ワークフローフォーム設計のポイント
業務効率化や省力化を実現させるコツ
- ペーパーレス
- 押印
- 電子化
ワークフローシステムを導入したものの、「入力項目が多くて面倒」「どこになにを書けばいいかわからない」といった現場の不満に直面していませんか？
ワークフローのフォーム設計は、単に紙の申請書をデジタル化する作業ではありません。スムーズな意思決定とミス防止を両立させるための「業務プロセスの最適化」そのものです。
本記事では、これまで数多くの企業のDXを支援してきた知見をもとに、使いやすいワークフローフォームを作るためのポイントを解説します。入力漏れを防ぐレイアウトのコツや、メンテナンス性を高める項目設計のポイントを具体例とともにご紹介。
この記事を読めば、形骸化しない「現場に喜ばれるワークフロー」の作り方が明確になります。
目次
【導入成功の鍵】ワークフロー電子化で見た目を維持する理由
ワークフローシステムは、ざっくりお伝えすると人が情報をやりとりし、それを記録に残すという役割を担うため、情報の入力画面の見た目は必須の条件ではありません。ところが、多くのお客様が、「紙の書類と同じレイアウトで運用できるようにしたい！」とのご希望をお持ちです。
理由をお伺いすると、ただでさえ紙から電子へと業務のやり方がかわるのに、見た目まで変えると社内の抵抗が大きいからというものです。せっかく業務の効率化や省力化を目指してワークフローシステムを導入しても、社内の抵抗にあってうまく展開ができなかったというのは非常に残念です。
スムーズに導入いただき、早く運用段階まで進めるためには見た目は利用者の使いやすいようにするのも大事なポイントではないでしょうか。
そこで、弊社のワークフローシステム グルージェントフロー (Gluegent Flow）は、このお客様のご要望をかなえるため、WordやExcel、Googleドキュメントから入力画面のレイアウトを作成できる機能をご提供しています。 今回は、この グルージェントフロー の入力画面 レイアウト機能についてご紹介します。
Word/Excelの申請書をグルージェントフローで活用する手順
WordやExcelで作成した書類を入力画面で再現する場合は、 グルージェントフロー 内の「HTMLレイアウトエディター」を利用します。
方法はとても簡単です。
HTMLレイアウトエディターによる入力画面の簡単なデザイン手順
- WordやExcelで作成されたテンプレートを用意する
- HTMLレイアウトエディターにコピー＆ペーストする
- 文字のサイズや文字入力欄の幅を調整する
- プレビューで見た目を確認する
- 完了
グルージェントフロー のHTMLレイアウトエディターは、操作中のパソコンのディスプレイ画面で確認しながらレイアウトのデザインができるため、HTMLやCSSのコーディング知識がなくても簡単にデザインすることが可能です。
編集項目は、文字の大きさ・色・書体、表、箇条書き、リンク、図、線等であり、特殊なフォーマットでなければ、WordやExcelで書類のフォーマットを作れる方であれば入力画面の作成が可能です。
HTML・CSSの知識があって位置等の指定を細かくカスタマイズしたい方は、ソースコードビューに切り替えて、直接タグ編集による指定もできるため、作りこむことも可能です。
以下は複数の入力行を持つ「交通費精算」のレイアウトをHTMLレイアウトエディター上で作成し、グルージェントフロー に適用した入力フォームのサンプルです。文字の大きさ・書体、表の段組み等、全てHTMLレイアウトエディター上で指定したもので、リッチな帳票レイアウトが実現できていることが確認できると思います。
入力データを正確に認識：グルージェントフローのプレースホルダー機能
HTMLレイアウトディタ―の画面で、右上の氏名欄に「${氏名}」の表示があるのを確認いただけますでしょうか。これはプレースホルダーといって、「この場所に入る文字や数字は、{〇〇（カッコの内容） }です」とシステム側に伝える情報です。テンプレートを作成した後にこのプレースフォルダーをすべての場所（入力欄）に配置することで、システム側（ グルージェントフロー ）が、入力された値を正しく認識できるようになります。Googleドキュメント連携で実現する「自由度の高い」フォームレイアウト作成
グルージェントフロー を Google Workspace と連携してご利用いただいている場合、Googleドキュメントによりフォームテンプレートを作成し、活用することができます。HTMLレイアウトエディターほど細かい設定はできませんが、Wordのような操作性でレイアウトをデザインすることができます。
以下は、Googleドキュメントでデザインした帳票レイアウトのサンプルです。HTMLレイアウトエディターと同様、Googleドキュメントで定義したレイアウト通りに入力フォームが表示できていることが確認できます。
紙のテンプレート（帳票様式）を再現した運用方法
紙のようなレイアウトを作成できるのはわかった、でもハンコを押したり印刷したりできないと社内の反発がありそうだなと心配されている方、ご安心ください。 グルージェントフロー ならではの機能をご紹介します。
慣れたハンコを活用する：疑似的な押印機能
グルージェントフロー はプレースホルダーを活用して、疑似的な印影を作成することが可能です。プレースホルダーを活用することにより氏名・日付・行為（承認・決裁など）をフォーム上に示すことができます。
入力画面を印刷する
グルージェントフロー は、入力フォームを印刷することも可能です。ワークフローシステムによっては印刷の設定ができない場合もございますので、ワークフローシステム選定の際はご注意ください。
グルージェントフロー は入力フォームはもちろん、その申請をいつ誰が承認し、どんなコメントを残したかも印刷することが可能です。内部統制における証跡管理としてもお客様にご活用いただいています。
フォーム作成が難しい場合の解決策｜代替案の運用スキーム
これまでのご説明で、やっぱり入力画面を作成することが難しいとご心配されている方もいらっしゃるかもしれません。その場合は以下の方法をご検討いただければと思います。
代替案1：電子決裁システムとしての運用（ファイル添付中心）
グルージェントフロー はファイル添付が可能です。そこで、グルージェントフロー には申請書の最低限の情報（日付・件名・申請者氏名だけなど）の入力フォームを作成し、これまでのWordやExcelの書類を添付して回覧するという利用方法も可能です。これまで見ていた書類をそのまま活用することで、社内の抵抗を抑えつつ回覧を電子化した結果、回覧時間の5分の1の時間短縮に成功されたお客様もいらっしゃいます。
代替案2：提供されている110種類以上のテンプレートを活用
グルージェントフロー は110種類以上の申請書のテンプレートや機能サンプルをご提供しています。ゼロから入力画面（フォーマット）を作成するのは難しくても、すでに作成されたテンプレートの微修正で済めば作成も楽かもしれません。
テンプレートの一覧から探すこともできますし、弊社のサポートチームにご相談いただければ最適なご提案をさせていただきます。
結論：グルージェントフローの柔軟なレイアウトデザインでスムーズに運用開始を実現
以上の通り、 グルージェントフロー ではHTMLレイアウトエディターやGoogleドキュメントを用いて、柔軟にレイアウトをデザインしたり、レイアウトにこだわらず最小限の設計でワークフローの運用を開始したりとお客様の状況に合わせてご活用いただけます。
もし グルージェントフロー に興味をお持ちいただけましたら、是非お問い合わせください。
