Teams WorkflowsとPower Automateの違いと、承認業務で限界が来る理由
- Microsoft 365
現場部門から「TeamsのWorkflowsやPower Automateで承認フローを作れませんか？」と相談を受けた経験はありませんか。相談を受けて小さく始めた自動化が、いつの間にか全社業務の基盤になってしまう、こうした状況に対応するのは容易ではありません。
本記事では、Teams WorkflowsとPower Automateの違い、承認業務での運用リスク、そして限界を超えるための選択肢を整理します。
目次
Microsoft 365 環境におけるワークフローの全体像や選択肢については、「Microsoft 365でワークフローを構築する方法と考え方」で整理しています。
Teams Workflows とPower Automate の位置づけと前提条件
Teams WorkflowsとPower Automate には、以下の共通する特徴と前提があります。
・どちらも個人や部門単位の業務自動化を想定
・現場主導で導入しやすく、試行錯誤できる
・全社統制や長期運用を前提とした設計ではない
この前提を理解しないまま利用範囲が広がると、シャドーIT化やメンテナンスコストの肥大化を招き、結果として情報システム部門の負荷が急増します。
承認業務で顕在化する運用リスク
Power Automate や Teams Workflows を承認業務に利用していくと、構築時点では見えにくかった課題が、運用フェーズで徐々に表面化してきます。
特に問題になりやすいのが、次のようなポイントです。
1. アカウント依存による属人化
Power AutomateやWorkflowsのフローは、作成者のMicrosoft 365アカウントに紐づきます。標準機能で共有や所有権移譲は可能ですが、作成者以外に設定や条件が共有されないなど属人化しやすいため、異動や退職時に引継ぎが困難になるリスクがあります。
2. 組織変更時のメンテナンス負荷
承認者をユーザー単位で設定している場合、人事異動や組織改編のたびに複数フローを修正する必要があります。
小規模なら対応可能でも、全社展開すると管理コストが急増します。
3. 複雑な承認要件への対応限界
日本企業でよくある以下の要件をPower Automateで実装すると、フローが複雑化し保守性が低下します。
- 合議・並列承認
- 多段階の条件分岐
- 差し戻しや再申請
実装は可能ですが、運用し続けるのは困難という点が本質的な問題です。
Power Automateでも限界が生じる理由
Power Automateは非常に強力なツールですが、いざ全社規模の承認フローを作ろうとすると、検討段階で「これ、意外と大変じゃないか？」という壁に突き当たることがあります。
- 「入力画面」の自由度に限界がある Power Automate（やPower Apps）の標準画面では、日本企業でおなじみの「縦に長い稟議書」や「複雑な表組み」を再現するのに一苦労します。入力項目が多いと、現場から「使いにくい」と突き返されてしまうことも。
- 承認ルート設計が複雑化しやすい 「この金額以上なら部長、この部署なら課長も追加」といった分岐を一つずつフロー図で作っていくと、パズルを解くような複雑さになり、工数がどんどん膨らみます。
- 保守や引継ぎが属人化しやすい 作り込んだ本人しか仕組みがわからない「ブラックボックス」になりやすく、異動や組織変更のたびに情シスが駆り出される未来が見えてしまいます。
- UIや日本語訳がわかりにくい もともと英語で開発されたツールのため、画面の日本語訳やマニュアルがわかりにくいという問題があり、開発者にとっても利用者にとってもストレスがあります。
こうした背景から、「開発工数や将来の維持管理コストを総合的に判断し、あえて専業のワークフロー製品を導入することで、標準化と運用負荷の軽減を両立させる」という選択をする企業が増えています。
【事例紹介】Power Automate でなく「専用ワークフロー」を選択した理由
新中央航空株式会社 様では、当初 Power Automate を活用して社内承認フローの構築を試みました。
しかし、承認ルートの管理や利用者への定着、将来的な運用負荷を検討する中で、自社の承認業務には専用のワークフローシステムの方が適していると判断し、導入方針を見直しました。
自前での構築ではなく、あえてワークフロー専用製品を選んだ決め手は、次の3点です。
- 「いつもの紙」に近い画面構成
これまで使ってきた申請書のレイアウトや項目を再現しやすく、利用者が迷わず移行できた。 - マニュアル不要の操作性
直感的な画面設計により、全社展開時の教育・問い合わせ対応の負担を抑えられた。 - Microsoft 365 との高い親和性
既存の Microsoft 365 環境を活かしながら、無理のない形で承認業務をシステム化できた。
▶新中央航空株式会社 様の事例を見る
承認業務に求められる設計視点
ここまで見てきたように、Teams Workflows や Power Automate は 「業務自動化ツール」としては非常に優れています。
一方で、承認業務を全社で安定運用しようとすると、
- 組織変更や人事異動への追従
- 承認ルートの標準化と可視化
- 属人化しない管理体制
といった 「業務設計・運用管理」そのものが課題になります。
この段階では、「どう作るか」よりも 「どう管理し続けるか」 を基準に考える必要があります。
承認業務を前提にした選択肢
ここまで見てきたように、承認業務が全社に広がり、
- 組織変更への追従が必要
- 承認ルートが複雑化している
- 特定の担当者に依存しない運用が求められる
といった状態になると、「自作できるかどうか」よりも、「安全に・継続的に運用できるか」が重要な判断軸になります。
このフェーズでは、承認業務を前提に設計されたワークフロー製品を比較対象に含めて検討する企業が多くなります。
その一例が、Microsoft 365 環境と連携して利用できる承認業務に適したワークフロー製品です。
グルージェントフロー（Gluegent Flow）は、Microsoft 365 のアカウントや組織情報を前提に、承認ルートと組織構造を分けて管理できる設計を採用しています。
合議・差し戻し・代理承認といった日本企業で一般的な承認パターンを標準で想定している点も特徴で、
「作る人」ではなく「運用し続ける組織」を前提に設計されています。
Microsoft 365環境で承認業務をどう設計・運用するかを整理した資料をご用意しています。
全社運用を前提とした考え方を知りたい方は、グルージェントフロー の製品資料をご覧ください。
まとめ：情シス視点での整理
Teams WorkflowsやPower Automateは、現場の業務改善や個別自動化には非常に有効です。一方で、全社規模の承認業務や長期的な運用統制を考える場合には、別の選択肢を検討する余地があります。Microsoft 365環境で安定した承認基盤を維持したい場合、グルージェントフローは比較検討の初期段階で、一度整理しておきたい選択肢の一つと言えるでしょう。
