SharePoint ワークフローの「難しい」を解決 M365環境に最適な グルージェントフロー とは

SharePointはMicrosoft 365を導入している企業にとって、既存資産を活かせるという大きなメリットがありますが、そのメリットを活かすためには二つの「難しい」壁に直面します。

SharePointのデメリット（わかりにくさ、専門知識の必要性）を避けるために、ワークフロー専用の新しいシステムを導入するという選択肢があります。しかし、この場合は、別のデメリットが発生します。

【デメリット】

ここで最適解となるのが、弊社が提供するグルージェントフロー（Gluegent Flow）です。
グルージェントフローは、Microsoft 365と連携することで、SharePointの持つメリット（ユーザー情報流用）と、ワークフロー専用システムが持つメリット（使いやすさ、機能特化）の「いいとこどり」を実現できるサービスです。

【グルージェントフローが解消する課題】

グルージェントフローを導入すれば、個別のツールを追加導入することのデメリットはほとんどなく、機能特化したサービスならではの導入しやすさを実感できます。

  グルージェントフロー の最大の強みは、Microsoft 365との強固な連携により、管理者にとっての負荷を大幅に軽減できる点です。

• ユーザー情報管理の一元化を実現：   グルージェントフロー はMicrosoft 365を参照することでユーザー管理を一元化できます。氏名や所属部署、上司の情報などをMicrosoft 365と連携できるため、個別にユーザー情報を管理する必要がありません。
• 同じID／パスワードを利用可能： これまで通りMicrosoft 365のユーザー情報だけを管理していれば、  グルージェントフロー でも同じID基盤を使ってワークフローを利用できます。これにより、ユーザーはM365と同じID／パスワードで利用できるため、新たに覚える必要がありません。
• ストレスのない操作環境： 他システムのユーザー情報を参照すると操作にタイムラグが生じる懸念がありますが、  グルージェントフロー はMicrosoft 365のユーザー情報を適時キャッシュすることで、ストレスのない操作環境を実現しています。

ワークフローの電子化において、  グルージェントフロー のメリットは**「わかりやすさ」**にあります。ワークフローに特化したインターフェイスのため、導入ハードルが低いのが特長です。

• Excel雛形を再現したフォーム： 申請フォームのレイアウトは、Excelで作成したテンプレートをコピー＆ペーストして作成することができます。見た目を紙そっくりに再現できるため、利用者の抵抗が少なくて済みます。
• シンプルなUIで誰にでも使いやすい： シンプルな操作性で、マニュアル不要で誰にでも使いやすいUIを実現しています。
• モバイルアプリでアクションを見逃さない：   グルージェントフロー にはモバイルアプリが用意されており、新しい申請や差し戻しがあった際など、アクションが必要なときにはスマートフォン画面に通知が届きます。  グルージェントフロー はワークフローに特化しているため、通知が来たら承認や再提出のアクションが必要だとわかりやすく、見逃しを防ぐことにつながります。

  グルージェントフロー は、単なる承認フローにとどまらず、さまざまな業務に活用することが可能です。

SharePointのメリットの一つであったPower Automateによる自動化（処理を自動化可能） を、  グルージェントフロー も連携によって実現します。

• Power Automate連携：   グルージェントフロー はExcel、Power AutomateやSharePointなどと連携するため、Power Automateと連携して業務プロセスを自動化できます。
• データ活用： ワークフローの入力フォームでマスターデータ（Excel）を活用したり、申請データ（レコード）を自動出力して管理台帳を自動作成したりすることも可能です。

  グルージェントフロー なら、ユーザーにとってわかりやすいだけでなく、管理者にとっても導入、管理しやすい承認ワークフローが構築可能です。

SharePointの複雑さに悩んでいる場合や、まだSharePointの利用が十分にユーザーになじんでいない場合は、ワークフロー専用ツールである  グルージェントフロー の導入をぜひご検討ください。Microssoft 365にと強力・柔軟に連携したサービスならではの導入しやすさを実感していただけるでしょう。