【調査レポート】ワークフローシステム選定担当者必見
運用担当者の本音から紐解く、長く使えるシステム選びの極意

「Q1.お勤め先でワークフローシステムを導入する際、どのような観点を重視して選定しましたか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「（利用者にとって）直感的でわかりやすいUI/UX」が47.3%、「申請フォームや承認ルートの作成・編集のしやすさ」が42.7%、「スマートフォン・タブレットからの申請・承認機能」が34.5%という回答となりました。

「Q2.ワークフローシステム導入後、社内での運用面で最も苦労した課題は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」が41.8%、「紙で行っていた業務をシステムに合わせて標準化する難しさ」が40.0%という回答となりました。

 「Q6.ワークフローシステムを選定する際、今思えば『もっと重視すべきだった』と感じる点は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」が44.5%、「組織変更や人事異動に対応する管理のしやすさ」が29.1%、「編集権限による分散運用のしやすさ」が28.2%という回答となりました。

「Q7.ワークフローシステムの運用開始以降、実際にどのような業務変化に対応する必要がありましたか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「業務プロセスの改善・効率化の取り組み」が52.7%、「社内規程・ルールの変更への対応」が34.5%、「法令改正・内部統制強化への対応」が32.7%という回答となりました。

 「Q9.ワークフローシステムの運用コスト（時間・工数・金銭的コスト）において、どのような点が負担になっていますか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が48.2%、「システム管理者の日常運用と保守管理の負担」が33.6%、「業務変更に伴う設定変更・調整の工数」が31.8%という回答となりました。

ワークフローシステムの選定にあたっては、導入直後から運用まで、さまざまなフェーズで異なる課題に直面します。導入してから後悔しないために、長期的な利用を見据えて選定を行うことが重要です。今回の調査結果が、皆様のお役に立てれば幸いです。

調査名称：ワークフローシステム導入後の課題調査
調査対象：情報システム担当者（ワークフローシステムを半年以上3年未満運用している企業（従業員数100名以上）で、実際の選定に携わった方）
有効回答数：110名※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。
調査期間：2025年4月22日〜同年4月22日
調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
調査方法：オンラインアンケート