【徹底解説】問題の多い紙の申請書を電子化すべき理由とその進め方

本記事で取り上げる社内申請とは、社内で使用する手続きや、費用計上・売上計上に絡まないものを想定しています。例えば、休暇届や購入依頼といった承認された後に決まった工程が発生するものです。また、複雑な経路や審査過程があまりないものも社内申請としています。

なお、複雑な承認経路を要する稟議書に関しては別途解説していますので、► こちらのページをご覧ください。

ここからは、紙で社内申請を行う問題点を下記の4点についてまとめます。

問題点1:人を介在するコスト、承認までの時間がかかる

紙で社内申請を行う場合、まず書面を印刷し記入して回覧します。上司に手渡しをするか、メール便などを利用して回覧することが多いでしょう。手渡しにしろメール便にしろ、そこに人の手がかかっているため少なからずコストがかかってきます。

また、上司が出張などで不在の場合、書面が上司の机の上に置かれたまま処理が進まないこともあるでしょう。その場合、タイムリーな処理ができずに無駄な時間がかかってしまいます。

問題点2:進捗が分からない

一度、書面を提出すると、その書面がどこにあるかリアルタイムで確認することができません。進捗状況を確認しようとすると、回覧ルートにある人に個別に問い合わせをする必要があります。メールで問い合わせをしようとすれば、連絡の行き違いで混乱を招く場合もあるでしょう。また、承認・否認に限らず、自分のところに書面が戻ってこない限りは結果がわからないため不便です。

問題点3:情報が活用されない

紙で申請された書面に書かれた情報を、文書管理台帳などの別の書面に転用する場合、人の手で転記しない限り元の情報が活用できません。人の手による転記の場合、字が読みづらいなどの理由でミスが発生することもあるでしょう。紙での申請を行っている限り、情報の活用を進めることは困難です。

問題点4:保管・廃棄にコストがかかる

申請した書面は承認後、ファイリングをして書庫に保管する必要が生じます。書面の種類が多ければ多いほど、ファイリングするための人的コストや、広い保管場所が必要となるためその分のコストがかかってしまいます。また、廃棄をするにしても、書類の分別や、シュレッダーなど人の手がかかってしまう場合もあります。この場合のコストも、無視できるものではありません。

ここまで紙で社内申請を行う際の問題点についてまとめました。この問題点を解決する方法が電子化です。ここでは、社内申請を電子化すべき理由を下記の4点についてまとめます。

理由1:申請業務自体かつ後工程の効率化、コスト削減

電子化すれば、申請を行えば即座に上司のもとに承認依頼が送付されます。紙と違って手で持って回る必要がないため、効率的な処理が実現できます。また上司が出張中であったとしてもインターネット環境があれば処理が行えるため、処理の停滞を防ぐことも可能です。

申請の進捗状況を確認できる画面が用意されているため、遅れている申請もリアルタイムで確認できます。さらに、申請で使用した情報を、設定に基づき後工程に繋げられるため、スムーズな情報の活用が可能です。

理由2:柔軟な働き方への対応

テレワークが広がり、オフィスに出社せずに働く人も増えています。紙の申請の場合は、承認のためにわざわざ出社をしなければなりませんでしたが、電子化されれば社外から承認業務ができます。より柔軟な働き方が求められる時代に対応するには、紙の社内申請では限界があるでしょう。

理由3:本来注力すべき業務に集中させる

紙の書面を印刷して送付したり、上司のもとに運んだりメール便で送付したり、ファイリングして保管したり、このような作業は本来の業務ではありません。これらの作業に割く時間を削減できるため、本来注力すべき業務に集中させることができます。結果、業務効率の向上につながるでしょう。

理由4:申請方法の標準化

申請内容が属人的になっている場合、書面の品質にばらつきが発生してしまいます。電子化をすれば、書面をフォーム化し、人によってばらつきがでない記述を規定できます。申請が標準化されるため、後工程で情報活用する場合にスムーズな処理が実現できるでしょう。

ここまで社内申請を電子化すべき理由を説明しました。ここまで読めば、社内申請を電子化した方が良いと理解いただけたのではないでしょうか。では具体的にどのように電子化を進めればよいかまとめます。

現状の評価と課題の洗い出し、メリットデメリットの整理

最初に現状の社内申請について棚卸を行います。それぞれの申請に関して、どれくらいの利用頻度なのかなど評価をし、課題を洗い出します。社内の現状を把握し、実際に電子化によってどのようなメリット・デメリットが生じるか整理を行います。スムーズな電子化を進めるためには、現状把握やメリット・デメリットの整理には詳細に取り組むことをおすすめします。

現場や経営陣など社内の合意を得る

これまで紙で運用していた社内申請を電子化しようとすると、「これまでの運用で困っていない」、「新しいやり方はわからないから不安」、「導入時のデメリットが大きいのではないか」などと言った声があがる場合があります。ぜひ、サービス選定前に、それら現場や経営陣の懸念点を収集し、サービスへの要望・要件としましょう。そうすれば、懸念点を払拭・解決できるサービスを採用できるでしょう。

システムの選定、運用やメンテナンスまで見据えた計画

ここまで社内の状況が整理できれば、自社の仕様に合わせたシステムの選定に入ります。費用面や機能面は当然ですが、実際に導入後の運用が自社で行えるか、メンテナンスは難しくないか、メーカーのサポートは十分かなど、目先の成果だけでなく長期的な目線で計画的に選定するようにしましょう。

それでは、社内申請の電子化を進める際に、つまずきやすいポイントもまとめます。

現場や経営陣の合意が得られない

経済産業省のデジタルガバナンス・コード「実践の手引き2.0（要約版）」によると、DX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するには、ビジネスモデルや企業文化等の変革に取り組むことが重要と書かれています。社内申請も同様で、電子化をきっかけに企業文化やビジネスモデルの変革につながるとより効果が高まります。

その一方で、現場や経営陣が新しい取り組みに対して拒否反応を示し、電子化がつまずくケースが多々あるようです。電子化の進め方は、大きく３タイプあります。クイックスタート、少数スタート、全社横断スタートです。まずは、「► YES/NOでわかる！【タイプ別】ワークフローシステム導入パターン」を参考に、YES/NOクイズから自社にあった進め方を診断してみましょう。

ITリテラシーの問題

機能が多すぎるシステムや、直感的に使いづらいシステムの場合、現場のユーザーからは使いこなせないと不満の声が上がることがあります。特に、ITリテラシーにばらつきがある職場だと、そういう声が上がりやすいようです。難しいプログラムが不要で直感的に使えるものなど、ITに抵抗がある人でも使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。

メンテナンスコスト

1つの申請を作成する際に、コーディングが必要だったりすると管理部門のメンテナンスが大変になってしまいます。特に、詳しい人が作ってしまったために属人化してしまうと、担当者が変わったときに触れないものになってしまいます。メンテナンスに特殊な知識が不要なシステムを選ぶといいでしょう。

• シンプルな操作性で誰でも使えるワークフロー
  直感的な操作でフォームやフローの作成が行えるため、作成やメンテナンスコストを抑えることができます。また実際の申請時でも、ユーザーはシンプルな操作で入力が行えます。
• フォーム作成や経路設定が簡単
  商品コードや勘定科目といったマスターデータを活用した入力フォームなど、ユーザーに優しいフォームの作成が簡単にできます。また、申請金額などで経路が異なる場合など複雑な経路も、複雑な操作をせずとも設定可能です。
• 70種類のテンプレートが利用可能
  さまざまな組織で使われている代表的な書類をもとにしたテンプレートを多数ご用意しています。一から作成せずとも、テンプレートから作成できるためコストを抑えることができます。
• 通知を飛ばせる
  申請や承認などのタイミングで、対象者に通知が送付されるため、メールで承認依頼をするといった手間を削減できます。
• 入力データのスプレッドシートやExcelへの出力が可能
  GoogleスプレッドシートやExcelへの出力を設定しておけば、入力データを自動で出力できます。出力したデータを用いて、外部システムとの連携も可能。これまで人の手で行っていた転記作業を削減できます。

ここでは、「Gluegent Flow」を用いて社内申請を電子化した事例を紹介します。

本記事では、社内申請を紙で行っている場合の問題点や、電子化すべき理由についてまとめました。また、実際に電子化する際の進め方や気を付けるポイントについても紹介しています。

電子化する際におすすめのワークフローシステム「Gluegent Flow」の特長、導入事例もまとめていますので、実際に電子化を検討されている場合は参考になさってください。具体的にシステムを導入する場合には、弊社が事前ヒアリングから導入・運用の支援まで手厚くサポートさせて頂きます。