失敗しない。全員が迷わず使えるワークフローの選定条件と成功事例

せっかく予算をかけてワークフローを入れたのに、なぜ現場の社員は「新しいシステムは使わない」「従来通りの紙やメールで良い」と言い出してしまうのでしょうか。 そこには、以下の4つの典型的な失敗パターンが存在します。

①入力する項目が多すぎる（手間の増加）
パソコンで入力しなければならない項目が増えてしまうと、現場はすぐに「面倒くさい」と感じて離脱してしまいます。管理する側は「せっかくシステムを入れるのだから、ついでに色々な情報を集めたい」と欲張って入力欄を増やしがちですが、これが失敗の最大の原因です。

②どこを押せばいいのか、直感的にわからない（操作の複雑さ）
システムにログインしたものの、パソコンが苦手な社員は「どこを入力するのか、どこを押すのか、間違えて申請してしまったら怖い」と心理的なブレーキをかけます。ついつい熟知している、従来手法に戻りがちなのです。

③承認ルートや承認者を毎回設定（申請者の負担）
「10万円以上の申請ならA部長、部署が営業部ならB役員にも回す……」といった社内規定や承認ルールが、少なからずあるでしょう。ただ、このルールを、承認者本人が申請の度に設定する必要があるとしたら、いかがでしょうか。 申請者の負担が重く、普及しづらいでしょう。

④スマートフォンやタブレットで使えない（場所の制約）
「会社に戻ってパソコンを開かないと承認できない」というシステムでは、結局「上司が席に戻ってからハンコを押すまで待つ」のと同じように待機時間が生まれます。待ち時間は極力減らしたいですよね？

嫌われたケースや失敗パターンから見えてくるのは、「高機能で評判の良いシステム」を選べば良いというわけではない、という教訓です。 本当に選ぶべきなのは、不要な機能をそぎ落とし、ITに不慣れな社員でも直感的に操作できるシンプルなシステムです。 ここからは、誰もが迷わず使えるシステムを選ぶための「4つの選定条件」を解説します。

条件1：マニュアルを読まなくても操作できる「わかりやすい画面」

説明書ゼロでも使えるワークフローを探しましょう。 たとえば、「承認する」ボタンは青、「差し戻す」ボタンは赤といったように、文字を読まなくても色やアイコンで判断できる視覚的な工夫があるかどうかが重要です。また、ログインした直後の画面に「あなたが承認・確認すべき案件はこちら」と一覧が表示されるような、次にやるべきことが一目でわかる仕組みがあるのもポイントです。

条件2：スマートフォンで簡単に操作・完結できる

いまや、誰もが（プライベートで）スマートフォンを使っています。そのため、パソコン操作は不慣れでも、スマートフォンで操作できるシステムを選べば、定着率を大きく引き上げられるでしょう。しかも、外出先から「わざわざ会社に戻る」というストレスから社員を解放できます。

条件3：手入力を極限まで減らしてくれる「入力補助」

「やっぱり紙に手書きする方が早い」と思われないために、システム側がどれだけ「入力の手間を肩代わり」してくれるかを確認しましょう。 社員の名前や所属部署、今日の日付など、自動入力するシステムも多いです。また、文字入力ではなく、選ぶだけで終わるプルダウン（選択肢）やラジオボタン（選択ボタン）等を設定できるかも重要です。「前の項目を選んだら、次に必要な項目だけが表示される」という親子リスト設定があれば、申請者の負担が減ります。

条件4：これまで使っていた「紙の見た目」を再現できる

現場は「新しいもの」に抵抗を覚え、従来の手法を踏襲しがちです。だからこそ、システムの申請画面が、これまで使ってきた紙の申請書やExcelのレイアウトと似ている見た目を作れるかどうかが重要になります。見慣れたフォーマットがWeb画面に再現されていれば、現場の社員から「やり方は今までと同じで、画面の見た目も同じだから安心だ」とスムーズに受け入れてもらえます。

専門的なIT知識がなくても、現場に愛されるワークフローを構築して高い成果を出している企業はたくさんあります。ここでは、クラウドワークフロー「グルージェントフロー」を導入して大成功を収めた2社の事例（事実）をご紹介します。

これらの事例が証明しているのは「操作が簡単、シンプルなシステム」を選び、適切なサポートを受ければ、特別なITスキルがなくてもワークフロー導入を成功できるという事実です。

「機能が多すぎずシンプルか」「スマートフォンで直感的に使えるか」「手入力を減らす工夫があるか」「マニュアルなしで操作できるか」。これらの条件をすべて満たし、サポート力で選ぶなら『グルージェントフロー』が有力な選択肢となるでしょう 。

グルージェントフローは、中堅・大企業で豊富な実績を持ち、総務省支援「第18回 ASPICクラウドアワード 2024」支援業務系ASP・SaaS部門において、準グランプリを受賞するなど、複数の外部評価を得ているクラウド型ワークフローシステムです。 （受賞に関する詳細はこちらからご覧いただけます）

なぜ、誰でも扱えるの？

• 専門知識は一切不要（ノーコード）： プログラミング知識は必要ありません。基本的には、テキスト入力かドラッグ＆ドロップするだけで、思い通りの申請フォームや承認フロー（承認・決裁・回覧）を作成できます。
• 今ある「紙」の見た目を再現： 現場の社員が使い慣れた申請書のレイアウトをそのまま画面上に再現できるため、「新しく覚えるのが面倒」というクレームを防げます。さらに、すぐに使える110種類以上のテンプレートも用意されているため、ゼロから作る手間もかかりません。
• 新しいパスワードを覚える必要なし： 普段使っている「Microsoft 365」や「Google Workspace」のアカウントでそのままログイン（シングルサインオン）できるため、社員がパスワードを忘れて総務部に問い合わせてくる、といった管理の手間を削減できます。
• 手厚いサポートと、初期費用「0円」の安心感： 初期費用が無料だけでなく、導入から利活用までの「伴走支援サポート費用も無料」です。専任のサポート担当が、初期設定から運用開始まで適宜ミーティングを開催し、あなたが一人で悩むことがないよう全力で並走します。

「うちの会社でも、ついにハンコ待ちや書類探しのストレスをなくせるかもしれない」 「このシステムなら、私でも設定できそうだし、現場の社員も迷わず使ってくれそう！」少しでもそう感じていただけたなら、ぜひ一度、お気軽に無料の製品デモや資料請求をお試しください。