その承認プロセスで、大丈夫？
内部統制の観点で気をつけるべきこと

内部統制とは企業活動を行ううえで従業員が遵守すべきルールを整備し、そのルールを守りつつ、業務を効率的に回す仕組みのことをいいます。金融庁は内部統制の目的として下記の4つをあげています。

本記事では、これらの4つの目的を達成するうえで重要な業務「承認プロセス」について解説していきます。

承認プロセスとは、どの役職者がどの権限で何を承認するかを定めた一定のルールです。具体的には、有給休暇の取得や備品の発注などの社内手続きや、稟議の申請に関するルールです。主に費用が発生するような申請では、定められたフローに従って上司や決裁権者による承認が行われます。

この承認フローは金額や内容によって、申請に関わる部署や人数に違いがあり、企業によっては独自のルールを設けている場合もあるでしょう。承認が必要な申請が増えればそれだけ管理する対象も増えるため、管理部門の負荷も増加しがちです。

ここからは内部統制の観点で見た、承認プロセスのチェックポイントについて解説します。

の5点について見ていきます。

承認プロセスで重要なのが、いつ誰がどの処理を行ったのかという証跡を残すことです。仮にその申請をきっかけに何かトラブルが起こった場合、証跡をもとに誰が処理をしたかを調べる必要があります。

紙ベースの申請の場合では、ハンコを使って承認を示すことがありますが、時間まで記録しているケースは少ないのではないでしょうか。また否認や差し戻しといった場合でも証跡を残しておくことが重要です。

前述した証跡ですが、後から改ざんができないようにしなければなりません。もし改ざんができる仕組みになっていれば、不祥事を起こした人間が証拠を隠すために書き換えることができてしまいます。また、タイムリーに証跡を残すことも重要です。後から記憶をたどって書面に残す方法だと、記憶違いなどで正しい情報を残せないことが懸念されます。

ずさんな承認処理には大きく分けて2つのことが考えられます。1つは、別の人間によるなりすましです。ハンコによる承認の場合、上司の指示があってもなくてもハンコさえあれば誰でも押せてしまいます。別の人間の名前で処理ができる仕組みは排除しなければなりません。もう1つは、決められた承認フローが守られないことです。正しいフローで処理されているかを確認できる仕組みが求められます。

承認プロセスで生じた証跡や、実行された業務や取引を後から追跡できる仕組みが必要です。紙の申請書をファイルに綴じていく方法もありますが、これだと何かがあったときに探し出すのに時間がかかってしまいます。ただ記録を残すだけでなく、残した記録を効率的に追跡できる仕組みが必要です。

実際に行われた申請処理や、それに伴う証跡が記録されますが、それらのデータ消失の危険性がないかチェックする必要があります。紙ベースの管理であれば、どのような場所で保管するかが重要ですし、電子データで行う場合はバックアップ処理などを考える必要があります。

ここからは、上記チェックポイントに対応するためにどのような方法があるかを、メリット・デメリットを含めて紹介します。

人力で取り組むとは、定めたルール・規定に準拠し承認プロセスが行われているか、チェックシート等を用いながら、人手をかけて内部統制することを意味します。人力で取り組んだ場合、アプリケーションやシステムを導入する必要がないため、初期投資はかからず、従来通りに行います。

ただし承認プロセスの種類や件数が増えてくると、人力による取り組みには限界がくるでしょう。証跡を残すのに時間がかかってしまったり、書類をファイルに綴じて保管するといった業務が増えてしまいます。そのため、本業を圧迫してしまい従業員の生産性を悪くしてしまうこともあるでしょう。

システムを用いて取り組むメリットは、効率化が図れるというものです。証跡を残すにしても、わざわざ担当者が処理を行わなくてもシステム側が自動で対応してくれます。また電子データで保管されるため場所をとることもありません。さらに検索機能がついていることが多いので、後から追跡するのも簡単です。

ただし、システムを導入する費用や従業員に使用方法を教育するコストが発生するため、計画的に導入していくことが求められます。

人力で取り組む方法と、システムを用いて取り組む方法について紹介しました。ここからは承認プロセスを効率的に内部統制に沿った形にするために、ワークフローシステムをおすすめする理由について解説します。

紙やメールベースの承認プロセスで、承認や差し戻しといったアクションの度に証跡を残すのは困難です。いくらルールを決めたとしても、人の手が絡む以上ミスも発生してしまいます。

ワークフローシステムであれば、わざわざ設定をしなくても自動で証跡を残すことができます。管理部門や担当者が新しい承認プロセスを構築しても、証跡に関して気にする必要はありません。また残された証跡を検索するシステムもあるので、後から追跡する場合にも便利です。

ワークフローシステムを利用する場合は、IDとパスワードを使ってログインをする必要があります。そのためハンコのように誰かの代わりに処理をするのは困難です。また、記録された証跡は一般ユーザーの目の届かない所に保管されるため、改ざんされようがありません。

ここまでワークフローシステムが承認プロセスの整備に役に立つ理由を解説しました。ここからは、ワークフローシステムのなかでも内部統制に沿ったプロセス整備に役立つ「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」について紹介します。

複雑な承認プロセスが簡単に設定可能

申請内容によっては、承認プロセスが複雑になる場合があります。例えば、複数人が合議をして認否を決定したり、多数決で決定される場合もあるでしょう。また、この条件であればスキップをするという場合も考えられます。

Gluegent Flowであれば、プログラミングの知識がなくてもこれらの複雑な承認プロセスを設定可能です。これまでのメールや紙ベースで行ってきた承認プロセスをワークフロー上で設定できるので、社内ルールを変更せずにシステム化できます。

簡単に可視化できる

Gluegent Flowには可視化をサポートするデータの出力機能が豊富に備わっています。データ1件ごとの出力ができたり、検索キーワードや担当者を指定して検索した結果の一覧を出力することもできます。また特定のタイミングで、ExcelやGoogleスプレッドシートに情報を出力することも可能です。

内部統制に沿った承認プロセスを整備するためのポイントや、具体的な方法についてご紹介しました。内部統制に沿った形にするためには、人力ではかなり困難であることがご理解頂けたのではないでしょうか。一方で、ワークフローシステムの有効性は理解できたけど、どのように進めればいいかわからないという方もいらっしゃるでしょう。

そのような方は、弊社が提供している「WEB完結できる！社内手続き電子化の進め方」をご覧ください。また具体的に進めていきたいとお考えの方は、内部統制に沿った承認プロセスに関わった実績が豊富な弊社まで、ぜひお気軽にお問い合わせください。