プロジェクトにおける申請業務の非効率を撲滅。
　システム連携ワークフローで手順の省力化と一元管理を実現

プロジェクトの推進には、発注、経費精算、契約、業務委託など、多種多様な申請書が必要です。しかし、これらの申請業務の運用が「紙」や「Excel」「メール」に依存していると、次のような非効率な状態に陥ります。

このような多角的な申請業務の課題は、「システム連携型ワークフロー」を導入することで劇的に解決できます。この記事では実際にご相談いただいたお客様が効率化や一元管理を実現した例をご紹介します。

「申請業務」が抱える3つの具体的な業務負荷

ここでは実際にお客様からご相談いただいた例をご紹介します。

お客様は、1つのプロジェクトを数か月単位で行っています。1つのプロジェクトに対して多種多様な申請があり、申請内容や承認フローも常に同じではありません。担当者は以下のような作業負荷を強いられていました。

申請書の種類（契約作成依頼、支払依頼など）ごとに雛形のExcelファイルを使い分け、申請時に必要な情報を一から手入力しています。

申請から決裁に至るまでの「手順」は、すべて人による手作業で成り立っています。

最終決裁後の申請書も、適切な情報管理ができていないために活用が進みません。

検索効率の悪さ：過去の情報を確認したい場合、該当するExcelファイルを個別に探して開く必要があり、膨大なフォルダの中から探すのに多大な時間を要している。
データ連携の断絶：「プロジェクト番号」などで関連するすべての申請書（経費、委託料など）をまとめて確認する手段がない。

図にまとめると以下のようになります

これらの「一から手入力する手間」「手動で回付する手間」「個別にファイルを探す手間」といった非効率な手順は、すべてワークフローシステムによって解決可能です。

それぞれの業務手順を電子化し、基幹システムとの連携を実現することで、申請業務のフロー全体を再構築します。これにより、申請書作成前から決裁後の情報活用に至るまで、手作業を大幅に削減できます。

以下では、グルージェントフローを活用してこれらの課題をどう解決するかを3つの視点でご紹介します。

課題解決の第一歩は、申請書作成の手間を最小限に抑えることです。

現在、申請のたびにExcel雛形に一から情報を手入力している「手順」は、ワークフローシステムのマスタデータ連携機能によって大きく変わります。

プロジェクト番号を入れるだけ：個別のプロジェクトが立ち上がった際に、基本情報を基幹システムや各種マスタデータに入力します。これらのデータベースがワークフローシステムと連携していれば、申請者がプロジェクト番号を入力するだけで、プロジェクト名、担当部門、契約金額上限、適用されるルールなどの基本情報が瞬時に自動反映されます。
入力ミスと差し戻しを大幅に削減：手入力箇所を最小限に抑えることで、人為的なミスを防ぎ、承認者による確認作業の負荷も軽減されます。ある程度業務の型が決まっていれば、入力内容をリスト化したり、関連する申請項目だけを表示する（関係ない項目は非表示にする）などの制御を行うことで、申請者も承認者も必要な内容だけを確認できます。

Excelファイルを印刷し、回覧し、承認されたらまた次の承認者にメールで送るという「承認回付の手順」は、プロジェクトの遅延を引き起こす大きな原因となります。

メールでの手動回付は不要：「申請」ボタンを押すだけで、あらかじめ設定されたルートに基づき、次の承認者へ自動通知・回付されます。
承認ルートの柔軟な自動制御：金額や申請種類、申請部署に応じて承認者や必要な承認ステップがシステムによって自動で切り替えることが可能です。
リアルタイムな進捗を可視化：申請書が現在「誰のところで」「どのようなステータス」で滞留しているかを申請者・承認者双方がリアルタイムに把握でき、停滞の防止につながります。

最終決裁後の申請書を補完したり探す手間は、業務後の工数を大きく左右します。ワークフローシステムは、すべての申請データを一箇所に集約するため、情報検索が劇的に効率化します。

プロジェクト番号で横断検索：経費、発注、業務委託、契約変更など、申請種類を問わず、特定のプロジェクトに紐づく全ての関連申請書を一括で検索・閲覧できます。
ペーパーレス化とセキュアな一元管理：紙の書類を探す手間がなくなり、必要な人に必要な情報だけを共有できるため、コンプライアンスの強化と情報セキュリティの向上に貢献します。
過去データの参照が容易になり、内部監査や業務引継ぎの効率も向上します。