デジタル化された社内稟議とは？
最適な稟議システムを選ぶポイントを解説

社内稟議とは、企業や組織内で行われる稟議のことを指します。具体的には、新規プロジェクトの提案や多額の設備投資など、社内のプロジェクトや提案、予算の承認などを行うために、関係者に稟議書を回覧し承認・決裁を得る意思決定のプロセスのことです。

そもそも社内稟議のシステム化とは、紙やファイルで行われていた意思決定の記録やプロセスをパソコンのブラウザ上で行い、押印は電子印影やタイムスタンプなどに置き換え、「いつ誰が何を申請・承認・決裁した」という履歴のデータを蓄積していくことです。

社内稟議をシステム化することで、関係者全員の意見決定の状況について、高い透明性を保つことが可能です。これ以外にも、社内稟議をシステム化する理由をお伝えしましょう

まず、社内稟議をシステム化する理由を整理しましょう。

1. 申請・承認・決裁のスピードアップ

紙の稟議書は、上司の承認をもらうために手渡しや郵送が必要で、回覧に時間がかかります。数日から一週間以上も待つ必要があり、決裁まで時間を要してしまいます。待っている間には、紛失や承認漏れなどのトラブルやミスを起こすリスクもあります。稟議システムを導入することで紛失のリスクを減らすことができ、クラウドであればいつでもどこでも承認できるようになります。

2. 承認フローの可視化

システム化することで、承認フローの可視化が可能になります。また、稟議の進捗状況がリアルタイムで確認できるため、誰がいつなにをどう判断したのかを蓄積・追跡できるため、不正の抑止効果があるとともに監査対応時に活用できます。

3. コスト削減

紙と印刷費用、ファイル保管費、左記に関する工数の削減が可能です。さらに、ワークフローシステムはモバイルでも利用できるものが多く、場所を選ばず承認や決裁ができ、決裁に要するトータル時間を削減することでコスト削減につながります。

社内稟議を電子化するための、ワークフローシステムの選定ポイントについて解説します。

1. 誰でも使える、使いやすさ

導入後の利用定着には、使いやすさが非常に重要です。操作が直感的で、社員がすぐに慣れることができるシステムを選びましょう。紙の稟議書そっくりに、レイアウトを再現できるワークフローシステムもあります。導入ハードルを下げ、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるものが良いでしょう。

2. 柔軟な承認フロー

稟議の内容や部門によって承認フローは異なります。そのため、ワークフローシステムは柔軟に承認フローを設定できることが重要です。例えば、金額や申請内容によって条件分岐ができるシステムなら、実務や現状に合わせた運用ができるでしょう。

3. セキュリティ

稟議書には社外秘扱いの重要な情報が含まれていることがあります。そのため、システムは堅牢なセキュリティ対策が施されていることが必要です。アクセス制限、監査ログの記録などのセキュリティ機能とともに、システム提供会社の提供体制や運用内容などにおいてセキュリティ対策が施されているかも確認しましょう。ISMS、ISOなど第三者機関の認証が参考になります。

4. サポート内容・体制

システム導入後は、申請フォームや承認フローなどの初期設定が必要になります。初期設定時に丁寧に案内やサポートしてしてくれる体制も重要です。また、トラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかも確認しておきましょう。

社内稟議のシステム導入に失敗し、弊社にご相談いただくケースが多くあります。ここでは、よく伺う失敗談をいくつか紹介します。

「決裁が完了した社内稟議を保管するうえで、十分な容量が無く、別途費用が求められた」
「台帳管理機能が不足しており、別途管理が必要になった」
「検索機能が十分ではなく、後から探そうにも手間がかかった」
「人事異動でマスターデータを更新したところ、過去の情報にまで影響が及んだ」
「複雑な承認ルートが構築できずに、別途、紙による運用が残ってしまった」

ぜひ、これらの失敗談も社内稟議のシステム選定時の参考にご活用ください。

弊社では、クラウドワークフロー「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をご提供しており、多くのお客様に社内稟議の電子化を実現いただいています。ここでは、Gluegent Flowについて特長をご紹介します。

Gluegent Flowでは、今まで使っていた紙の稟議書そっくりの申請フォームを簡単に作成できます。また、桁数が多い勘定科目や商品コードなども、マスターデータ活用で選択項目をフォーム内に設定可能。入力ミスの削減にも効果が期待できます。

さらに、金額や申請内容などによる条件分岐、合議制や多数決承認など、承認フロー作成に必要な機能を追加費用無しで提供しています。複雑なルートであっても専門的なプログラム知識がなくても設計できるため、メンテナンスをする際にも安心です。

Gluegent Flowは Microsoft 365 やGoogle Workspace などのグループウェアのアカウントを活用するため、Gluegent Flow利用のためだけにIDやPWを管理する必要はありません。そのため、人事異動や組織変更などによるメンテナンスも最小限で済みます。

Gluegnet Flowの申請データや決裁者情報は、ExcelやGoogleスプレッドシートに自動で出力することが可能です。そのため、稟議書の管理台帳や、金額の集計表、監査用の資料を転記の手間なく自動で作成可能です。

Gluegnet Flowを導入いただいたお客様は、カスタマーサクセスと呼ばれる専門チームが運用開始までの設定のご支援や運用後の疑問解消や新たな課題への解決のご提案など、継続的にサポートさせていただきます。追加の費用はないためいつでもご相談いただけます。

本記事では、社内稟議のシステム化の目的をふまえ、社内稟議システムの選定ポイントうあ注意点をご紹介しました。多くの社内稟議システムから自社にあった1つを選定するのは大変です。社内稟議システムとして豊富な実績を持つGluegnet Flowで貴社のシステム化を成功させるために全力でご支援させていただきますので、ぜひご相談ください。