複雑な承認ルートを克服：内部統制と効率化を実現するワークフローシステムの設計と機能

承認ルート・承認フローとは、誰が申請し、誰がその申請を承認し、その後誰が決裁するのかという経路やプロセスを指します。

紙の稟議書や申請書をイメージした場合、申請者が起案し、上長や承認者・決裁者へ回覧され、最終的に社内決裁が下ります。

ワークフローシステムでは、このルートを設計するために、人と判断アクション（承認・却下・差し戻しなど）を各プロセスごとに設定します。承認ルートには、有給休暇申請のようなシンプルな2ステップのものから、数百万円の物件購入のように多数の確認・承認・合議を経て決裁者の判断を仰ぐ、複雑で複数ステップを踏むものまで存在します。

ワークフローシステムで承認フローを正しく設計する目的はいくつかありますが、主に以下の3つの視点から解説できます。

1. 内部統制の強化と証跡の確保

ワークフローシステムで承認ルートを正確に設定すれば、全従業員が同じルールのもとで社内手続きを行うことが可能になります。これにより、適切な意思決定プロセスを経るという、内部統制が取れている状態を実現できます。

いつ、誰が、何を申請し承認したかという証跡（履歴）が明確化されて蓄積されるため、万が一の場合も追跡可能となり、適切な管理下にあると言えます。

2. 不正・改ざんリスクの抑止

承認フロー・承認ルートが未整備な環境では、申請の度に承認者や決裁者が異なる事態が発生し、申請者が誤提出しやすいだけでなく、承認者が不正や粉飾、情報改ざんを行えるブラックボックス化のリスクが生じます。

ワークフローシステムで承認ルートを正しく設定し、承認者や決裁者を適切に指定し明確化することで、不正決裁や粉飾、情報改ざんを抑止でき、リスク対策として有効に機能します。

3. 承認の滞留防止とリアルタイム管理

「稟議がどこで止まっているか分からない」という事態は、ワークフローシステムで承認ルートを正しく設定することで解消されます。

• リアルタイムステータス確認: 申請がどこのプロセスまで進んだのか、どこで滞留しているのかをリアルタイムで確認でき、不必要に時間や手間をかける必要がなくなります。
• 代理承認者の設定: 事前に代理承認者を設定しておけば、承認者が出張や休暇で不在であっても承認フローが止まることなく、決裁へと進めることができます。

弊社が提供するワークフローシステム グルージェントフロー  は、複雑な承認ルートの管理における多くの課題を解決します。

1. 経路設定と管理の柔軟性

複雑な組織構造や人事異動に柔軟に対応し、管理者・申請者の負担を軽減します。

2. 申請フローの動的制御と高度なセキュリティ

申請内容や状況に応じて、自動でフローを変化させたり、情報閲覧を制限したりすることが可能です。

3. 情報連携と追跡性の確保

申請の状況を明確にし、関連するすべての関係者への情報共有をサポートします。

ワークフローシステムで承認ルートを正しく設定することは、内部統制やリスクマネジメントの強化に直結します。

特に、合議や条件分岐、多数決など、複雑なフローへの対応がワークフロー管理において大切であり、統制強化と柔軟性の両立が求められます。

今回ご紹介したように、グルージェントフロー は、これらの複雑な課題に対応し、稟議・申請の電子化を効果的に進めるための機能を提供しています。

承認プロセスの設計・維持・管理に課題をお持ちの方はぜひお気軽にご相談ください。