稟議書を社内稟議システム化
導入成功事例と効果を出すための留意点3つ
- グルージェントフロー
- 稟議書
- 電子化
はじめに：稟議書が「紙」に縛られていませんか？
「いつまで経っても承認が下りない」「申請書に不備があって何度も差し戻しになる」「監査のたびに過去の稟議書を探し回る...」もし、このような悩みを抱かれているなら、それはアナログな稟議書という「壁」が、業務効率化の大きな足かせになっているサインかもしれません。特に人材不足で生産性向上が急務とされる今、紙ベースの業務は単なる手間ではなく、企業競争力を削ぐ深刻なリスクとなり得ます。
本記事は、稟議書の電子化を検討されている担当者に向けて、社内稟議システムが解決できる具体的な課題、他社の成功事例、そして、失敗しないために必要な留意点を解説します。
目次
紙の稟議書が抱える３つの課題
ここでは、稟議書の回覧や、紙による承認フローが原因となる、よくある課題を3つ提示します。いずれの課題も、システム導入により解決可能です。
申請の度に発生する「差し戻し地獄」：申請書の不備とデータの粒度の不揃いを解消へ
よくあるお悩み：
「申請したのに、記載漏れや計算ミスで差し戻されてしまう。申請者にとっても承認者にとっても手間がかかり、何度もやり取りすることで時間もかかってしまい、困る…。」
紙の申請書では、記入者の裁量に任せる部分が多く、どうしても抜け漏れや記載形式の不統一が発生します。これが申請者・承認者双方にとって大きなストレスとなり、無用な手間と無駄時間を生み出します。
社内稟議システムを導入すれば、この問題は根本から解決します。
・入力必須項目の設定： 記入漏れがあればシステム側で指摘し、申請者が提出する前に強制的に修正できます。
・自動計算機能： 金額や日付などの計算を自動化し、計算ミスを無くします。
・マスターデータ連携： 申請時に必要な部署コードや勘定科目などを選択させることで、データの粒度を統一し、後工程でのデータ集計・分析を容易にします。
「稟議書紛失」のリスク：監査対応で困らない確実な証跡管理を実現
よくあるお悩み：
「重要な稟議書が紛失したり、どこにあるのか分からなくなってしまうことがあり、特に監査や税務調査の時期になると、必要な証跡書類を探すのに膨大な時間がかかる。もし見つからなかったら…と思うと胃が痛い。」
紙の稟議書は、物理的な移動と保管が必須です。この過程で紛失や、最悪の場合は改ざんのリスクが常に伴います。また適切に書類管理を徹底できていない場合は、特定の書類から情報を探し出すのも一苦労です。
社内稟議システムは、このリスクと手間を無くします。
・データの一元管理： システムで申請される全ての文書データは、クラウド上に保管されます。
・強力な検索機能： 申請日、承認者、キーワードなど多様な条件で瞬時に過去の文書を検索でき、監査対応時の時間と労力を大幅に削減します。
・改ざん防止と証跡： システム上でタイムスタンプが付与され、文書の非改ざん。編集不可を証明。いつ、誰が、何を承認したかの履歴（ログ）が確実に残り、内部統制を強化します。
状況が見えず停滞気味：進捗の可視化で承認の遅延を防ぐ
よくあるお悩み：
「今どこで承認フローが止まっているのか分からず、誰に催促していいかも分からない。この遅延が納期遅れにつながることもある。」
進捗の可視化は、遅延の抑止力にもなり、申請・承認プロセスの迅速化に繋がります。
社内稟議システムは、時間と場所の制約を取り払います。
・リアルタイムな進捗確認： 申請者がいつでもシステム上で承認の段階を確認でき、「今、誰で止まっているか」が一目で分かります。
・自動通知・リマインド機能： 承認者に自動で通知が飛び、催促の通知も可能です。「承認漏れ」や「後回し」による遅延を防止します。
・場所を問わない承認： PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも承認作業が行えるため、承認者は場所を選ばず、承認や決裁ができます。
「グルージェントフロー」で稟議フローの効率化に成功されたお客様の例
具体的な成果を上げている他社様の事例を知ることは、導入計画を具体化する上で非常に重要です。ここでは、当社の社内稟議システム「グルージェントフロー」 を導入して稟議業務の効率化や時間短縮に成功されたお客様の例をご紹介します。
決裁まで1ヶ月かかっていた紙の稟議書が最短3日に。日本ノボパン工業株式会社様
メール送付による申請・管理からの脱却。 株式会社紅中様
年間1,600時間の業務削減見込み 株式会社サンゲツ様
株式会社サンゲツ様 インタビュー記事はこちら
単純な電子捺印システムでは課題解決できず、グルージェントフローを導入。さまざまな自動連携機能で稟議工程を削減
他社同様の成果を出すために！システム導入前の３つの重要準備
単にシステムを導入するだけでは、真の成果は得られません。成功事例と同様の効果を出すためには、導入前に以下の３つのステップで現状の業務を整理し、計画を立てる必要があります。
１. 現在の「承認フロー」を徹底的に棚卸しする
「導入するシステムで、従来の稟議書や承認フローをそのまま置き換えよう」と考えるのは危険です。まずは、現在どのような書類があり、それぞれがどのような承認フローを辿っているのかを洗い出しましょう。
・申請書類の全リスト化： 稟議書、経費精算、休暇申請など、全ての書類を洗い出す。
・「例外フロー」の特定： 「この人だけは２段階飛ばして承認する」「この金額以上は社長決裁が必要」といった、例外的なルールや慣習を明確にする。
・申請不備の原因分析： 申請書の不備や記入漏れが発生しやすい書類や項目を特定する。
この棚卸しのひと手間こそが、システム導入時に「どこをシステム化し、どこを効率化するか」を判断するための、最も重要な基礎情報となります。
２. 誰でも使える「社内稟議システム」の選定基準
導入したシステムが定着するか否かは、現場の社員が「使いやすい」と感じるかどうかにかかっています。特に稟議システムのように社員の多くが利用するシステムは、以下の基準で選定してください。
- 操作の容易性（UI/UX）： 申請者・承認者ともに直感的に使えるシンプルな画面設計か。特にITに不安を覚える社員でも簡単に操作できるか。
- 柔軟性： 多段階の承認フローや申請フォームのレイアウトなど、かんたんに設定や編集ができるか。
- サポート： 導入時の設定サポートだけでなく、運用開始後の不明点やトラブルに対応してくれるか、無料でサポートしてくれるか。
３. 内部監査・外部監査への対応計画
社内稟議システムでは、社内規定に則り、適切に事業が運営されているかという観点で、監査時に操作ログ（誰が、いつ、何を、承認したのか等の）・証跡を求められます。
- 要件の明確化： 稟議書を始め、どの文書をシステムに載せることで、電子保存の対象とするのかを明確化し、真実性・可視性の要件（タイムスタンプ、検索機能など）をシステムで満たせるかを確認しましょう。
- 承認ルートの透明性： システムが自動的にログを記録し、改ざんが困難であること（非改ざん性、編集不可）であることを確認しましょう。
この留意点を怠ると、導入後に「監査対象として有効な書類として認められない」といった深刻な問題につながりかねません。
「承認フロー」の第一歩は、ご相談から
多くの企業が抱える「差し戻し地獄」「紛失リスク」「状況が見えない」といった課題は、適切なシステムを選び、正しい手順で導入すれば、必ず解決できます。
【疑問に思ったら、確認してみましょう。】
- 「うちの会社の社内稟議、承認フローは複雑すぎて電子化できるのだろうか？」
- 「システム導入にどれくらいの費用対効果が見込めるのか知りたい」
- 「紙の運用コスト（人件費、印刷費、保管費）を具体的にいくら削減できるのか？」
これらの疑問にお答えするため、まずは、お気軽にご相談ください。現状の承認フローをヒアリングし、当社のグルージェントフローで解決できる見込みがあるか、どの程度効果を見込めるか、ご案内しております。疑問点、気になる点のお問合せやご相談など、お気軽にお寄せください。
