【出張・移動中でも承認できる】決裁遅延を即解消ワークフローのスマホアプリ活用術

効率化
可視化
電子化

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紙の書類で運用していた業務を電子化しようとするとき、ぶつかる壁の一つがPCにまつわる課題です。業務の電子化にはワークフローシステムが利用されますが、1日中デスクでPCに向かっている人ばかりではないため、全社で運用できない場合があります。

決裁者がPC端末から離れている時間が長く、承認や決裁の処理が遅れるというお悩みをよく伺います。今回は、そんな問題をスマートフォンとアプリの活用で解決する方法をご紹介します。

出張・外出が多い上司の承認ボトルネックを解消

スマートフォンを活用することで、外出や出張が多い上司にもワークフローを使ってもらえるようになります。その結果、上司が出張から戻らず未承認の書類がデスクに積み上がっていく、という光景とはもうお別れできます。

出張中であっても、上司は手元のスマートフォンでさっと承認操作をしてもらえるようになるのです。

「PCを立ち上げる時間がない」を解決するモバイルアプリの利点

多くの企業で稟議決裁システムやワークフローシステムが導入されていますが、利用する端末としてはPCだけではなく、スマートフォンもフル活用することが重要です。

承認や決裁の処理は、出張などの移動中でもなるべく滞らせたくないものです。PCを立ち上げる余裕がない環境でも、スマートフォンであれば、その場で簡単に処理ができます。直感的な操作が可能なスマートフォンであれば、スピーディーに承認や決裁の処理が実現します。

特に、移動が多い営業職や役員などの人にも向いていると言えるでしょう。適切なアプリがあれば、移動時間や会議と会議のスキマ時間を使って業務を進めることができます。

グルージェントフローが実現する「スピード承認」の仕組み

クラウドワークフローであるグルージェントフローでは、スマートフォンアプリが提供されています。これにより、出張や移動が多い方々が、手軽に、そして迅速に業務を完了できる仕組みが整っています。

1. プッシュ通知と見落とし防止機能

【アプリアイコン】

申請が出されたことをプッシュ通知で知ることができます。承認の作業は、通知を見てさっと内容を確認し、ポチっと承認ボタンを押すだけなので、メールチェックと同じくらい手軽に操作できます。

また、申請の通知が届いてその場で確認できなくても、アプリアイコンに未対応案件の数が表示されるので見落としたままになることはないでしょう。

2. 直感的な操作性

入力項目は自由設定可能です。例えば、入力内容に応じて、カレンダー・ラジオボタン・リストなどが選択できます。小さな画面でも無理なく入力できるようにカスタマイズ可能です。

承認は、通知をプッシュしたら個別の画面が開くため、内容を確認して画面のボタンを押すだけで完了します。

3. 簡単なアクセスとログイン（効率化）

スマートフォンアプリが用意されているシステムを使えば、PCでキーボードを操作してログインするよりも、はるかに簡単です。スマートフォンアプリが用意されている場合、初回にログインすればしばらく再ログインの操作が不要なものがほとんどです。

重要なセキュリティと利便性の両立

スマートフォンを活用することで、仕事の効率化につながります。

利便性を高めるためにログイン情報をアプリやブラウザに記憶させる場合も、指紋認証や顔認証をしっかり設定することでセキュリティリスクを低く抑えられます。これにより、利便性とセキュリティの両立が可能です。

【導入事例】広大な営業エリアでも迅速承認：グルージェントフローによる決裁遅延解消と効率化

インテリア商材の総合商社である北海道東リ株式会社 様は、広大な営業エリア（車で片道6時間かかる訪問地も）を持つため、外勤営業が提出する書類の滞留や、出張が多い部長による申請書の処理遅延が大きな課題でした。また、事務所に戻ってから申請書を書くことによるタイムロスも発生していました。

この課題を解決するため、同社は複数のシステムを比較検討し、特にスマートフォンで申請や承認ができることを最重要視して、グルージェントフローを採用しました。

導入効果として、モバイルアプリを活用することで、働き方改革の観点からも重要な場所を問わない申請・承認作業が可能になりました。書類の滞留が減り、承認までの流れが格段に早まった点や、車両日報の提出状況が可視化・効率化できた点が挙げられます。

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