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上司の承認が遅い職場を仕組みで変える方法
- 業務改善
- 稟議書
組織に所属し仕事をしている場合、ほとんどの業務はチームワークとして連携しながら進めていく必要があります。特に承認や決裁といった作業は、必ず上司などのポジションの方に作業を行ってもらわなければなりません。
- 「上司の承認が遅くて作業が滞ってしまっている」
- 「なぜ上司の承認が滞っているのかわからない」
- 「どうすれば上司がすぐに承認してくれるのかわからない」
本記事では、上司の承認が遅い原因や上司の承認の遅れがもたらす問題、承認が遅い上司への対策までわかりやすく解説しています。
ぜひ、最後までご覧になり、スムーズな業務の遂行のヒントとなれば幸いです。
目次
上司の承認が遅い原因
上司の承認が遅くて業務が進まず、残業をした経験やイライラしてしまった経験は誰しも一度はあると思います。早く承認してほしいと考えてしまいますが、そもそもなぜそうなってしまうのでしょうか？
ここからは、上司の承認が遅い原因を4つご紹介します。対策をする前に、どの原因に当てはまっているのかを確認してみましょう。
多忙で承認以外の業務をしている
ハードスケジュールでやるべき作業が多い場合、早めにやるべき作業ややらなければならない作業からこなして効率的に動こうとします。
例えば、顧客の対応は社内業務よりも優先すべきですし、会議や打ち合わせには参加しなければなりません。そのため、申請や承認といった社内業務はどうしても後回しになってしまうので、部下からすると承認が遅いと感じてしまうのです。
承認すべき業務が多すぎる
月初や月末、年度末は申請や承認作業が集中してしまいがちです。そうすると、書類自体に目を通すのにも時間がかかりますし、重要な案件ほど判断にも時間がかかります。慎重な上司の場合は、押印前に関係者に確認したり、関係情報を照合したりするため、さらなる時間を要しているかもしれません。
このように、承認する作業が集中してしまうとどうしても時間がかかってしまい、承認待ちの状態が発生してしまうのです。
承認の作業に手間がかかっている
承認プロセスが複雑で、上司の承認以外にも他部署や社長、もしくは他会社の承認も併せて必要となるケースがあります。
その場合、書類を他の場所に持っていき、さらに承認を依頼しなければなりません。すると、他の承認者のもとに移動する時間もかかってしまううえに、他の承認者が承認してくれるのを待つ必要があり、さらに時間がかかってしまうのです。
承認すべき作業を把握していない
一番最悪なパターンですが、上司が承認作業があることに気づいていない、もしくは忘れてしまっているケースがあります。部下は上司の承認をひたすら待つこととなりますが、上司としては何も申請されていないと考えているため、いつまでたっても申請は承認されず、作業が滞ってしまうのです。
後述しますが、上司がしっかりと把握できていない場合もありますし、部下がしかるべきコミュニケーションを取れていない場合もあるので、根本的な原因をよく考えたうえでしっかりと対策する必要があります。
承認が遅い上司への対策
上司の承認が遅く、苦労した方は少なくないでしょう。ここからは、承認が遅い上司への対策を5つご紹介します。
申請書を簡潔に記載する
申請書の内容がわかりづらいものになっていると、どんな申請なのか理解するのに時間がかかってしまったり、承認が後回しにされてしまったりする可能性があります。そのため、申請書はできるだけ簡潔でわかりやすく、読む方の気持ちに寄り添うことを意識して作成しましょう。
また、承認を依頼する際にどんな申請であるのかを一言伝えておくだけでも、申請書の読みやすさは大きく向上するはずです。
いつまでに何をしたいのかを確実に伝達する
多忙により承認を後回しにしている場合や承認を失念している場合は、上司が承認作業に対してタイムリミットを認知していないことが多いでしょう。また今度承認すればいいだろう、そんなに急を要する申請でもないだろう、といった心の余裕が承認を遅らせているのです。
そんなケースには、申請に関する仕事の納期を明らかにして伝えておく方法が効果的です。承認依頼時に「仕事の納期」「承認の期限」「後続作業の有無」などを確実に伝達しておけば、後回しにされたり失念されたりする可能性は低くなるでしょう。
進捗状況をこまめに聞き催促する
より素早い承認を求めるのであれば、的確なコミュニケーションが求められます。いつまでに承認できそうなのか、現状はどうなっているのか、承認が遅れる場合はなぜ遅れてしまうのかなどの内容をこまめにヒアリングすることで、上司は承認への意識が強くなります。結果として、スムーズに業務を遂行でき、承認の遅れによるリスクを回避できるのです。
しかし、あまりにも頻繁に確認してしまうと、度重なる確認行為に時間がとられてしまううえに、印象が悪くなってしまう可能性もあります。ヒアリング時は、丁寧かつ適度なタイミングで確認するように気をつけましょう。
承認が遅い上司に有効なツール：ワークフローシステム
上記の対策は有効ですが、各個人の意識に任せると漏れも生じやすく、心理的な負担も大きいですよね。
そこで、これらを負担なく担ってくれるワークフローシステム（社内申請・稟議システム）がおすすめです。
弊社が2025年に独自に行った調査では、社内稟申請・稟議システムを日常的に使用している従業員の8割は、社内申請・承認システムにおける承認プロセスの可視化やリマインド機能によって、上司らとのコミュニケーションの負担が軽減していると実感していることがわかりました。
詳しい調査結果は以下をご覧ください。
ワークフローシステムはグルージェントフローがおすすめ！
ここまで、承認が遅い上司への対策を詳しく解説してきました。その中で、効果的な対策はワークフローシステムの導入と解説しましたが、どんなワークフローシステムを導入すればよいのかわからない…とお困りかと思います。そんな方には弊社のワークフローシステムである「グルージェントフロー」がおすすめです。
「グルージェントフロー」では、申請や承認状態を可視化でき、申請・承認時の通知機能などもあり、PCのみならずスマホやタブレット端末でもご利用いただけます。そのため、上司の承認が遅くて困っているというお悩みを一気に解決できるのです。
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まとめ
本記事では、上司の承認が遅い原因や上司の承認の遅れがもたらす問題、承認が遅い上司への対策までわかりやすく解説してきました。上司の承認が遅いと感じた時には、原因とリスクを把握して、しっかりと対策することが重要です。従業員の業務負担だけでなく心理的負担も減らすことができるワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
