これで解決！ワークフローシステムの基本と選び方

ワークフローシステムとは、業務プロセスを円滑に進めるためのシステムです。申請内容を記入する「申請フォーム」と、承認までの流れ（ルート）を定める「承認フロー」で構成され、申請や承認情報をデータとして管理し保存が可能。紛失リスクを無くし、検索の手間を削減可能。申請者・承認者双方にとって効率的なツールです。

▶ 「ワークフローシステム」とは？意味やシステム導入のメリット

ワークフローシステムは業務プロセスを効率化し、書類の紛失防止など多くの利点があります。主なメリットを紹介します。

1．申請・承認の迅速化

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁を効率化し、業務時間を削減します。氏名や部署の自動入力、承認依頼の自動通知・催促機能を搭載。さらにサービスによっては、生成AIによる申請内容の要約や検索支援機能を提供しており、スピーディな承認を実現します。

2．業務プロセスの見える化

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁の流れを可視化し、関係者が業務プロセスを把握しやすくします。申請の進捗もリアルタイムで確認でき、承認や決裁に要する時間を推測しやすくなります。承認依頼の書類として埋もれる可能性も少なく、業務の停滞も防げます。

▶ ワークフローで業務プロセスを可視化する

ワークフローシステムは電子データでやりとりされるため、紙の出力や保管が不要になり、コスト削減にもつながります。紛失や破損のリスクもなく、スマートフォン対応のシステムなら紙が使えない環境でも申請や承認が可能。さらに、申請データを簡単に検索でき、監査時もスムーズに対応できます。

ワークフローシステムなら、自分のパソコンから申請・承認が可能。承認後は自動で次の担当者に送られ、手渡しや押印の手間が不要です。外出先やリモートワークでも対応でき、サービスによっては催促やアラートを自動で送る機能も備わっており、通知の手間も削減できます。

▶社内決裁を電子化するメリット

ワークフローシステムでは、承認者の指摘や合議の内容をコメントとして記録可能。紙の書類では残らない情報も蓄積・共有でき、次回の申請時に参考になります。これにより業務の効率化と申請書の品質向上を実現します。

ワークフローシステムは「誰がいつ何をしたか」の履歴を蓄積します。不正や改ざんを防止し、証跡や決裁情報が可視化されるため、監査対応やコンプライアンス強化にも有効です。社内稟議プロセスと稟議に関するデータを一元管理でき、内部統制を強化できます。

▶ワークフローシステムを導入して内部統制強化できる理由

ワークフローとは、業務（Work）がどのように進むかという流れ（Flow）を指します。簡単に言えば、仕事を完了させるための「手順」や「関係者がどのように関わるか」を示したものです。企業によっては業務プロセスや業務フローと呼ぶこともあります。

広義のワークフローとは

広い意味でのワークフローは、業務の一連の流れを指します。例えば製造業では、「原材料手配 → 加工 → 検査 → 完成」 といった工程や、検査業務における 「検査申請 → 検査実施 → 責任者承認」 という流れも、ワークフローの一例です。

狭義のワークフローとは

日本のビジネスシーンでは、ワークフローは社内稟議を指すことが多く、一般的には申請・承認の流れ を示します。例えば、休暇申請や購入申請など、社内規定やルールに沿って書類を提出し、承認・決裁を受けるプロセスがこれに当たります。

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▶教えて！グルー先生！第一回「ワークフローって何ですか？」

ワークフローシステムは、業務の効率化や内部統制の強化を実現する重要なツールです。しかし、多くの選択肢がある中で、自社に最適なシステムを選ぶには、どのような点に注目すればよいのでしょうか？ ここでは、導入時に押さえておくべき5つのポイントを詳しく解説します。

1．機能面｜業務に合った柔軟性と拡張性があるか

ワークフローシステムの基本機能は、申請・承認・決裁業務を遂行できることですが、それだけでは十分とは言えません。特に以下の点を確認しましょう。

・柔軟なフロー設定：複数の承認ルートや条件分岐が可能か
・自動処理機能：自動通知や催促、申請データを用いた自動帳票作成が可能か

・過去データの検索性：申請履歴や過去データを簡単に検索や抽出できるか

自社の業務フローにフィットする柔軟性を持ったシステムを選ぶことが重要です。

2．操作性｜誰でも簡単に使えるか

優れたシステムでも、使いにくければ現場に浸透しません。以下のポイントをチェックしましょう。

・ 直感的なUI/UX：従業員や管理者、双方ともに簡単に操作できるか
・ モバイル対応：スマートフォンやタブレットから申請・承認が可能か
・ カンタン設計：専門知識がなくても承認フローや申請フォームを作成・変更できるか

特に、現場の従業員や役員メンバーがストレスなく使えることが、定着のカギとなります。

3．連携性｜既存システムとスムーズに統合できるか

ワークフローシステム単体ではなく、他のシステムと連携できるかも重要なポイントです。

・ グループウェアとの連携：Microsoft 365、Google Workspaceなどと連携できるか
・ 外部クラウドサービスとの接続：Slack、Chatwork、Teamsなどの通知機能を活用できるか
・ API対応：自社の業務システムとのデータ連携が可能か

システム間でデータをスムーズにやり取りできると、業務効率が大幅に向上します。

4．サポート面｜導入後の支援体制が整っているか

システムを導入して終わりではなく、運用時の相談や疑問に応えるサポートがあるかも重要です。

・ 導入支援：初期設定の支援やレクチャーサポートが提供されるか
・ サポート体制：チケット制か否か、サポート窓口の充実度（電話・チャット・メール対応など）
・ マニュアル・FAQの充実度：自己解決できるマニュアルやナレッジの提供はあるか

運用開始後のサポートが弱いと、従業員からの追加要望に応えられずトラブルになることがあるため、事前に確認が必要です。

5．コスト｜総コストを把握する

ワークフローシステムの価格は、初期費用・月額費用に加え、オプション費がかかるケースもあり、注意が必要です。また、運用時の社内工数も留意しましょう。

・基本料金：初期費用や月額費用の体系（ユーザー課金・固定料金など）
・ 追加費用：機能追加や設定代行などのオプション費用
・ 運用工数：管理者の負担や運用にかかる手間・時間

必ず見積を取得しましょう。価格だけで選ぶのではなく、運用工数も考慮し選定しましょう。

ワークフローシステムGluegent Flowは、直感的な操作性と、生成AIなど最新技術を用いた便利な機能を兼ね備え、申請・承認業務を迅速化するクラウドワークフローシステムです。以下にて、特長7点を紹介します。

1. 柔軟な承認ルート設定が可能

2. 申請フォームをかんたん作成

3.人に寄り添うAIで、申請・承認を時短

4. スマートフォン対応でどこでも承認可能

5. ファイル添付機能で稟議書のやり取りがスムーズ

6. Google Workspace & Microsoft 365とシームレスに連携

7.導入から運用まで安心のサポート体制

ワークフローシステムの導入により、業務効率化・コスト削減・承認スピード向上 が実現できます。しかし、システム選定を誤ると逆に業務負担が増えることもあります。Gluegent Flowなら、柔軟な承認ルート設計・生成AIによる時短・スマホ対応・強力な外部連携・手厚いサポート により、スムーズな導入と運用が可能です。ワークフローの導入をご検討の方は、ぜひGluegent Flowをご活用ください。