ワークフローシステムとは？
社内稟議システム導入のポイント、比較時に押さえるべき要素とは？

その前に、ワークフローについておさらいしましょう。ワークフローとは「業務の流れ」を指します。業務には、
① スタート → ② 処理・作業 → ③ 完了
という一連の流れがあり、ワークフローはこの流れを管理し、生産性向上を目的とします。ワークフローには広義と狭義の意味があります。

• 広義：業務の流れ全体を管理し、最適化すること
  
  
• 狭義：社内外の手続きや稟議・申請の流れを指し、意思決定プロセスの管理が目的
  
  

「社内稟議システム」は、狭義のワークフローシステムを指し、オフィス業務の申請・承認・決裁プロセスを電子化することで、業務効率化と管理精度向上を実現します。申請履歴や承認状況を一元管理でき、グループウェアや経費精算システム、人事管理システムと連携する場合もあります。従来のオンプレミス型に加え、近年はクラウド型の導入が増えています。

社内稟議システムがないと、申請・承認・決裁のプロセスは紙を介し、人手に頼るため、無駄な時間と手間が発生します。上司の出張帰りを待つ、手書きや転記ミスが起こる—こうした非効率が積み重なり、業務の停滞を招きます。この課題を解決するのが「社内稟議システム」です。紙の運用と比較すると、次のような明確なメリットがあります。

・進捗の見える化

 ・時間短縮

 ・ミス防止

 ・属人化解消

 ・ペーパーレス

 ・データ活用

さらに、社内稟議システムは単なるデジタル化ではなく、業務を最適化する仕組みです。例えば、名前・部署・社員番号の自動入力により、入力の手間を削減。さらに、承認データを他システムと連携し、情報を一元管理することで、データを関連業務に利用する二次活用が可能になります。社内稟議システムを導入すれば、無駄を削減し、スピーディかつ正確な意思決定が可能になり、業務効率を向上させ、組織全体の生産性を引き上げます。

社内稟議システム導入時に、申請フォーム作成や承認経路の設定など基本的な機能は必ず確認されるかと思います。しかし、自社に合うシステムを選ぶには、機能を細かく確認することが重要です。特に以下の4つのポイントを押さえましょう。

1. アカウント管理機能

社内稟議システムでは利用者の氏名・所属・役職情報を登録します。承認経路が個人名ではなく、部門や役職で設定できる場合、人事異動時の更新は不要です。また、アカウントをグループウェアと連携すれば二重管理を避けられます。

2. 保管・検索機能

申請データの保管方法や閲覧性はシステムごとに異なります。保存容量やダウンロード設定には追加費用が発生する場合があり注意が必要です。また、監査対応のため過去データを迅速に検索できるか、検索性の確認が必要です。

3. サポート体制

社内稟議システムを運用し始めると、社内から追加要望や依頼が入り、対応する場合もあるでしょう。ただし不明点を問い合わせたくても、サポートがチケット制（問い合わせ数に限りがある）の場合もあります。運用中に疑問が生じた際、疑問が無くなるまでサポートしてくれる手厚いサポート体制なのか、自己解決できるサポートサイトは充実しているか、を導入前に確認しましょう。

4. 将来拡張性の見極め

社内稟議システムがバグ修正や機能追加をせず停滞すると、運用に支障をきたします。導入実績やベンダーの信頼性は確認しやすいですが、リリース頻度は見落とされがちです。頻繁に更改できない社内稟議システムだからこそ、新機能開発やアップデートへの積極性を確認しましょう。また、カスタマーの要望にどこまで対応するサポート体制があるかも重要なチェックポイントです。

生成AIを活用した社内稟議システムで、申請・承認を時間短縮

社内稟議システムを導入しても、最終的な判断や確認は依然として人の手に委ねられています。しかし、もし、人に寄り添うAIで利用者が申請や承認業務をより速く、正確に進められるとしたら？
Gluegent Flow（グルージェントフロー） は、生成AIを活用し、社内稟議システムの申請・承認業務を短縮します。もう「申請書探し」や「申請内容の確認」に時間を取られる必要はありません。さらに、アカウントを二重管理する手間も不要。Gluegent Flowなら、意思決定プロセスの証跡を保管し、企業の内部統制強化に貢献します。申請データの検索性にも優れ、過去の申請履歴を素早く参照できます。加えて、サービスの更新を月1回以上行っており、不具合で悩まされる可能性が少なく、将来的な拡張性にも対応します。

Gluegent Flowが生成AIで実現する一例です。

・生成AIで申請内容を要約ー承認時のスピーディな確認を実現

・AIでかんたん検索‐申請時の「申請書はどれ？」、調べる時間を短縮

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Gluegent Flowは「業務プロセスの最適化を追求する」を開発ビジョンとして掲げており、今後も生成AIなど最新技術を活用した機能を活用し、利用者にとって快適な社内稟議システムを提供します。アカウントの二重管理不要、意思決定プロセスの証跡管理、検索性の高さ、将来の拡張性といったメリットを備えたGluegent Flow で、社内稟議業務をもっと速く、もっとシンプルに。Gluegent Flowにご期待ください。