Teamsの「Workflows」と「Power Automate」は何が違う？現場での使い分けを解説
- Microsoft 365
Microsoft Teamsを使っていると、「Workflows」と「Power Automate」という2つの名前を目にすることがあります。
「何が違うの？」「どちらを使えばいいの？」と疑問に感じた方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Teams WorkflowsとPower Automateの違い、できること、向いている業務を現場目線でわかりやすく解説します。
目次
Teamsの「Workflows」とは？
Teamsの「Workflows」は、Teamsアプリの中からそのまま使える簡易的な自動化機能です。Power Automateのクラウドフローを簡易化し、Teams内で手軽に利用できるようにした仕組みが特徴です。
Teams Workflowsの特徴
- Teams画面から直接設定できる
- テンプレートを選ぶだけで使える
- 複雑な設定や専門知識は不要
Teams Workflowsでできること
Teams Workflowsでは、日常業務の「ちょっとした手間」を減らす自動化が可能です。
代表的な活用例
- 特定のチャット投稿をトリガーにタスクを作成
- 定期的なリマインドを自動投稿
- 簡単な承認・確認依頼をTeamsで回す（※承認機能はPower Automateで対応）
向いている業務
- 個人のタスク管理
- 小規模チーム内の定型作業
- 「まず自動化を試したい」ケース
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoft 365全体で使える業務自動化ツールです。Teamsだけでなく、SharePointやExcel、Outlookなどとも連携できます。
Power Automateの特徴
- 条件分岐など柔軟なフロー設計が可能
- 複数のアプリをまたいだ処理ができる
- 自由度は高いが、設定はやや複雑
Power Automateでできること
Power Automateを使うと、より本格的な業務自動化が可能になります。
活用例
- フォーム申請 → 承認 → Teams通知 → Excelに記録
- 金額や内容によって承認者を変えるフロー
向いている業務
- 複数ツールを使う業務
- 少し複雑な承認や処理が必要な業務
Teams WorkflowsとPower Automateの違いを比較
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項目 |
Teams Workflows |
Power Automate |
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設定の簡単さ |
◎（テンプレート中心） |
△（柔軟だが複雑） |
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利用範囲 |
Teams内 |
Microsoft 365全体 |
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承認機能 |
簡易確認のみ |
本格的な承認対応 |
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向いている業務 |
個人・小規模 |
部署横断・複雑処理 |
現場目線での使い分け
・すぐ使いたい・簡単に済ませたい→ Teams Workflows
・他のアプリとも連携したい・条件を分けたい→ Power Automate
もう一段階進んだ承認業務を考える場合の選択肢
Teams WorkflowsやPower Automateは、個人や小規模な業務では十分に役立ちます。
一方で、申請の種類が増えたり、複数部門にまたがるフローになったり、承認者の入れ替わりが発生したりすると、設定や管理の負担が少しずつ大きくなることもあります。
多くの現場ではシンプルな業務から自動化を始めていますが、次のような変化が出てくると、運用面での負担を感じ始めるケースも少なくありません。
- 申請の種類が増え、承認ルートが複雑になってきた
- 承認者の異動や組織変更が頻繁に発生する
- 承認業務が一部の担当者に依存し始めている
こうした状況では、「自動化ツールとして使う」のではなく、「承認業務を前提に設計された仕組みで管理する」という考え方が検討対象になります。
その選択肢の一つが、Microsoft 365 と連携して利用できるワークフロー製品 「グルージェントフロー」（Gluegent Flow）です。
グルージェントフローの特徴（承認業務が得意）
- Teams 通知から申請内容を確認し、そのまま承認・差し戻しが可能
- Microsoft 365 のアカウント・組織情報を活用し、人事異動にも対応
- 複数人承認、条件分岐、差し戻しなど日本企業で多い承認パターンに標準対応
- Teams の利用申請やメンバー追加を、承認後に自動実行することでガバナンスを強化
導入後の運用サポート体制
グルージェントフローは、Microsoft 365 やMicrosoft Teamsなどと連携しながら、「申請・承認業務の管理」を切り分けて整理できる点が特徴です。
そのため、Teams を中心とした業務スタイルを大きく変えることなく、業務範囲が拡大した後も運用の負荷を抑えやすくなります。
Teams Workflows や Power Automate で承認業務の電子化を始め、「この先も同じやり方で続けられるか？」と感じたタイミングで、こうした選択肢を比較検討することで、自社に合った運用方法を判断しやすくなるでしょう。
