部署ごとのバラバラな承認プロセスに悩む担当者へ
ワークフロー導入で業務効率化を進める、3つの方法

部署ごとにバラバラの現状。「統一」は、なぜこんなに難しいのか

みなさんの企業では社内規定で「全社すべて」統一した承認手段、承認フローで運用されていますか？M&Aやグループ統合などの背景を抱える企業では、統一を目指しながらも、旧来の文化や習慣が残り、結果的に、部署ごとに承認のルールやプロセスがバラバラになっている状況も多いのではないでしょうか。

• • 「購買申請は紙とハンコが必要だけど、交通費精算はExcelファイルでメール承認」
  • 「営業部の稟議は部長承認だけでOKなのに、開発部は部長→役員→専務と段階が多い」
  • 「A部署の〇〇申請は3日かかるのに、B部署の同じような申請は1日で終わる」

こうした「部署間のバラバラ」に直面し、「これを何とか統一し、全社共通のワークフローに乗せたら劇的に業務効率化できるはず」と考えるでしょう。しかし、いざ着手しようとすると、各部署からの「うちの業務は特殊だから」「この承認フローじゃないと困る」といった声に直面し、導入プロジェクトが膠着してしまう...。よくわかります。理想と現実に挟まれ「このバラバラな状態のままワークフローシステムを導入しても意味がないのでは？」と、導入自体を躊躇してしまうこともあるでしょう。

理想は、部署ごとのバラバラを整理・グルーピングし、システム導入の準備すること

業務効率化における最も理想的な方法は、やはり「標準化」です。
理想としては、ワークフロー導入の前に、まずは部署ごとの承認手段やプロセスを全社的に整理し、共通性の高いものはグルーピング（標準化）した上で、システムに落とし込むことです。
これは、バラバラなプロセスをそのままシステム化するのではなく、「本来あるべき標準的なプロセス」を設計し、例外的なケースを最小限に抑えることで、以下の大きなメリットを生み出せます。

この理想の方法を取ることで、ワークフローシステムは本来の力を最大限に発揮し、全社的な業務効率は必ず向上します。

この理想の整理は、簡単には進められません。なぜなら全社統一が、本来あるべき状態より、簡易な業務フローで運用している部署や、既存のやり方に慣れきった現場との調整を伴うからです。現場から見れば、全体最適よりも「慣れ親しんだやり方」や「独自の事情」を優先したがります。

そこで、ここで重要になるのは、「理想の実現をゴールとしつつも、現実的な方法で段階的に行う」という、地に足の着いた進め方です。
全社的な「理想の整理」が今すぐ無理でも、導入効果を出し、社内の機運を高めるための具体的な二つの方法があります。それが、次章で解説する「スモールスタート」と、その次で解説する「柔軟なシステムを用いた、全社導入」です。

全社的なプロセス整理が難航している場合でも、「ワークフロー導入そのもの」は進められます。まずは、対象を絞り、ひとつひとつ確実な成功体験を積み上げることが、最終的な全社導入への大きな原動力となります。これがスモールスタート戦略です。

全社的に「バラバラ」な状態では、全部署を一気に変えようとすると反発が大きいでしょう。そこで、一部署に限定して成功事例を作り「ワークフローシステムを入れると、こんなに便利になるんだ」というポジティブな印象やイメージを社内に波及させることを目指します。

スモールスタートの具体的なステップをご案内します。

この方法なら、最小限の混乱やリスクで、最大の効果（導入の説得力）を得られます。導入効果を数値化し、目に見える形で提示することで、理想の整理に消極的だった部署も、前向きな姿勢に変わる可能性が高まるでしょう。

スモールスタートを成功させるためには、（味方となる）導入対象の部署選定が非常に重要です。選定条件は以下です。

• • 業務改善に積極的な部署: （可能なら）ITリテラシーが高く、新しいツールへの抵抗が少ない部署。
  • 承認フローが比較的シンプルな部署: 複雑な例外処理が少なく、システム化しやすい部署。
  • 処理件数が多く、紙文化が根強い部署: 効果が数値として表れやすく、全社にインパクトを与えやすい部署。

評価基準としては、「申請・承認にかかる時間の〇〇%削減」「ペーパーレス化率〇〇%達成」「申請の差し戻し件数〇〇%減少」など、具体的な数値を取得しましょう。

理想的な統一整理が難しい、あるいはスモールスタートの結果を待つ時間がない場合、残された選択肢は「部署ごとのバラバラを、システムがそのまま受け入れる」ことです。
ここで重要なのは「たとえ部署ごとにバラバラな承認手段や承認フローでも、それらに柔軟に対応し、全社で利用できるワークフローシステムが存在する」という事実です。
「うちの会社の承認フローは複雑すぎるから、市販のシステムでは対応できないだろう」と思い込んでいませんか？ワークフローシステムの中には、柔軟性を持ち、カスタム設定を許容するものもあります。システムの特徴は以下です。

ここでは「部署ごとのバラバラ」に対応できる柔軟性があるワークフローシステムか否かを見抜くための留意ポイントを紹介します。

＜留意ポイント5点＞

• • フォームの自由度と入力制御
    申請項目には、日時、数値、選択肢、テキスト入力など、様々な種類で自由に組み合わせて設計できることが大事です。また申請者の記入漏れや誤入力を防ぐ仕掛けがあれば差し戻しを減らし、申請者の負担を減らせます。
  • 承認経路の多岐分岐とステップ数
    申請書の内容（例: 金額が10万円以上の場合は役員承認、総務部からの申請の場合は管理部の承認）に応じて、柔軟に条件分岐を設定できるか。また、確認や承認のステップ数を無限に追加・設定できるかどうかもポイントです。
  • マスタ連携・動的承認者の設定
    人事マスタなどの社内データと連携し、承認者は、申請者が所属する部署の課長、決裁者は、申請者が所属する部署の部長など、申請者の所属情報を用い、自動で申請者や承認者を設定する仕組みや機能があるか。マスタで自由に承認者や決裁者を指定でき、組織異動の度に、承認者を変更するメンテナンスの手間を省けます。
  • 並行・回覧・条件付き承認
    承認方法で「複数人が同時に承認する（合議・平行承認）」「最終承認の前に情報共有のために関係部署に回覧する」「特定の金額以下の場合は承認をスキップする」など、さまざまな承認形態に対応できるか。
  • 自由記載のコメント
    申請項目とは別に、業務を円滑にするためのコメント欄が用意されているかもポイントです。自由にテキストを書いて貼って剥がせる「付箋」機能を提供しているシステムもあります。

「バラバラな状態のまま」全社導入を行うことには、即時性のメリットがある一方で、デメリットも存在します。

この方法は「まずは全申請をシステム管理下に置くこと」を最優先します。ただし、システム導入後も、理想である業務の整理、標準化を徐々に進めましょう。

本記事では3つの進め方を案内しました。あなたの会社の状況、現状や会社の文化によって合う方法は異なります。以下の表を参考に、進めてみてください。