDXにも遅れが生じますし、システム代だけでなく学習コストもかかります。Gluegent Flowは直感的に操作できて従業員の利用も定着しやすいと評価いただいています。

②グループウェアと連携しており、業務の効率化や標準化に活用できる

Microsoft 365 や Google Workspace 環境があれば、アカウントをそのまま活用することができます。さらにExcelやGoogleスプレッドシートへ自動でデータ出力でき、関連業務の自動化や効率化にお役立ていただけます。

③導入から利活用まで伴走支援があり、安心して運用できる

お客様が社内で運用開始できるまで、専門チームが個別にサポートさせていただきます。導入いただいた後も不明点や疑問点について、その都度ご支援いたします。