もう迷わない！
SharePoint承認ワークフローの最適解

Microsoft365（Office 365 ）の導入を検討し、申請や稟議書の電子化を進める際に、最初に悩むのはワークフローシステムの選定ではないでしょうか。特定のシステムに付属する承認フロー機能を利用する場合もありますが、専用のワークフローシステムを導入する方が適している場合もあります。

例えば、営業部のみで使用している顧客管理システムにワークフロー機能が付いている場合がその一例です。この場合、営業部内で完結するのであれば、顧客管理システムのワークフロー機能を利用するのが一つの選択肢となります。

しかし、他の部署との連携が必要な場合や、ユーザー情報のメンテナンスが不十分な場合には、専用のワークフローシステムを導入する方がスムーズに進むかもしれません。

なお前提として、 従来のSharePoint ワークフロー（SharePoint 2010／2013 ワークフロー）はすでに段階的に廃止が進んでおり 、現在はPower Automateを前提とした設計が求められています。
そのため「これまでと同じ感覚でSharePointワークフローを使い続けられる」と考えるのは注意が必要です。

Microsoft SharePointに関する悩み

まずは、SharePoint承認ワークフローを活用する場合と、新たにワークフローシステムを導入する場合とのメリット、デメリットを整理してみましょう。

SharePointのデメリット

SharePointを使うことによるデメリットは、多機能ゆえのわかりにくさだと言っていいでしょう。
SharePointの承認ワークフローはPower Automateの設定も必要ですが、専門的な知識が必要なため、フル活用するには情報システム部門の負荷が大きくなります。

また、ワークフロー機能については 仕様変更や提供形態の変化が起こりやすく、長期運用を前提とした設計が難しい点も考慮が必要です。

SharePointのデメリットを避けるために新しくワークフローシステムを導入すれば、SharePointのメリットを捨てることになり、同時にワークフローシステムのデメリットを引き受けることになります。
弊社がご提供する グルージェントフロー は、Microsoft 365 と連携してSharePointとワークフローシステムのいいとこどりができるサービスです。

グルージェントフロー を使ってワークフローを電子化するメリットは、「わかりやすさ」にあります。ユーザーにとってわかりやすいだけではなく、管理者にとっても導入、管理しやすいのが特長と言えます。

• 氏名や所属部署、上司の情報などをMicrosoft 365 と連携できるため、個別にユーザー情報を管理する必要がない
• これまで通りMicrosoft 365 のユーザー情報だけを管理していれば、グルージェントフロー でも同じID基盤を使ってワークフローを利用できる
• 同じID基盤を使うことで、Microsoft 365 と同じID／パスワードで利用できるため、新たにIDやパスワードを覚える必要がない

申請フォームのレイアウトは、Excelで作成したテンプレートをコピー＆ペーストして作成することができます。見た目を紙そっくりに再現できるため、利用者の抵抗も少なくて済みます。

▶Excelテンプレートの稟議書や申請書をワークフローシステムに反映させる方法

モバイルアプリが用意されていることにも注目です。新しい申請が提出されたとき、上司から差し戻しがあったときなど、アクションが必要なときにはスマートフォン画面に通知が届きます。SharePointにもモバイルアプリは用意されていますが、統合型ソフトウェアなので通知の中からアクションが必要なものを見分ける必要があります。
グルージェントフロー はワークフローに特化しているので、通知が来たら承認や再提出のアクションが必要だとわかりやすく、見逃しを防ぐことにつながります。

► ワークフローの電子化はモバイル活用でスムーズに