Microsoft Teamsの適切な管理でコストとリスクを抑制する方法

Microsoft Teamsは、企業向けのオンラインコミュニケーションツールです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などを一つのアプリでまとめて行うことができます。以下に主な機能と利用するメリットを簡単にまとめます。

• チャット：個別・グループでメッセージをやり取り可能（Slackのような機能）
• ビデオ会議：Zoomのようにオンライン会議を開催できる
• ファイル共有：OneDriveやSharePointと連携し、チーム内でファイルを共同編集
• タスク管理：PlannerやTo Doと統合し、業務の進捗を可視化
• チームごとのワークスペース：部署やプロジェクトごとに「チーム」を作成し、情報共有ができる
• 外部ツールとの連携：Microsoft 365（Excel, Word, Outlookなど）や、Trello, Salesforceなどの外部アプリと統合可能

• 社内のやりとりを一元化 → メールよりスピーディーにコミュニケーション可能
• テレワークやリモートワークに対応 → どこからでも会議や業務ができる
• Microsoft 365との相性が抜群 → Officeアプリとシームレスに連携

中小企業から大企業まで規模を問わず導入可能なため、IT企業だけでなく、製造業・金融・小売業など幅広い業種で活用されています。リモートワークを取り入れている企業には特におすすめです。

Microsoft 365を導入している企業では、すでにライセンスに含まれている場合が多いため、活用しない手はありません。

Microsoft Teamsは、多くの企業が採用しているコミュニケーションおよびコラボレーションツールですが、その運用にはいくつかの課題が伴います。特に、チームサイトが乱立し、メンバーの把握や閲覧権限の管理が適切に行われていないという問題が頻発しています。これにより、情報の一元管理が難しくなり、内部統制リスクが高まる可能性があります。

例えば、プロジェクトが終了しても不要なチームサイトが残り続けることがあります。これにより、情報が散在し、新しいメンバーがどこから情報を取得すればよいのか分からなくなることがあります。また、メンバーの追加や削除が適切に行われないと、不必要な人々が機密情報にアクセスできるリスクも生じます。

セキュリティ上の問題が起きないよう、適切な権限設定を行う必要もあります。

• アクセス管理の不備：適切な権限設定をしないと、機密情報が不要なユーザーに見られるリスク。
• データ漏洩：誤送信やダウンロード制御不足による情報流出の可能性。
• 外部アプリのリスク：未承認アプリの利用やAPI設定不備によるデータ漏洩やマルウェア感染のリスク。

外部の取引先など、ゲストユーザーを利用する際は特に気を付ける必要があります。

もう一つの大きな課題は、Microsoft Teamsの利用に伴う容量の圧迫とコストの増加です。チームサイトが乱立し、不要なファイルやデータが蓄積されると、Microsoft SharePoint OnlineやOneDriveの容量が急速に埋まってしまいます。これにより、追加のストレージコストが発生し、企業のIT予算に大きな影響を与えることがあります。

特に、情報システム部門がTeamsの一元管理を行っていない場合、どのチームサイトがどれだけの容量を使用しているのかを把握するのが困難になります。この結果、容量の無駄遣いや重複するデータが生じ、コストがかさむ原因となります。

Teamsは、管理センターと呼ばれるウェブベースのプラットフォームで管理します。この管理センターでは、ユーザーの追加や削除、チームの作成、役割の設定など、ユーザーの管理を行うことが可能です。大きな組織にとっては管理センターは不可欠ですが、従業員が多ければチームサイトの管理や社内外のユーザーの権限管理、容量の管理など運用や保守の負担は避けられません。Teamsを利用する多くの組織で、チームサイトの管理が悩みの種となっているとよく耳にします。

Microsoft Teamsの適切な運用には、ガバナンス強化とコスト抑制が不可欠です。まず、チームサイトの作成や更新、メンバーの追加・削除に関する明確なポリシーを設定し、それを全社的に徹底することが重要です。なお、デフォルトでは誰でもチームを作成できてしまいます。Microsoft Entra 管理センターにて「ユーザーによるグループ作成をさせない」よう設定が必要です。作成を管理者などに絞ることで、チームサイトの乱立を防ぎ、情報の一元管理が可能となります。

また、定期的にTeamsの利用状況を監査し、不要なチームサイトやファイルを削除することで、容量の適正利用とコストの抑制を図ることができます。さらに、Microsoft 365の各種ツール（例えば、Power AutomateやPower BI）を活用することで、自動化と分析を行い、運用効率を向上させることができます。

Teamsのライフサイクル管理は、運用効率を高めるための重要な要素です。プロジェクトの開始から終了までの各フェーズにおいて、チームサイトの作成、更新、削除を適切に行うことで、情報の整理と容量の適正利用が実現できます。

例えば、プロジェクトが終了した際には、そのチームサイトをアーカイブするか削除することで、容量を解放し、無駄なコストを抑えることができます。また、定期的に使用状況をチェックし、不要なファイルやデータを削除することで、容量の無駄遣いを防ぐことができます。

以上のように、Teamsの運用方針を定めたとしても、実際に徹底するのは難しいものです。そこで、Teamsを管理するための申請をワークフロー化することでTeams管理業務の効率化・省力化および内部統制を強化する方法をご紹介します。

弊社のワークフローシステムGluegent Flow（グルージェントフロー） は、Microsoft 365と連携し、Microsoft Teamsチームサイトの管理を強化するための強力なツールです。このツールを導入することで、チームサイトの開設や更新、メンバーの追加・削除を自動化し、運用効率を大幅に向上させることができます。

具体的には、Gluegent FlowでTeams の「チームサイト」の利用に関する申請を実施することで、申請データを自動処理によって「チームサイト」の設定を変更することが可能となります。
管理者が手動で行う作業を削減し、作業ミスのリスクを低減することができるのです。

弊社のワークフローシステムGluegent Flow（グルージェントフロー） は、Microsoft 365と連携し、Microsoft Teams のチームサイト管理を強化するための強力なツールです。このツールを導入することで、チームサイトの開設や更新、メンバーの追加・削除を自動化し、運用効率を大幅に向上させることができます。

具体的には、Gluegent FlowでTeams のチームサイトの利用に関する申請を実施することで、申請データを自動処理によってチームサイトの設定を変更することが可能となります。

管理者が手動で行う作業を削減し、作業ミスのリスクを低減することができるのです。

チームサイトの作成や更新、メンバーの追加・削除に関する明確なポリシーを設定し、Gluegent Flow によってしかTeamsのチームやユーザー、リソースを更新できないようにすれば、全社的にガバナンスを維持することが可能です。

Microsoft Teamsの適切な管理には、ガバナンス強化とコスト抑制が不可欠です。Microsoft 365と連携したGluegent Flowを導入することで、チームサイトの開設や更新、メンバーの追加・削除を自動化し、運用効率を大幅に向上させることができます。これにより、内部統制リスクを低減し、全社的なガバナンスと運用の維持が実現します。