【Teams管理の負担を解消】容量問題・野良サイトを防ぎ、ガバナンスを強化するための完全ガイド

Microsoft Teamsのチームサイトでファイルを格納すると、そのファイルは実際にはSharePoint Onlineに保存されます。各チームサイトは対応するSharePointサイトを持ち、そのストレージ容量を利用します。これは、ファイルの共同作業やバージョン管理を効率的に行うための仕組みです。したがって、Teamsのチームサイトの容量問題は実質的にはSharePoint Onlineのストレージ容量問題でもあります。

SharePointの容量とチームサイトの容量の関係

TeamsとSharePointの容量管理にはいくつかの違いがあります。Teamsはチームごとにファイルを管理するため、各チームが使用するストレージ容量が個別に計測されます。一方、SharePointはサイトコレクション全体の容量を管理します。したがって、複数のチームサイトが存在する場合、SharePointの容量は総合的に計算されます。これにより、特定のチームサイトが容量を過剰に使用すると、他のチームサイトに影響を及ぼす可能性があります。

チームサイトの容量を確認するためには、まずMicrosoft Teamsの対応するSharePointサイトにアクセスします。以下の手順で確認できます。

1. Teamsのチームサイトに移動し、ファイルタブを選択
2. 画面右上の「SharePointで開く」をクリック
   
   

3. SharePointサイトに移動後、サイトコンテンツにアクセス
4. 「サイトコンテンツ」から「サイト設定」を選択

5.「記憶域メトリック」を選択
6.「記憶域メトリック」に移動後、右上の容量バーを確認

これにより、現在使用している容量と残りの容量を確認できます。

容量の変更は、管理者権限を持つユーザーのみが行えます。以下の手順で容量を変更できます。

1. Microsoft 365管理センターにサインイン
2. 「SharePoint管理センター」に移動
3. 「サイトコレクションの管理」から該当するサイトコレクションを選択
4. 「記憶域の管理」から新しい容量を設定

この設定により、チームサイトの容量を柔軟に変更できます。ただし、容量の増加には追加のライセンス費用が発生する場合がありますので、注意が必要です。

なお、そもそもサイトのストレージ制限を「自動」で設定するのか「手動」で設定するのかを設定する必要があります。

チームサイトの使用量を抑制するためには、適切なストレージ使用を促す仕組みが重要です。例えば、以下のような方法があります。

1. ファイルの定期的な整理とアーカイブ：古いファイルや使用されていないファイルを定期的に整理し、必要に応じてアーカイブする
2. ファイルサイズの制限：アップロードするファイルのサイズに制限を設け、大容量ファイルのアップロードを制限する
3. データの圧縮：可能な限りデータを圧縮して保存し、容量を節約する

これらの方法を実施することで、ストレージの使用量を効果的に抑制できます。

チームサイトには外部メンバーが参加することもあります。外部メンバーの適切な管理は、セキュリティとストレージ管理の両面で重要です。以下のポイントに注意しましょう。

1. 外部メンバーのアクセス権を適切に設定：必要最小限のアクセス権を付与し、重要なファイルやフォルダにはアクセスできないようにする
2. 定期的なメンバーシップの見直し：プロジェクトの進行状況に応じて、外部メンバーのアクセス権を定期的に見直し、不要なメンバーを削除する
3. 外部メンバーの活動ログの監視：外部メンバーの活動を監視し、不審な行動がないか確認する

これにより、外部メンバーの管理を強化し、ストレージの無駄遣いを防ぐことができます。

多くの企業でTeamsサイトの作成や管理が課題となる中、情報システム部門の管理負荷を根本的に軽減し、ガバナンスを強化する解決策として、ワークフローシステムとのシステム間連携が有効です。
ワークフローシステムと連携させることで、チームサイトの作成が承認された後、適切な設定でチームサイトが「自動」で作成されるようになります。これは、チームサイトの作成頻度が高く、適切な管理に課題を抱えている企業に特に有効な手段です。

Teamsチームサイトの自動作成を実現するワークフローシステムは限られていますが、クラウドワークフロー グルージェントフロー（Gluegent Flow）は、Teams リソース管理機能をオプション費用なく利用可能として提供しており、これを活用することで、管理者の負担を大きく軽減することが可能です。

• Teamsリソース管理の自動実行：チームサイトの追加・更新・削除などを自動で実行でき、管理者の負担を大きく軽減します。
• 管理工数・ミスの削減：ワークフローからの自動処理により、手作業でのチームサイト作成に伴うミスを減らすとともに、プロセスが自動化されるため、効率的に作業を進めることができます。
• ガバナンス強化とコスト抑制：適切な容量制限によるコストの抑制や、野良チームサイトの撲滅による情報漏洩リスクの低減が期待されます。
• 初期設定の自動化：ワークフローシステムはMicrosoft 365と連携させることで、適切な容量制限や初期設定を自動化することができます。

ワークフローシステムとTeamsチームサイトの連携により、管理部門が長年悩まされてきた「ガバナンスの強化」と「コスト抑制」を同時に実現できます。

ガバナンス強化：不要な「野良サイト」を防ぐ

ワークフローシステムを通じてチームサイトを作成することで、情報システム部が全てのチームサイトを一元管理できるようになります。これにより、情報システム部門の意図しない「不要なチームサイトの乱立を防ぐ」ことが可能になります。これは「野良サイトの増加による管理不全」という課題を根本から解決します。

コスト抑制：過剰なストレージ使用の回避

ストレージ容量に関連する管理コストの増加を防ぐためにも、自動化は効果的です。

• 適切な容量制限の設定：ワークフローシステムを介して、各チームサイトに適切な容量制限を設定し、過剰なストレージ使用を防ぐことができます。
• コストの可視化：ワークフローシステムにより、ストレージ使用量とコストを可視化することで、コスト管理が容易になります。

チームサイト作成時の初期設定を自動化することは、作業者のミスを防ぐだけでなく、セキュリティリスクを低減する上でも極めて重要です。グルージェントフロー とMicrosoft 365を連携させることで、以下の設定を自動化できます。

1. 容量制限の自動適用：チームサイト作成時に、予め定められた容量制限を自動的に適用します。
2. アクセス権の自動設定：必要なアクセス権を自動的に設定し、セキュリティリスクを低減します。これは「チームサイトからの情報漏えいリスク」対策にも有効です。
3. テンプレートの適用：標準化されたテンプレートを使用して、一貫性のあるチームサイトを作成します。

Microsoft Teamsの運用で生じる課題（SharePointの容量制限による管理コスト増加、情報漏えいリスク、野良サイト対策）は、ワークフローシステム連携によるTeamsリソースの適切な管理によって解決可能です。
具体的には、グルージェントフロー などのワークフローシステムが提供するTeamsリソース管理機能を利用することで、これらの課題を克服できます。

▶ グルージェントフロー Teamsリソース管理機能