TOPモバイルアプリ＆プッシュ通知で
承認・決裁をスピーディーに実現するワークフロー
- 効率化
- 可視化
- 電子化
紙の書類で運用していた業務を電子化しようとすると、ぶつかる壁の1つがPCにまつわる課題です。業務の電子化にはワークフローシステムがよく利用されますが、1日中デスクでPCに向かっている人ばかりではないため、全社で運用できない場合も。今回はそんな課題をモバイルで解決する方法をご紹介します。
目次
ワークフローはPCだけではなく、スマートフォンもフル活用
PC端末から離れている間に、承認や決裁の処理が遅れ、所属部署の業務が滞留してしまうことがないようにしておきたい...。そんなニーズに最適なのが、スマートフォンとアプリの活用です。
ワークフローはスマートフォンでも操作が簡単
出張などの移動中でも、承認や決裁の処理は、なるべく滞らせたくないものです。PCを立ち上げる余裕がない環境でも、スマートフォンであれば、その場で簡単に処理ができます。直感的な操作が可能なスマートフォンであれば、スピーディーに承認や決裁の処理ができます。
スマートフォンとアプリを活用するメリット
- 日常的に使い慣れたスマートフォンならPCよりも抵抗感が少なく、立って使えるので場所を選ばない
- スマートフォンアプリが用意されているシステムを使ったり、ショートカットをホーム画面に配置したりすれば、ワンタップで目的のサービスにアクセスできる
- PCでキーボードを操作してログインするよりも、はるかに簡単
モバイルとアプリで乗り越えるPCの壁
中でも多くの企業にとって大きなメリットとなるのは、スマートフォンが立ったまま使えるデバイスだという点でしょう。
- 工場などで立って製造に携わる人
- 店舗で接客する人
- 建設現場や工事現場で働く人
- 医療や介護の現場で働く人
こうした立ち仕事の人たちがすきま時間に使いやすいという点で、ポケットに入っているスマートフォンはPCよりはるかに優れています。
| PC利用 | スマートフォン利用 |
|---|---|
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すきま時間も有効活用
すきま時間に使いやすいという意味では、移動が多い営業職などの人にも向いていると言えるでしょう。適切なアプリがあれば、移動時間や会議と会議のスキマ時間を使って業務を進めることができます。
仕事の効率化へ
スマートフォンならではの使い方として、ログイン情報をアプリやブラウザに記憶してもらうという方法があります。スマートフォンアプリが用意されている場合は、初回にログインすればしばらく再ログインの操作が不要なものがほとんどです。ブラウザにログイン情報を記憶させる場合は、指紋認証や顔認証をしっかり設定することでセキュリティリスクを低く抑えられます。
またモバイルなら、外出や出張が多い上司にも使ってもらえるはずです。上司が出張から戻らず未承認の書類がデスクに積み上がっていく、という光景とはもうお別れ。出張中でも手元のスマートフォンでさっと承認操作をしてもらえるようになります。
Gluegent Flowアプリでできること
オンラインワークフローGluegent Flowならスマートフォンアプリが提供されているので、申請が出されたことをプッシュ通知で知ることができます。どれくらいアプリで快適に申請・承認操作ができるのか、実際の画面を見てみましょう。
画面は実際にスマートフォンでGluegent Flowアプリを使ってキャプチャしたものを掲載しています
申請書作成
スマートフォン上に申請書のレイアウトが再現されるので、入力項目に悩むことはないでしょう。申請日や出勤日の入力欄をタップするとカレンダーが表示されるので、日付も直感的な操作で入力できます。必要事項を入力したら、画面をスクロールして申請ボタンをタップします。
スマートフォンへの通知
申請の承認
見落とし防止
このようにモバイルを活用することで申請や承認の作業が手軽になります。特に、承認の作業は通知を見てさっと内容を確認してポチっと承認ボタンを押すだけなので、メールチェックと同じくらい手軽に操作できるようになります。
これなら電子化をためらっている従業員もすぐになじんでくれるはずです。Gluegent Flowとスマートフォンを使って、ワークフローの電子化に取り組んでみてください。
