承認ルートとは？基本定義と
設計パターン（直列・合議・分岐）、電子化による課題解決

社内における申請や稟議の「承認ルート」が煩雑化し、業務停滞や非効率を招いていませんか？承認フローを適切に管理するためには、まず「承認フロー」と「承認ルート」の基本的な違いを理解し、その設計パターンを知ることが重要です。

本記事では、承認ルートの定義、基本的なパターン（直列型・合議型・分岐型）、そして紙での運用がもたらす課題を解説します。さらに、ワークフローシステムを活用した電子化が、どのようにこれらの課題を解決し、決裁スピードの向上につながるのかをご紹介します。

承認フローと承認ルートの基本定義

業務における承認フローとは、申請された事柄に対し、権限を持つ人が承認する一連の流れを指します。全ての案件について権限者が集まって会議をするのは非効率的であるため、書類を作成して必要な承認者に回覧（回付）し、書類上で確認・承認するのが一般的な手法です。

一方、承認ルートとは、誰がどの条件で承認するかを経路上に示したものです。承認ルートは一直線とは限らず、分岐したり、複数のルートを通る場合もあります。

承認ルートの基本的な形は、申請者の上司や関連部署の責任者が最終的に決裁する直列型です。

直列型: もっともシンプルな承認ルートです。申請内容によらず、決まった役職や部署が決裁します。たとえば物品購入の申請で、直属の上司が承認し、経理部の責任者が決裁する場合などが該当します。

しかし、企業の業務が複雑になると、直列型だけでは対応できない複雑なルートのパターンが必要となります。

合議、分岐、多数決といった複雑な承認ルートの詳細な定義、設計課題については、以下の専門記事で詳しく解説しています。

承認フローを適切に構築するためには、申請ごとに最適な承認フローを選ぶ必要がありますが、特に紙の申請書を使っている場合、構造的な課題が発生します。

紙の申請書運用がもたらす最大の問題は、進捗状況の「ブラックボックス化」です。

進捗状況が不明: いま、誰のところまで承認が進んでいるのか、あとどれくらいで決裁者のところに届くのかが不明確です。
申請の停滞と検索性の低さ: 承認が進んでいない場合、誰のところで止まっているのかを確認するためには、その人のデスクに申請書類があるか探しに行く以外に方法がないこともあります。
回覧に時間がかかる: 承認に関わる人が多ければ多いほど時間がかかり、承認者が離れた拠点にいる場合には書類を届ける時間も考慮しなければなりません。

承認フローが持つこれらの課題を解決する方法が、ワークフローシステムを使った承認フローの電子化です。電子化により、以下の基本的なメリットが得られます。

承認ルートの自動選択: 申請書を選べば自動的に承認ルートが選択されるため、誰に書類を回せばいいのか悩んだり、間違った人に書類を送って無駄な時間をかけることがなくなります。
進捗状況の可視化: 承認フローがどこまで進んでいるのか、いま誰の承認待ちなのかをシステム上で確認できます。
監査対応力の強化: 申請や承認した日時の記録が残り、承認されたデータはクラウド上に保存されるため、証跡としての能力が高まり、監査にも対応できます。

承認フローの課題を解消するためには、システム的な制約ができるだけ少ない製品を選ぶことが重要です。

電子化によって制約が増えてしまっては本末転倒となるため、導入前に以下の点を確認する必要があります。

ルートや人数に関する制約: 承認フローに組み込める人数や経路数に制約がないか。
管理の煩雑さ: 既存の組織情報や従業員情報と連携できず、組織変更のたびに大規模なメンテナンスや、個別のアカウント管理が必要にならないか。

弊社が提供するグルージェントフロー（Gluegent Flow）は、これらの課題を解決するための機能を備えています。

既存資産の活用: 既存の紙の稟議書や申請書で使っている書式と同じレイアウトをフォームとして利用できるため、電子化による使い勝手の変化を小さく抑えることができ、利用者の抵抗感を軽減します。
誰でも使いやすいシンプルな画面で直感的な操作が可能で、自動入力やリスト選択、自動計算フォームなど申請者の負担やミスを少なくするフォームを作成することが可能です。
グループウェア連携: Microsoft 365 や Google Workspace と強力に連携し、アカウントを共通利用します。これにより、ワークフローシステムだけのために個別に従業員情報を管理する必要がなく、IT部門の管理負荷を軽減します。

紙の書類で承認業務を行うことの基本的な課題（ブラックボックス化、進捗の遅延、管理の負担）は、ワークフローシステムの導入によって解決できます。グルージェントフローは、シンプルな電子化の実現と、その後の複雑なルート設計にも対応できる柔軟性を兼ね備えています。

システムの導入をきっかけに、既存の承認フローの見直し・最適化を検討することも可能です。システム化することで、既存の承認フローが持つ課題が見えてくることもあります。

承認フローの改善と電子化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。