【調査レポート】なぜ稟議システムは「紙の電子化」で終わるのか？期待と活用度のギャップを徹底分析

　「Q1.現在の社内申請・稟議システムの活用状況として、最も近いものを教えてください。」（n=112）と質問したところ、「紙の稟議書を電子化し、申請・承認を行っている」が39.3%、「稟議・手続きだけでなく、他の業務プロセスでも社内申請・稟議システムを活用している」が33.9%、「紙の稟議書に加え、社内の申請や手続き書類を電子化し、申請・承認を行っている」が25.9%という回答となりました。

「Q2.現在の社内申請・稟議システムで活用している機能をすべてお選びください。（複数回答）」（n=112）と質問したところ、「過去の申請データをコピーして新規申請している」が54.5%、「申請から承認までの履歴を、改ざん不可能な証跡として記録・管理している」が49.1%、「事前登録データ等による自動入力で入力負荷を軽減している」が48.2%という回答となりました。

　「Q3.現在の社内申請・稟議システムで実際に起きている課題として、あてはまるものをお選びください。（上位3つまで回答可）」（n=112）と質問したところ、「組織変更・人事異動時などに変更負荷がある」が40.2%、「グループウェア連携しておらず、関連業務の効率化が図れていない」が35.7%、「シングルサインオン（SSO）に対応しておらず、パスワード管理の問い合わせが多い」が33.0%という回答となりました。

　Q3.で「特にない」以外を回答した方に、「Q4.Q3.で回答した以外に、社内申請・稟議システムの機能活用において感じている課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=108）と質問したところ、「セキュリティ」「スピード感」「申請項目の複雑さ」などの回答を得ました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• セキュリティ
• 人材不足
• スピード感
• 決裁まで時間がかかる
• 部門長の負荷がかかる
• 分かりにくい
• 申請項目の複雑さ
• 申請内容によって申請方法が違ったりシステムが違ったりするので、わかりづらい
• 対象企業によって方法が異なるのでその対処に苦労している

「Q6.社内申請・稟議システム導入時に期待していた効果と、現在の活用状況にギャップを感じますか。」（n=112）と質問したところ、「大きなギャップを感じる」が19.6%、「ややギャップを感じる」が61.6%という回答となりました。

「Q9.現在の社内申請・稟議システムのリプレイス（入れ替え）を検討していますか。」（n=112）と質問したところ、「積極的に検討している」が35.7%、「やや検討している」が47.4%という回答となりました。

Q9.で「積極的に検討している」「やや検討している」と回答した方に、「Q10.リプレイス時に重視するポイントを教えてください。（上位3つまで回答可）」（n=93）と質問したところ、「業務フローへの柔軟な対応力」が55.9%、「データ連携のしやすさ」が34.4%、「導入コストの安さ」が33.3%という回答となりました。

今回の調査では、社内稟議・申請システムの導入企業で、効果の期待値と活用現状に大きなギャップがあることが判明しました。それを妨げる主な要因が、業務フローへの柔軟な対応力の不足であり、8割以上の企業がリプレイスを検討しています。システムを導入してから長く活用するために、変化に柔軟に対応し、社内手続き全体を適切に統合できるシステムを見極め、採用することが重要です。今回の調査結果が、皆様のお役に立てれば幸いです。

・調査名称：社内申請・稟議システムの活用度に関する実態調査
・調査対象：社内申請・稟議システムを1年以上運用している企業（従業員数100名以上）の情報システム担当者（社内申請・稟議システムの運用責任者または選定関与者）
・有効回答数：112名※合計を100%とするため、一部の数値について端数の処理を行っております。そのため、実際の計算値とは若干の差異が生じる場合があります。
・調査期間：2025年9月22日〜同年9月22日
・調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
・調査方法：オンラインアンケート