稟議システムの導入前チェックポイント
３つの観点 ～運用の手間、従業員にとっての使いやすさ、サポート体制～

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初めて稟議システムを導入する担当者にとって、機能比較よりも気がかりなのは「導入後の運用負担」と「従業員による利用定着」ではないでしょうか。この記事では、システムに不慣れな方でも失敗せず、スムーズに稟議書の電子化を成功させるための具体的なチェックリストを「運用」「使いやすさ」「サポート」の3つの観点から提供します。
このチェックリストを活用し、導入前の不安を解消しましょう。

稟議システムの導入前チェックポイント
　目次

導入後の「運用・管理の手間」を減らすチェックリスト10選

「管理者になったら、管理・運用に時間が取られるのでは？」という不安を解消するためのチェックリストです。チェックをクリアする「自分で管理できる」「運用の手間がかからない」システムを選びましょう。

No.

チェック項目

確認すべき内容

1.

初期設定の専門知識要否

専門用語やプログラミングの要・不要。（不要なら、初期設定でつまずく可能性が少なく、手間が減る。）

2.

承認ルート設定の容易性

承認ルートを自分でサクッと設定および変更できるか否か。また、合議や多数決など、社内で利用されている承認方法に対応するか否か。

3.

フォームの再利用性

WordやExcelの既存フォームを、コピペに近い感覚でシステムに取り込み、すぐに使えるか否か。（従来の稟議書と見た目が近いと、従業員が安心する）

4.

マスターデータ連携

マスターデータ連携できるか否か。マスターデータ連携が無いと、申請フォームの選択肢を手動で設定・変更する手間が発生します。従業員番号や勘定科目、商品コードなど、桁数が多い項目ほど（従業員のためにも）選択肢を用意する必要があり、運用の手間がかかります。

5.

役割による承認者設定

承認者を個人名ではなく、役職や役割、肩書で設定することができるか否か。個別に設定すると該当者が異動する度に、承認フロー設定を変更する必要があり、手間がかかります。

6.

サポートサイトの充実度

設定や操作で迷った際、その場で検索すれば解決策にたどりつく充実したサポートサイトがあれば非常に重宝します。都度問い合わせる手間を削減できます。

7.

料金プランのシンプルさ

価格プランはシンプルが一番。例えば、機能追加の際に複雑な計算やオプション設定が必要になり、予算管理に手間がかかります。

8.

ベンダー側でのシステム保守

サーバーの監視やシステムのアップデートはベンダー任せにできるか、担当者が意識することなくベンダーが対応するかを確認しましょう。（保守業務の手間をなくします）

9.

トラブル時の原因特定サポート

システムが動かない等のトラブル申告をすれば、ベンダー側が原因箇所を調査し、対処するサポート体制があるか否か。原因調査の手間を削減できるか。

10.

ベンダー側での全面保守

稟議システムの稼働に必要となる、サーバーの監視やシステムのアップデートは、ベンダーに任せられるか否か。自社担当者がシステム保守を意識しなくて良いか。

★上記のチェックリストは、ご要望に応じてエクセルやスプレッドシート形式で提供可能です。導入検討にご活用ください。

「従業員に定着」ための、使いやすさチェックリスト10選

導入後に「利用が進まない」「定着しない」という最悪の事態を避けるためには、従業員にとっての「使いやすさ」が最も重要です。特に申請・承認の手間や時間が減るなど、従業員にとっての利便性も合わせて確認しましょう。

No.

チェック項目

従業員目線での確認すべきこと（使いやすさ・利便性）

1.

申請画面の直感性

何を入力し、何を選べば良いかを迷わず行え、申請や承認業務を完了できる画面設計となっているか。

2.

操作のシンプルさ

直感的に操作できること。「申請」「承認」「差し戻し」「却下」など、ワンクリックで実行できること。ボタンは見やすく押し間違いを防止できるか。

3

申請書の選びやすさ

どの申請書で申請すれば良いのかが、一見して視認できる仕組みがあるか。部署別や用途別でラインナップできるか。＊該当の申請書が見つけにくいと社内問合せが増えるリスクがあります。

4.

進捗状況の可視化

進捗状況（ステータス）や滞留箇所（今どこで止まっているか）を、誰でも分かりやすく表示されるか。＊進捗が見えづらいと社内問合せが増えるリスクがあります。

5.

モバイル対応

いつでもどこでも申請や承認ができるか。ロック画面でも通知がくるようになっており、見落としを防げるか。

6.

通知機能の柔軟性

普段使っているツール（メール、Teams、Slack、LINEWORCKSなど）で通知され、スムーズに確認や承認業務を行えるか。

7.

申請者の利便性向上

過去の申請書をコピーし流用しながら申請できる仕組みはあるか、毎月の定期的な申請を手間なく繰り返し申請できる仕組みはあるか、どれで申請すれば良いか分からない時の申請を探す時間と手間を削減する仕組みはあるか。

8.

承認者の利便性向上

未承認の申請リストを一覧表で確認できるか、申請内容を要約し確認時間を減らす仕組みはあるか、申請の重要度や緊急度が一目でわかる仕組みがあるか

9.

検索性

過去の申請書を申請番号や申請日だけでなく、申請者名（承認者名）、件名、本文内のキーワード、添付ファイル名など、さまざまな項目で検索でき、参照できるか。

10.

編集権限

申請書の編集権限を、システム担当者だけでなく、従業員にも付与することが出来るか。＊現場で編集できるようにすることで、システム管理者の運用負担をも減らせます。

★上記のチェックリストは、ご要望に応じてエクセルやスプレッドシート形式で提供可能です。導入検討にご活用ください。

ちょっとブレイク：ユーザーアシスト（生成AI）

生成AIで従業員を手助けする、社内稟議システム「グルージェントフロー」

グルージェントフロー は従業員にやさしい社内稟議システムです。どの申請書から申請すれば分からないという申請者の悩みに寄り添い、生成AIを用いて適切な申請書を提示。申請書を探す手間と時間を減らします。また、承認者に対し、生成AIを用い、申請内容の要約を提示。申請内容の確認に要する時間を削減し、承認業務を迅速化します。生成AIを用いたユーザーアシスト機能の紹介はこちらから。

導入前の不安を解消する「サポート体制」徹底比較チェックリスト10選

サポートは、いつも寄り添う「伴走サポート体制」と「困った時の対応力」が重要です。稟議システムのサポート比較を行う際は、サポートへの姿勢・体制、そしてお助け力を必ず確認しましょう。

No.

チェック項目

サポート比較のポイント（信頼できるベンダーか）

1.

導入フェーズの支援

初期設定から運用開始までの技術的・業務的支援があるか

2.

問い合わせ窓口の体制

問合せ時の対応スピードと窓口の種類（メール、フォーム、チャットなど）。

3.

サポート対応時間

自社の業務時間とサポート対応時間が合っているか。

4.

運用支援の有無

運用後にでてきた悩みや課題に、アドバイスやガイドの支援はあるか。

5.

マニュアルの充実度

従業員向け、管理者向けのマニュアルはあるか、操作動画など補助コンテンツはあるか。社内向け講習会用の資料は提供されているか。

6.

運用コンサルティング

導入後の業務改善提案や活用アドバイスはあるか。

7.

サポートの料金体系

標準サポートと有償サポートの範囲が明確か。

8.

バージョンアップ頻度

機能改善や不具合修正、新機能の追加提供などが、継続的に行われているか。

9.

ナレッジ共有

活用例や設定サンプルなど、利活用に関するナレッジやノウハウが提供されいるか。

10.

導入企業担当者との交流機会

同じ立場の他社担当者と直接、運用方法や課題を相談できる交流会やコミュニティが提供されているか。

★上記のチェックリストは、ご要望に応じてエクセルやスプレッドシート形式で提供可能です。導入検討にご活用ください。

不安を解消し、適切な稟議システムを選ぼう

「運用」「使いやすさ」「サポート」の3つの観点から、不安を払拭するためのチェックポイント10選を提供しました。はじめてワークフローシステムを選ぶ方は、ぜひ、この10選を活用し、適切なシステムをお選びください。また、当社の社内稟議システム「グルージェントフロー」も選択肢の1つに入れてください。グルージェントフロー は、システムに不慣れな担当者様でも安心して運用できるよう、手厚い伴走サポートと、従業員が迷わず使えるシンプルな操作性にこだわっています。まずは、お気軽にご相談ください。