Microsoft Teamsのチームサイト容量確認と、容量不足を解決する方法

Microsoft Teamsのチームサイトでファイルを格納すると、そのファイルは実際にはSharePoint Onlineに保存されます。各チームサイトは対応するSharePointサイトを持ち、そのストレージ容量を利用します。これは、ファイルの共同作業やバージョン管理を効率的に行うための仕組みです。したがって、Teamsのチームサイトの容量問題は実質的にはSharePoint Onlineのストレージ容量問題でもあります。

SharePointの容量とチームサイトの容量の関係

TeamsとSharePointの容量管理にはいくつかの違いがあります。Teamsはチームごとにファイルを管理するため、各チームが使用するストレージ容量が個別に計測されます。一方、SharePointはサイトコレクション全体の容量を管理します。したがって、複数のチームサイトが存在する場合、SharePointの容量は総合的に計算されます。これにより、特定のチームサイトが容量を過剰に使用すると、他のチームサイトに影響を及ぼす可能性があります。

チームサイトの容量を確認するためには、まずMicrosoft Teamsの対応するSharePointサイトにアクセスします。以下の手順で確認できます。

1. Teamsのチームサイトに移動し、ファイルタブを選択
2. 画面右上の「SharePointで開く」をクリック
   
   

3. SharePointサイトに移動後、サイトコンテンツにアクセス
4. 「サイトコンテンツ」から「サイト設定」を選択

5.「記憶域メトリック」を選択
6.「記憶域メトリック」に移動後、右上の容量バーを確認

これにより、現在使用している容量と残りの容量を確認できます。

容量の変更は、管理者権限を持つユーザーのみが行えます。以下の手順で容量を変更できます。

1. Microsoft 365管理センターにサインイン
2. 「SharePoint管理センター」に移動
3. 「サイトコレクションの管理」から該当するサイトコレクションを選択
4. 「記憶域の管理」から新しい容量を設定

この設定により、チームサイトの容量を柔軟に変更できます。ただし、容量の増加には追加のライセンス費用が発生する場合がありますので、注意が必要です。

なお、そもそもサイトのストレージ制限を「自動」で設定するのか「手動」で設定するのかを設定する必要があります。

Teams の容量が上限に達している場合、不要なファイルを削除することでも一時的に空き容量を確保できます。
具体的な削除手順については、Teams容量確認・ファイル削除手順の解説記事 をご覧ください。

容量不足が起きるたびに一時的に容量の上限を変更したりファイルを削除して回る「対症療法」では、情報システム部門の管理負荷が増えるばかりでなく、組織の成長に伴うデータ増加への対応も困難になります。管理者の負担を減らし、安定したストレージ運用を実現するためには、仕組みで運用していくのが望ましいでしょう。具体的には以下の方法が考えられます。

1. チーム作成・メンバー追加を承認制にする
2. 外部ユーザー管理とチームに有効期限を設定する
3.定期的な棚卸しとアーカイブを自動化する

容量不足の原因の1つは担当者が勝手に作成する「野良サイト」が挙げられます。適切にストレージを管理するために、チームサイトの作成やメンバー追加を承認制にするのが望ましいでしょう。

チームサイトには社外のメンバーが参加することもあります。外部メンバーの適切な管理は、セキュリティとストレージ管理の両面で重要です。アクセス権の設定や定期的なメンバーシップの見直し、終了したプロジェクトのチームサイトはアーカイブ化するなど、定期的に見直すことを仕組み化するのがよいでしょう。

適切な容量で運用し続けるために、テナント全体の容量上限を考慮し、今後増加するデータを見越して、全チームで過不足なく利用できる容量配分を定めましょう。以下にてサンプルをご紹介します。

さらに、これらの基準をベースに、Teamsサイトのライフサイクル管理（作成→利用→休止→アーカイブ→削除）を標準化することで、容量の計画利用と管理を同時に強化できます。

上記のような仕組みは、人が手で行うのは時間的、工数的にも負荷がかかります。チームサイトやリソースを管理するために、ワークフローシステムを導入して自動的に行うのはいかがでしょうか。Microsoft 365と連携するクラウドワークフロー「グルージェントフロー」（Gluegent Flow）は、Teamsと連携し、設定を自動で行うことができます。

Teamsに関する3つの管理（チームサイト管理（作成、更新、削除など）、メンバー管理（追加、ゲスト追加、削除など）、リソース管理（有効期限の設定、有効期限の更新など））を、申請を起点に承認トリガーで自動運用を実現。野良サイト乱立による管理不全や容量不足などのTeamsに関する運用課題を解決します。Teamsリソース管理機能の紹介はこちらからご覧ください。

上記で説明した仕組み化や自動化以外にも、グルージェントフローを利用するメリットは以下が挙げられます。

チームサイト作成の効率化：申請から作成までを自動化し、手作業によるミスや作業負荷を削減します。

ガバナンスとコスト管理の強化：チームサイトを一元管理し、容量制限や利用状況を可視化することで、不要なサイト増加やストレージコストを抑制できます。

初期設定の標準化：容量制限・アクセス権・テンプレートを自動設定し、セキュリティと品質を担保します。

Teams や Microsoft 365 の運用では、容量管理や権限設定を個別対応で続けていくことに、限界を感じているケースも少なくありません。
チームサイト作成や初期設定をワークフロー化することで、属人化を防ぎ、安定した運用につなげることができます。

グルージェントフロー は、Teams／チームサイト作成を申請・承認プロセスに組み込み、容量制限や権限設定を含めた運用ルールの整理に活用されています。
まずは、どのような運用が可能か、お気軽にご相談ください。