業務効率化の鍵は 決裁データの二次利用！
Gluegent Flow が実現する次世代ワークフロー

企業の情報システム担当者は、全社的な業務効率化の推進を期待されています。特に、総務・人事・経理部門では、決裁データを他システムに自動連携することを強く求めており、現行システムの制約を超える新しいソリューションを求めています。

現代のデジタル化社会において、データの連携は企業の競争力を高める鍵となります。
データ連携の容易さが、業務プロセス全体のスムーズな運営に寄与し、各部門間のコミュニケーションを強化します。これにより、社内の透明性が向上し、迅速な意思決定が可能となります。さらに、ワークフローシステムの効率的な運用により、企業全体のリソースが有効活用され、競争力が向上します。

ワークフローシステムを単に意思決定プロセスの記録として利用することは、企業が成長するにあたってリスクを伴います。データの二次利用ができない場合の具体的なリスクは以下です。

• 効率化の機会を逃し、業務が非効率に進行する可能性がある
• 情報の分断が発生し、意思決定に必要なデータの可視性が低下する
• 結果、企業全体の迅速な意思決定が妨げられる

情報のサイロ化を避けるためには、データの共有と再利用が不可欠です。このプロセスを改善することで、組織内の連携と協力を促進し、競争力を維持することができます。企業は、このリスクを回避するために、意思決定記録を超えてデータを活用する戦略を考慮する必要があります。

近年、企業は多くのSaaSを利用しており、ワークフローで決裁されたデータを他のシステムで二次利用するケースが増加しています。

この傾向は、業務プロセスの自動化と効率化を加速させる要因となっています。特に、データを一度入力すればその後のプロセスで自動的に利用される仕組みを構築することで、手間を大幅に削減し、作業の正確性を向上させることができます。

さらに、クラウドベースの技術を活用することで、リアルタイムでのデータ共有が可能となり、異なる部門間での協力がより容易になります。このようなシステムは、企業が迅速に市場の変化に対応するために必須となっています。企業は、SaaSの活用により、決裁データを効率的に２次利用し、業務の戦略的な拡張を目指すことができます。

他システムとのデータ連携によって、業務の自動化と効率化が実現します。例えば、決裁が完了した取引契約のデータを自動で電子契約サービスに連携することで、手作業を減らし、プロセスを迅速に進めることができます。

データ連携のメリット

• プロセスの見える化を促進し、業務のボトルネックを特定しやすくするため、継続的な改善活動にも貢献できる
• 自動化されたプロセスは、人為的ミスのリスクを大幅に低減し、業務品質を向上させる
• より少ないリソースで高品質なサービスを提供できるようになる

これらの結果、企業は市場の変化に迅速に対応し、競争力を維持することが可能となります。

データ連携の具体例について、法務部門の業務を例にご紹介します。

ワークフローシステムを使って決裁を行った後、システムが自動的に電子契約サービスにデータを送信します。これにより、手動でのデータ入力を省略し、人的ミスのリスクを軽減します。また、タイムリーなデータの流れによって、法務部門だけでなく関連部門もリアルタイムに契約状況を把握でき、連携の精度とスピードが向上します。

さらに、電子契約サービスを活用することで、契約のアーカイブや検索が効率化され、法的なコンプライアンスを維持するための基盤が強化されます。このプロセスは、組織全体の信頼性を高めるための重要なステップです。企業は、このような自動連携の具体例を活用し、業務プロセスの効率化と信頼性向上を目指すことができます。

このような決裁データの二次利用を得意とするワークフローサービスの代表が Gluegent Flow です。
以降は、 Gluegent Flow のデータ連携を中心にその特徴をご紹介します。

電子契約サービスとの連携

Gluegent Flow は、電子契約サービスとのシームレスな連携が可能です。CLOUDSIGN、docusign、GMOサインなど、主要な電子契約サービスとの連携実績があり、多くのお客様がこの連携を利用しています。

法務部門は、決裁されたデータに入力された、電子署名者の会社名、部署名、氏名、メールアドレスなどの情報を、電子契約サービスにコピペする手作業がなくなることにより、ダブルチェック自体もなくせるかもしれません。

Gluegent Flow はクラウド上のスプレッドシートやエクセルへのデータ出力も自動化できます。これにより、データを簡単に別のシステムに連携させることが可能です。

例えば、決裁データをスプレッドシート・Excelに出力していくことで、決裁台帳を自動で作成することなどが可能になります。このデータをスプレッドシート上で関数を使い加工したり、会計システムに自動で連携することで、ワークフローで承認された経費精算データが連携され、銀行の振込みまでを自動化するなどの活用が考えられます。

加えて、データの視覚化ツールと連携することで、経営層への報告や戦略立案にも活用でき、情報の透明性が高まります。このようなデータドリブンなアプローチは、企業の意思決定プロセスを強化し、持続的な成長を支える重要な要素です。

web hook技術を用いることで、APIを持つ他のサービスとも柔軟にデータを連携できます。この連携の柔軟性により、企業は自社のニーズに合わせたシステム構築が可能となり、最適な業務フローを実現することができます。これにより、企業は、Gluegent Flow の優れた連携機能を活用し、業務プロセスを最適化し、競争力を強化することが可能です。

次に、スムーズな導入・展開を支援する、 Gluegent Flow 導入時の支援についてもご紹介します。

Gluegent Flow は導入が簡単で、複雑な設定が必要な際もカスタマーサクセスの支援を受けられます。これにより、初期設定時のつまずきを解消し、お客様自身で帳票（申請フォーム）を作れるようサポートします。

多くの帳票（フォーム）をお持ちのお客様に対しては、有償にて帳票の作成を代行するサービスも提供しております。ぜひご相談ください。

また、導入後のサポート体制も充実しており、問題発生時には迅速に対応が可能です。問題発生時だけでなく、新たな帳票作成やデータ連携のご相談にはカスタマーサクセスが再び支援しますので、ワークフローの活用シーンをどんどん広げていただけます。

このような支援体制は、企業の情報システム管理者が、新たな業務改善に取り組もうとされる際は、必要不可欠なものとなります。これらの支援により、企業は Gluegent Flow を活用し、従業員の負担を軽減し、効率的な業務運営を実現することが可能となります。

Gluegent Flow のデータ連携を活用した導入事例は以下のとおりです。ぜひご参考ください。