Microsoft 365 で苦戦するなら、
ワークフローの Gluegent Flow 導入が吉
- Microsoft 365
- 仕組み化
- 効率化
目次
デスクトップからコラボレーションまで、ツールを提供するMicrosoft 365
文書を作るために広く使われているWordに、表計算アプリExcelなど、業種を問わず広く使われているのがMicrosoft製品です。かつてはOfficeのパッケージやライセンスを購入して使うのが一般的でしたが、今はクラウド製品であるMicrosoft 365を使っている企業が増えているのではないでしょうか。
パッケージ版Officeを使っていた当時は、OfficeといえばWordにExcel、PowerPointなどのデスクトップアプリのセットのことでした。SharePointなどのサーバー製品は別途購入し、自分でサーバーを準備して構築、管理する必要がありました。一方、クラウド製品であるMicrosoft 365ではこうしたハードルがなくなり、SharePoint、Exchangeなどを含むプランを契約すればすぐにサーバー製品を使えるようになりました。
またMicrosoftには、ツール同士を結びつけたり自動処理を実行できるPower Automateという製品もあります。これを組み合わせることで、可能性は飛躍的に広がります。デスクトップで文書を作る製品にとどまらず、社内外のメンバーとのコラボレーション機能まで日々の業務全般をカバーする製品に進化したと言ってもいいでしょう。
Microsoft 365を使えば、業務に必要な様々な機能を利用できます。SharePointで情報共有し、Exchangeでスケジュールを調整し、Teamsでオンラインコラボレーションが可能になります。ひとつの製品群で多くの機能をカバーしてくれるのは、コストパフォーマンスの観点からは頼もしい限りです。しかし、サブスクリプションで多くのツールを使えるようになったからと言って、誰もがすべての機能を使いこなせるとは限りません。
ツールの組合せが必要な業務は、特に学習コストや運用負荷が高くなる傾向
SharePointを使ったポータルサイトの運用や、Teamsを使ったオンラインミーティングなど、ひとつの製品だけで完結する業務はさほど難しくはありません。ユーザーも「オンラインミーティング＝Teams」のように製品と行動が結びつくので、覚えてもらいやすいでしょう。
ハードルが高いのは、複数のツールを組み合わせてひとつの業務を実現する場合です。
特にわかりやすいのは、Power Automateを使って業務を実現しようとする場合
たとえばワークフロー機能を実現するためには、Formsで入力されたデータをPower Automateで処理し、Exchangeに通知を送って承認を求め、承認されたデータはSharePointで確認できるようにするなどいくつもの製品を組み合わせる必要があります。Power Automateがあるから実現できることではあるのですが、広範な知識が求められる茨の道でもあります。
ツールを組み合わせた業務の課題
がんばって作ったとしても、その後の運用にも課題が残ります。ワークフローは現場の業務と緊密に結びついているので、現場の要望を反映し続けなければなりません。構築に携わったスタッフがその後も対応できればいいのですが、異動や転職の可能性は常にあります。同じ体制で引き継ぐためには、知識とモチベーションを持った人員が必要になります。
身近な製品だけに、ユーザー周知にハードルも
Microsoft 365は、ITに詳しくない人にもなじみのある製品です。しかしそのイメージは二極化しているように感じます。Teamsを使ってオンラインミーティングを行ない、SharePointでファイルを共有することに慣れている人にとっては、Microsoft 365は業務を幅広くカバーする製品でしょう。一方でITを使いこなす必要のない職場で働く人にとっては、Word、Excel、PowerPointといった製品がクラウド化されたもの、いわばサブスクリプション版Officeという印象に留まっているのではないでしょうか。
いまだに「Office＝文書作成ツール群」と考えている人も多く認識にギャップも
後者のイメージを抱いているユーザーにとっては、TeamsやSharePointはなじみの薄い製品です。「ワークフローを紙からMicrosoft 365にします」と言われてもピンとこないでしょう。理解の度合いに幅がある製品で新しい機能を展開するのは、簡単ではありません。そのうえ、いくつもの製品を組み合わせて実現した機能であれば、ハードルはさらに高まります。それよりも、業務と直接結びつきやすいシンプルな製品を導入した方が、「表計算＝Excel」と同じようにわかりやすいと思いませんか？
Microsoft 365と組み合わせて使いやすいワークフローならGluegent Flow（グルージェントフロー）
Microsoft 365を使っている企業がワークフローを取り入れるとしたら、どのような製品がいいのでしょうか。ヒントはすでに出ています。「表計算＝Excel」と同じく、「ワークフローといえば、○○」とわかりやすいシンプルな製品です。わかりやすく、それでいて今までのツールの延長で使えるものがいいでしょう。たとえばMicrosoft 365と連携可能なGluegent Flowであれば、個別のアカウント認証も不要。Microsoft 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけでGluegent Flowの画面に遷移できます。システムの境界を意識することはありません。
管理者のメリット
Microsoft 365と連携できることは、ユーザーだけではなく管理者にも大きなメリットをもたらします。Gluegent FlowはMicrosoft 365とログイン情報を共有するので、ワークフローシステムを追加導入したからといってユーザー管理の手間が増えることはありません。組織構造の情報も同期できるので、所属部署の上長を承認者として自動設定するような動作も簡単にできます。ノーコード・ローコードによるカスタマイズ
Gluegent Flowのようにシンプルで、ノーコードでカスタマイズできるワークフローであれば、必要なフォーマットをユーザー自身で編集することができます。業務の変化に現場で対応できるので、システムが古びて使われなくなることもありません。現場で対応できるので、ワークフローの運用が管理者の大きな負担にならないという点にも注目すべきでしょう。
確かに、Microsoft 365は豊富な機能を備えています。しかしMicrosoft 365のみですべての業務要件に対応するのは容易ではありません。Gluegent Flowのようなシンプルなツールをうまく組み合わせることを検討してみてはいかがでしょうか。
