決裁業務の電子化だけではない、
電子決裁システム導入の意外なメリット

社内決裁とは？電子決裁の前に基本を確認

社内決裁とは、企業が正式な意思決定を行うプロセスで、以下の3ステップで進みます。

1. 申請：許可が必要な事項について、関係者に承認を求める手続き。
2. 承認：決裁権限を持つ上長が、申請の内容を精査し認めること。
3. 決裁：最終的に判断し許可を与え、正式な意思決定を確定すること。

適切な社内決裁は、承認フローの透明性を確保し、内部統制の強化につながります。

社内決裁を紙で行うデメリットとは？電子決裁の必要性を解説

社内決裁を紙で運用すると、停滞や待機・進捗不明・セキュリティリスク・コスト増といった課題が発生します。本記事では、紙の社内決裁がもたらす4つのデメリットを解説します。

1. 申請・承認に時間がかかる

紙の決裁は物理的な手間が多く、承認や決裁を停滞させる要因になります。

• 移動が必要：申請書を印刷・記入し、上長のデスクへ持参や社内便・郵送する必要がある
• 承認待ちで遅延：上長の不在時には承認が止まり、押印など業務が進まない
• 進捗確認に手間：どこで承認が止まっているか把握しづらい

2. どこで進んだか、止まっているのか、状況把握が困難

紙の書類は進捗把握が難しく、不備や手戻りへの対応も遅れがちです。

• 状況把握が困難：申請者は、どこで書類が止まったいるのか確認しづらい
• 迅速な訂正が困難：誤りがあった場合、一度申請した書類を回収し再提出する必要がある

3. 記録の改ざんリスクが高い

紙の決裁はセキュリティ面で脆弱です。

• 印鑑の不正利用：上長の印鑑を第三者が押せば、不正承認が可能
• 証跡管理が困難：誰がいつ何をしたのか、ハンコや文字の改ざんが可能

4. コストがかかる

紙の運用は継続的にコストを発生させます。

• 印刷コスト：紙代・インク代・プリンターのメンテナンス費用がかかる
• 人的コスト：印刷・回覧・保管に従業員の時間を費やす
• 保管スペース：キャビネットや書庫の確保が必要になる

社内決裁を電子化することで、業務の効率化や内部統制の強化を実現できます。ここでは、社内決裁の電子化がもたらす4つのメリットを解説します。

1. 申請・承認業務を時短できる

電子決裁なら、申請・承認をオンラインで完結でき、業務スピードが向上します。

• 印刷・持ち運びが不要：書類の印刷や郵送、上長への持参などの手間が無くなります。
• リモート承認が可能：スマートフォンなどから承認でき、上長が出張や外出中でも決裁できます。

2. 進捗を可視化、遅延を防止できる

電子決裁では、申請や承認の通知が自動送信され、処理の遅延を防止できます。

• ワークフローの可視化：どこで申請が止まっているのか一目で把握できます。催促も容易になります。
• 承認依頼の通知機能：メールやビジネスチャットで自動通知でき、承認の見落としを削減できます。

3.意思決定プロセスの 証跡を確保できる

電子決裁では、すべての操作履歴が証跡として記録され、不正リスクを最小化できます。

• なりすまし・改ざん防止：誰がいつ申請・承認・決裁したかがデジタルで記録されるため、不正が困難になります。
• 監査対応が容易：過去の決裁データをシステム上で検索・管理できるため、監査時も容易に証跡を収集できます。

4. 内部統制を強化できる

社内決裁の電子化は、企業の透明性を向上させ、コンプライアンスの強化につながります。

• 業務フローの標準化：属人化を防ぎ、誰でも同じ承認フローで業務を行えます。
• 内部統制の強化：承認フローの明確化や証跡記録により、不正防止につながります。

「紙の方が便利」「印鑑がないと正式ではない」といった反対意見が出ることがあります。しかし、適切な機能を活用すれば、これらの懸念は解消できます。よくある4つの反対意見と、クラウドワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」を活用した対処法を紹介します。

社内決裁の電子化は多くのメリットをもたらします。弊社がご提供しているクラウドワークフローシステム「グルージェントフロー」は、社内申請や稟議を電子化するために多くの企業にご活用いただいています。

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そのほか、こちらの記事でもペーパーレス化の事例をご紹介しているのでご覧ください。
▶ペーパーレス化成功事例3選 ー ペーパーレス化を成功に導く2つの電子化とは ー

まだ社内決裁システム（ワークフローシステム）を導入されていない方は、ぜひお気軽に弊社にご相談ください。