【決裁スピード向上】複雑な承認フロー（合議・条件分岐・多数決）を最適化する「グルージェントフロー」のメリット

業務における承認フローとは、申請された事柄に対し、権限を持つ人が承認する一連の流れを指します。この承認フローを適切に組み立てるには、申請ごとに最適な承認フローを選ぶ必要がありますが、その過程で多くの課題が発生します。

出張や備品購入、有給休暇の申請などの定型的な業務では、書類を作成し必要な承認者に回覧するのが一般的な手法ですが、紙の申請書を使っている場合には問題が起きることがあります。

紙の申請書における具体的な問題は以下の通りです：

• 進捗状況が見えない：いま誰のところまで承認が進んでいるのか、あとどれくらいで決裁者のところに届くのかが不明です。
• 申請の停滞：承認が進んでいない場合、誰のところで止まっているのかを確認するためには、その人のデスクに申請書類があるか探しに行く以外に方法がないこともあります。
• 回覧に時間がかかる：承認に関わる人が多ければ多いほど時間がかかり、承認者が離れた拠点にいる場合には、郵送等の書類を届ける時間も考慮しなければなりません。
• 管理の煩雑さ：社内の申請方法が統一されておらず、管理が大変になる場合があります。
  
  

紙の申請書は、承認された後もファイリングして保管しなければならず、保管に場所を取るだけでなく、探すにも一苦労です。

承認フローにおける承認ルートは、誰がどの条件で承認するかを経路上に示したものであり、一直線とは限らず、分岐したり、複数のルートを通る場合もあります。

最もシンプルな承認ルートは、申請者の上司や関連部署の責任者が最終的に決裁する直列型ですが、複雑な業務においては、これだけでは対応できません。企業が必要とする複雑な承認ルートのパターンには、以下のようなものがあります。

直列型

• もっともシンプルな承認ルートです。申請内容によらず、決まった役職や部署が決裁します。
  
  

合議型

• 順番通りではなく、複数の承認者や承認ルートを並行して組み合わせる場合を指します。たとえば、複数の部門が関わるプロジェクトで、部門長全員の承認が揃った時点で次に進むといったケースです。
  
  

分岐型

• あらかじめ決めておいた条件によって申請を振り分け、適した承認ルートをたどる承認フローです。たとえば、物品購入の金額に応じて、決裁権者が課長、部長、取締役といったように変わる場合などが該当します。
  
  

多数決型

• 合議型のように並列で処理されますが、全員でなくても、社内規程等で定めた条件に基づいて次に進めるルートです。
  
  

ワークフローシステムに、合議、分岐など柔軟なルート設計が可能な機能が備わっていなければ、複雑な承認フローの課題は解決できません。

承認フローが持つ課題を解決する方法が、ワークフローシステムを使った承認フローの電子化です。

ワークフローシステムを活用することで、業務の継続性や監査対応の強化が図れます。

• 承認ルートの自動選択：申請書を選べば自動的に承認ルートが選択されます。これにより、誰に書類を回せばいいのか悩んだり、間違った人に書類を送って時間を無駄にすることがなくなります。
• 進捗状況の可視化：承認フローがどこまで進んでいるのか、いま誰の承認待ちなのかをシステム上で確認できます。
• 業務の継続性の確保：承認者が自動的に選択されるため、異動や組織変更があってもいつもと同じように申請すれば適切な承認者に届き、業務を止めることがありません。
• 監査対応力の強化：申請や承認した日時の記録が残り、クラウド上に保存され必要なときに検索できるため、証跡としての能力が高まり、監査にも対応できます。

ワークフローシステムを選ぶ際は、承認フローに潜む課題を解決するための機能が揃った製品を選ぶ必要があります。特に、システムの制約ができるだけ少ない製品を選ぶことが重要です。

既存の承認フローを電子化することで制約が増えてしまっては本末転倒となるため、以下のシステム的制約を解消できるかどうかに注目しましょう。

• 承認フローに組み込める人数や経路数に制約がないか。
• 既存の組織情報や従業員情報と連携できるか（組織変更のたびに大規模なメンテナンスや、個別のアカウント管理が必要にならないか）。

弊社が提供するワークフローシステム グルージェントフロー は、柔軟なルート設計と、運用管理の負担を大幅に軽減する連携機能により、複雑な承認フローを持つ企業に最適なソリューションを提供します。

 グルージェントフロー は、ワークフローシステムに求められる「合議、分岐など柔軟なルート設計が可能」という要件を満たしています。

これにより、複雑な職務権限や社内ルールを変えることなく導入できるため、これまでのルールや職務権限を変えることなく導入できます。また、申請内容により自動的に承認ルートを設定することも可能です。設定にはJavaScript（コード）が必要ですが、 グルージェントフロー は実施したいことを入力すると自動でコードを提案してくれるスクリプト自動生成機能があります。

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 グルージェントフロー の大きな特徴は、Microsoft 365 や Google Workspace と強力に連携できる点です。

• アカウントの共通利用：これらのグループウェアのアカウントをそのまま利用するため、ワークフローシステムだけのために個別に従業員情報を管理する必要がありません。
• メンテナンス負荷の軽減：組織変更や異動の際も、Microsoft 365 や Google Workspace の従業員情報を更新すれば、 グルージェントフロー に自動的に反映されます。これにより、組織変更のたびに大規模なメンテナンスを行う負担がなくなります。
• 機能の豊富さ：フォーム作成、承認経路作成、外部システム連携、AIユーザーアシストなど、業務改善に必要な幅広い機能を提供しています。

導入の容易さも グルージェントフロー の大きな強みの一つです。

既存の紙の稟議書や申請書で使っている書式と同じレイアウトをフォームとして利用できるため、電子化による使い勝手の変化を小さく抑えることができます。書式を編集する機能の使いやすさにも優れています。

グルージェントフロー は、さまざまな業種の企業の業務改善に貢献しています。

• 従来の稟議書データを添付し回送することで、シンプルに電子化を実現した事例（株式会社フェリーさんふらわあ様）。
• ワークフローの簡略化や可視化により、経営改革を実現した事例（株式会社グランド インターコンチネンタル ホテル様）。
• わずか1か月の作業期間で導入し、4か月で1,800件の申請にもほぼ苦情なく対応している事例（ミカタグループ様）。

 グルージェントフロー は承認経路を自由に設計できるため、システムの導入をきっかけに承認フローの見直し・最適化を検討することも可能です。システム化することで、既存の承認フローが持つ課題が見えてくることもあります。

承認フローの複雑化や管理の負担でお悩みの企業様は、ぜひ グルージェントフロー の導入をご検討ください。