最適な承認フローとは？
パターンの解説と改善のためのワークフローシステム導入

承認フローとは、業務において申請された事柄に対し、権限を持つ人が承認する一連の流れのことを言います。
何かを決めなければならない場合、権限を持つ人が集まって会議をするという方法がありますが、すべての案件について毎回集まっていてはあまりにも非効率です。出張や備品購入、有給休暇の申請などある程度定型的な業務の場合は、書類を作って必要な承認者に回覧し、権限を持つ人が書類上で確認して承認するのが一般的な手法です。

業務において承認をする一連の流れのことを承認フローと呼ぶと書きましたが、そのルートは一直線とは限りません。申請の内容によっては途中で分岐したり、複数のルートを通る場合もあります。その基本形を簡単に解説しましょう。

直列型

直列型の派生形

直列型の派生形として、承認者が新たな承認者を追加するケースもあります。

合議型

分岐型

承認フローをきちんと組み立てようとすると、どうしても複雑になります。しかも申請ごとに、最適な承認フローを選ぶ必要があります。
また紙の申請書を使っている場合には、進捗状況が見えないという課題もあります。

承認フローが持つ課題をシステムで解決する方法があります。
それが、ワークフローシステムを使った承認フローの電子化です。

ワークフローシステムならなんでもいいという訳ではありません。承認フローに潜む課題を解決するための機能が揃った製品を選ぶ必要があります。

一方で、紙には紙ならではの自由度が、システムにはシステムならではの制約があります。承認フローを電子化することによって制約が増えてしまうと本末転倒となりますから、システムの制約ができるだけ少ない製品を選ばなければなりません。

その他の注意点

これに加えて、導入の容易さにも注目するといいでしょう。たとえば既存の紙の稟議書や申請書で使っている書式と同じレイアウトをフォームとして使えれば、電子化による使い勝手の変化を小さく抑えることができます。書式を編集する機能の使いやすさも、見逃せないポイントです。

Gluegent Flowは承認経路を自由に設計できるので、これまでのルールや職務権限を変えることなく導入できます。
そのままで運用しても電子化のメリットは得られますが、ワークフローシステムの導入をきっかけに承認フローの見直しを検討してみてはいかがでしょうか。システム化することで、既存の承認フローが持つ課題が見えてくることもあります。それを最適化するだけの機能もGluegent Flowには備わっています。ワークフローシステム導入から始まる業務改善のひとつとして、ぜひ検討してみてください。