ワークフローシステムに「拡張性」は必要か？

企業成長を支えるためには、ワークフローシステムに拡張性は必要です。なぜなら、企業はビジネスニーズに応えるため事業や組織を変化させていきます。その事業や組織変化に柔軟に対応するワークフローシステムを核とし、社内IT環境の整備することが大事です。そこにはワークフローの「拡張性」が有効に働きます。本稿では、なぜワークフローシステムを核とするのか、なぜワークフローに「拡張性」が必要なのかを解説します。

ワークフローシステム導入後、社内IT環境の整備は進んでいるでしょうか。ワークフロー導入した後だからこそ見えてきた、課題や改善の機会があるのではありませんか？

• システム間の連携不足: ワークフローシステム単体での最適化は進んだ一方で、基幹システム（ERP、会計システムなど）や営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）システムといった他のシステムとの連携は十分でしょうか？情報が各システムに散在し、手作業でデータ転記や確認作業を行っていませんか？これでは、全体最適とは言えず、結果的に生産性低下を招く可能性もあります。
• 事業拡大への柔軟性不足: 新規事業の立ち上げやM&Aなど、事業規模の拡大やビジネスモデルの変更が生じた際、既存のIT環境は迅速かつ柔軟に対応できますか？ワークフローシステムは柔軟に対応できるが、他のシステムは改修に時間とコストがかかるといった、チグハグ構造になっていないでしょうか？
• データ活用への限界: ワークフローシステムで蓄積した稟議データを、他のシステムのデータと統合しクロス調査できれば、経営判断に活かせる分析資料となりうる可能性があります。データの蓄積だけではなく、活用は進んでいますか？
• 従業員の生産性向上への伸びしろ: ワークフローシステムとのシステム連携だけでなく、人と業務プロセスの関係を見直し、業務プロセス同士をスムーズに連携させれば、従業員の利便性があがり、全体的な生産性向上につながります。また、「つながり」のあるIT環境は、従業員のエンゲージメントも向上させる可能性を秘めているのではないでしょうか。

これらの課題を解決策として、クラウドワークフローシステムを「核」として、社内IT環境全体の拡張性を強化する戦略をお勧めします。ワークフローシステムを社内業務の中心となる「ハブ」と位置づけ、他システムとのシームレスな連携を徹底することで、情報の一元化と業務プロセスの自動化を推進するのです。その意味でも、ワークフローシステムに拡張性は必要です。

一例として、クラウドワークフローシステム「Gluegent Flow」(グルージェントフロー）の特徴を見てみましょう。事業成長や事業展開に柔軟に対応できる理由がわかります。

• アカウント増減の容易さ: 従業員の増減や組織変更に際し、Gluegent Flow なら利用人数に合わせアカウントを容易に増減できます。これにより、M&Aや事業拡大による急な人員増加、あるいは組織のスリム化にも迅速に対応でき、変更の手間とコストを最小限に抑えられます。
• 初期投資の抑制と従量課金制: オンプレミス型システムのような大規模な初期投資は不要で、利用アカウント数に応じた月額課金です。新規事業の立ち上げ時など、IT投資のリスクを抑え、スモールスタートできます。
• スケーラビリティと可用性:Gluegent Flow のクラウド基盤は、アクセス数の急増やデータ量の増加にも柔軟に対応できる高いスケーラビリティを備えています。冗長化されており、高い可用性が担保され、ビジネスの停滞を防ぎます。
• 常に最新の機能とセキュリティ:Gluegent Flow の開発・保守・運用業務において、 ISO/IEC27001のアドオン認証である、ISO27017の認証を取得。お客様は自社で運用・保守の負担を負うことなく、適切なセキュリティ対策を施した環境で安全に利用できます。

これらGluegent Flow の特長を活かしつつ、具体的には以下の取り組みを通じて拡張性の高いIT環境を構築します。

• 　API連携による他システムとの統合

• • 基幹システム（ERP、会計システムなど）との連携

Gluegent Flow で承認された情報を、自動的に基幹システムに連携することでデータ入力の手間を省き、転記ミスを無くします。例えば、稟議承認後、自動で購買発注データが生成されたり、経費精算データが会計システムに自動で取り込まれるといった連携が可能です。

• • クラウドストレージとの連携

法改正による対応にもシステムの柔軟性が重要です。例えば、電帳法対応のストレージサービスとの連携ができることなどです。Gluegent Flow にて承認・決裁された請求書、領収書を、電帳法対応要件である、日付、取引先、金額などをメタ情報として自動付与しつつストレージに格納することができます。業務を大きく変更をせずとも法改正に対応できます。

• • データ分析ツールとの連携:

Gluegent Flow から収集される業務データ（申請件数、承認にかかる時間、却下率など）をデータ分析ツールに連携し、業務プロセス全体のボトルネックを特定。継続的な改善を可能にします。

• 　「つながるクラウド」を目指し構造を整備

Gluegent Flow では「つながるクラウド」というビジョンを掲げています。これは様々なクラウドサービスを有機的に繋がり、拡張性と俊敏性を兼ね備えた集合体としてのIT環境を提供したいとの想いがあるためです。例えば、経費精算サービス、勤怠管理サービスと、Gluegent Flow と有機的に繋げれば、集合体としての業務系システムを構築できます。「つながるクラウド」の構想では、特定の機能のみを迅速に改修・追加できるため、ビジネスニーズの変化に合わせた柔軟なシステム開発が可能なるでしょう。

• 企業全体の「つながる」生産性向上:
  • システム間のシームレスな情報連携により、手作業が無くなり、従業員の業務効率が向上。これにより、残業時間の削減や人件費の最適化といった直接的なコスト削減を見込めます。
  • 業務プロセス全体の可視化と自動化が進むことで、ボトルネックが解消。これは単なる効率化を超え、従業員満足度向上や企業全体のイノベーション促進に繋がります。
• 迅速な経営判断と事業展開の加速:
  • 統合されたデータ・情報は、迅速な経営判断に役立ちます。新規事業の立ち上げや既存事業の強化など、勝機を逃さす事業を加速できます。
  • また、拡張性の高いIT環境では、新たなビジネスモデルやサービスをクイックに立ち上げることができ、企業の競争力を向上できます。
• 変化への対応力と持続的成長の実現:
  • 予測不能な市場の変化や予期せぬ事態（災害、パンデミックなど）にも、柔軟かつ迅速に対応できます。企業が持続的な成長を遂げる上でも、拡張性を強化したIT環境が有効に働くでしょう。
    
    
    

Gluegent Flow では、「つながるクラウド」をモットーに「柔軟性」「拡張性」を大事にサービス開発を続けています。Gluegent Flow の今後に、ぜひご期待ください