【脱・手作業と個別開発】経費精算から契約まで、バラバラなシステム連携のムダを解消する「二重入力ゼロ」ワークフロー
- グルージェントフロー
- 効率化
- 業務改善
DX推進でシステム導入が進むほど、逆に「システム間の分断」という新たな課題に直面していませんか？
- 経費精算：申請書作成はAシステム、承認はBシステム、会計へのデータ転記は手作業...。
- 契約・稟議：稟議の承認はワークフローシステム、契約書作成・締結は電子契約システムで二重入力・二重管理が発生。
- データ連携：システム間の連携ツールを個別で開発・保守する手間とコストが発生。
システムが増えるたびに、担当者様は「手作業によるデータ転記」や「二重入力」に追われ、ミスや漏れのリスクも増大。システム管理部門様は、「連携ツールの開発やメンテナンス」という重い負担を抱えています。
この「システム間の分断」こそ、業務効率を低下させ、IT部門の負担を増大させている真のボトルネックです。
目次
その課題、外部システム連携に強いワークフローシステム「グルージェントフロー」が解決します
グルージェントフローは、「システム間の連携」の適正化に寄与するワークフローシステムです。異なるシステム間で発生する「二重入力・二重管理」や「手作業によるデータ転記」を解消し、業務の一気通貫と効率化を実現します。
グルージェントフローが実現する４つの変革
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変革 |
具体的なメリット（想定読者の課題解決） |
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1. データ連携の自動化と一気通貫 |
複数のシステムをまたぐデータは、ExcelやCSVに自動で加工。申請されたデータの転記をなくし、他システムへの取り込みを容易にします。手作業による転記や、連携のための個別開発・保守のコストが不要になります。 |
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2. 二重管理の解消 |
グルージェントフローは電子契約システムなどと連携。決裁内容や添付ファイルをシームレスに連携します。申請者の入力負担と管理部門の二重管理の手間を大幅に削減します。 |
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3. 承認プロセスのシンプル化 |
経費精算や契約稟議など、全ての申請・承認が共通の操作画面と承認フローで完結。申請者・承認者が複数のシステムを行き来する手間がなくなり、業務効率が向上します。 |
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4. ガバナンスと内部統制の強化 |
承認ルートや規定（経費規定、契約締結ルールなど）をシステム全体で強制適用。抜け漏れなくコンプライアンスを強化し、不正の防止にも貢献します。 |
【具体的な連携例】交通費精算と電子契約の手間を削減
例1：交通費精算の「入力と申請」を1画面で完結
交通費精算は、別システムでの経路検索結果をワークフローに転記するなど、二重入力が発生しやすい業務です。
グルージェントフローなら...
- 帳票右側の入力フォームから、路線検索サービスを直接呼び出し。
- 利用路線と交通費をポップアップ画面に入力するだけで、帳票に自動反映。
- 申請経路確認後、申請ボタンを押すだけで申請が完了。
申請者は、一つの画面内で経路検索・入力・申請を完結でき、転記ミスもゼロになります。
例2：契約書起案から締結・ファイル管理までをシームレスに
契約の起案・承認と、電子契約システムでの締結が分断されていると、ファイル添付や通知に手間がかかります。
グルージェントフローなら...
- グルージェントフローで契約内容の起案・確認・押印決裁までを処理。
- 承認・決裁完了後クラウドサイン、docusign、GMOサインなど、利用中の電子契約システムへ自動通知。
- 同時に契約書のファイルデータもシームレスに受け渡し。
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申請・承認・契約締結・連携履歴までが一元管理されるため、処理の追跡とファイル管理の効率化が飛躍的に向上します。
例3：基幹システムのデータ連携をスムーズに
基幹システムの登録データを稟議の元データとして使用したり、逆に稟議決裁されたデータを基幹システムに取り込みたいというニーズは多く聞かれます。
グルージェントフローなら...
1.基幹システムからお客様のローカル環境に出力されたCSVを自動でクラウド環境にアップ。
2.アップされたデータは、「マスターデータ」としてグルージェントフローでの申請に利用可能。
3.決裁データをCSV形式で自動出力
これを実現するのは「Gluegent Bridge」という、グルージェントフローとは別のツールです。しかしながらグルージェントフローのビジネスプラン、プレミアムプランの方は追加費用なく利用可能です。特別なツールを開発することなく、システム間のデータ連携を実現します。
まとめ
業務の効率化やデータ基盤の整備のためにシステム導入をしているのに管理工数ばかりが増えて当初の目的を達成できずに苦労されている方や、システム連携の課題を根本から解決したいとお考えのシステム導入ご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。グルージェントフローを使ってどのような連携ができるか、長期的な運用を見据えたご提案をさせていただきます。
