SharePointの活用事例とワークフローシステム（グルージェントフロー）連携による業務効率化

SharePointは、Microsoft社が提供するファイル共有や、情報共有を目的にしたアプリケーションです。Microsoft 365 や Office 365 に含まれています。ブラウザ上の簡単な操作で利用できるため、プログラミングの知識がない人でも活用できるのが特長の1つです。主な機能には、ポータルサイトを作成できる「チームサイト」、ドキュメントや画像などを管理する「コンテンツ管理」、ファイルを迅速に見つける「検索機能」、WordやExcelなどの「Officeツール連携」などがあります。

SharePointと似たアプリケーションとして、TeamsとOneDriveがあります。しかし、それぞれ利用に向いている用途や規模が異なるため、次のセクションで詳しく違いを見ていきましょう。

SharePointとTeamsの違い：情報蓄積とコミュニケーションでの使い分け

チーム単位の利用に向いているTeamsに対して、大人数の利用に向いているのがSharePointです。SharePointではポータルサイトを構築して情報共有を行うため、より多くの人に届けたいときに便利です。例えば、社内報や社内の規定などのオフィシャルな情報を共有したり、連携させたりする場合にSharePointを用いるとよいでしょう。

一方、Teamsではチャットを使った情報共有がメインなので、リアルタイム性の高いコミュニケーションができますが、情報や知識の蓄積には向きません。オフィシャルな情報の共有・連携・蓄積ならSharePoint、コミュニケーションならTeamsと使い分けると良いでしょう。

SharePointとOneDriveの違い：組織的なファイル共有とポータル機能

OneDriveもSharePointも、複数のユーザーがファイルを共有して、同時に編集ができるという点では似ています。ただ、SharePointのようにポータルサイトを立ち上げて情報共有を行う仕組みを作る機能はOneDriveにはありません。クラウド上にファイルを共有するスペースを作るだけならOneDriveで十分ですが、組織でファイルを共有するならSharePointのほうが良いでしょう。

それでは、SharePointを具体的にどのように活用すればよいか、下記の4つの活用事例について解説します。またそれぞれに対して、SharePointを利用する上でのメリット、デメリットにも触れます。

ただし、多くの機能があるがゆえに、開発する側からすると高い技術が必要となる場合もあるため注意が必要です。

活用事例1：柔軟な権限設定によるファイルの共有と共同編集

SharePointの機能を使ってチームサイトを作成すると、ファイルの共有が可能となります。作成したサイトは、同じグループやプロジェクトに所属するメンバーだけがアクセスできるような設定が可能です。社内ネットワーク外からのアクセスでも、ファイルに設定した権限に基づき閲覧・編集ができるため、リモートワークや出張先からの利用でも安心です。

メリットは、柔軟な権限が設定でき、セキュリティ強化に役立つ点が挙げられますが、権限を正しく設定していないとファイルが意図せず閲覧・編集・削除されるというデメリットがあります。

活用事例2：社内情報の集約と情報発信を目的としたポータルサイト構築

社内のポータルサイトを構築することで、チームやグループを超えた幅広い情報発信・情報共有に役立ちます。また、社内手続きや規定などのデータベース情報をサイトに掲載できるため、社内情報を集約させられます。

メールやチャットなどでの情報共有も有効ではありますが、情報が多くなると埋もれてしまったり、時系列がわからなくなったりと不便な点もあります。ポータルサイトで情報を公開するルールにしておけば、混乱を招くことなく情報共有ができるでしょう。

SharePointでは、誰でも簡単にサイトを作ることができます。その一方で、チーム単位でサイトを作れるため、むやみにページやデータが増えていき、容量を圧迫してしまうデメリットが考えられます。

活用事例3：ファイルサーバー機能を使った文書の一元管理

SharePointにはファイルサーバーの機能があるため、チームやプロジェクト内で必要な文書をアップロードして保管しておくことが可能です。稟議書の雛形のように担当者が編集して使用するものや、就業規則のように関係者が読むべきものなどを一元管理できます。

一元管理できるというメリットがある一方で、運用ルールを定めないとあちらこちらに分散してしまうというデメリットもあります。また全文検索に対応しているものの、検索機能に特化したものではないため、精度で劣る場合があるようです。

多機能で自由度の高いSharePointですが、運用ルールをしっかり定めなければ、業務の効率化に結び付けることは困難です。ルールが曖昧だと、かえって混乱を招き、逆効果となる恐れもあります。

具体的には、以下の点について運用ルールを徹底することが求められます。

• 承認フローや情報の取り扱いルールの定義
• ファイルやフォルダごとの編集・閲覧権限の適切な設定
• ファイルの命名規則の統一

これらの運用ルールは、担当者に任せてしまうと徹底が難しく、作業的にも時間的にも大きな負担となりがちです。

それでは実際に、SharePointと グルージェントフロー とを連携させた活用事例について紹介します。

連携事例1：稟議・申請の証跡（監査対応に必要な情報）の自動蓄積

稟議や申請のワークフローをグルージェントフローで構築すると、誰がいつ起案し、誰が承認したかという監査に必要な証跡情報を自動的に記録・蓄積できます。一つひとつの申請フローごとに証跡の設定を行う手間がなくなり、的確な情報管理が可能となります。

連携事例2：Excel情報に基づく最新情報の自動提示と情報共有ルールの徹底

社内で共有すべき最新情報（例：受注企業一覧、販売停止サービス一覧など）は、グルージェントフローからSharePoint上のExcelデータとして自動出力できます。これにより、関係者に更新ルールを徹底させなくとも、常に正確で最新の情報がSharePoint上に維持されるため、情報共有のミスを防げます。

連携事例3：決裁後のファイル命名規則とSharePointへの自動保存

グルージェントフローであらかじめファイルの名称や保管場所を定義しておけば、申請が決裁されたタイミングで自動的に 定められたルールに基づき命名され、SharePointにファイルが保管されます。これにより、従業員に命名規則や保管ルールを徹底させる労力を削減 しつつ、正しいファイル管理をシステム側で保証します。

連携事例4：承認制によるポータルサイト作成と情報システム部門の管理負荷低減

SharePointのポータルサイトを誰でも自由に作成できるようにすると、容量の増大やセキュリティリスクが生じ、情報システム部門の管理負荷が高まります。グルージェントフローでポータルサイトの作成を承認制にすることで、利用部門と閲覧メンバーを適切にコントロールでき、セキュリティを維持しながらSharePoint管理の負荷を低減できます。

本記事では、多機能で業務効率の助けになると言われるSharePointについて、その機能と活用事例について解説しました。ただ多機能で自由度が高いあまり、運用ルールをしっかり定めないとかえって混乱し、無駄な作業が発生してしまう恐れがあるのもわかりました。

SharePointをより有効活用する場合には、クラウド型ワークフローシステム「 グルージェントフロー 」が有効であることも理解いただけたでしょう。 グルージェントフロー と Microsoft 365 との連携についてさらに詳細を知りたい方は、以下の資料をご覧ください。