承認データのExcelコピペはやめませんか？
いつもの台帳を活かして一元管理を自動化する方法
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社内のさまざまな稟議、経費精算、各種届出。全社で発生する申請・承認データは、可能な限り一元管理したいですよね。しかし、現実には多くの企業が次のような悩みを抱えています。
- 社内稟議に関する情報（申請・承認データ）が1か所に集約されておらず、過去の情報を検索・分析するのに時間がかかる。
- 社内稟議に関する情報（申請・承認データ）を、既存の管理台帳と合わせて1つのファイルで一元管理しようすると、結局、誰かが手作業で申請・承認データを転記しなければならない。
社内稟議書を電子化し、ワークフローシステムを導入したとしても「一元管理するための転記作業」が残る場合があります。本記事では、その根本的な原因と「転記作業をなくし、かつ一元管理を実現できる」シンプルで簡単な方法を解説します。
目次
なぜ難しい？ 従来のシステム導入で一元管理がつまずく理由
多くのワークフローシステムにおいて、いまの進捗状況を画面上で確認することは可能です（標準機能として備わっています）しかし、承認・決裁が下りた次のステップとして、申請・承認データを集めて一元管理しようと試みても、従来のシステムでは簡単に実現できないケースがよくあります。手作業が残ってしまうのは、決して現場のITスキルが不足しているからではありません。台帳ファイルとデータを連携させる仕組み自体に、高いハードルが存在するためです。
一般的なシステムでデータを自動集約しようとすると、以下のような問題が発生しがちです。
- 追加コストの発生：システム同士をつなぐためのサービスの追加費用が必要になる。
- 専門知識の壁： データの自動集約を設定するために、専門的なプログラミング知識や複雑な記述が求められる。
その結果、大がかりなシステム改修を諦め、一元管理を人力で行おうとして「手作業での二重入力」が残ってしまいます。従業員の負担は減らず、転記ミスや入力漏れなどのリスクを抱えたまま、データを分析や予測に使用せざるを得ない状況が続いてしまうのです。
「いつものExcel」をそのまま活かす自動化という選択肢
ワークフローシステムの中には、使い慣れたExcelを活かしたままデータの一元管理を自動化できるものもあります。
例えば、クラウドワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」の連携機能を活用すると、日常の承認操作を行うだけで、クラウド上の指定したExcelファイルへデータを自動で書き出すことができます。
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比較項目 |
一般的なワークフローシステム |
グルージェントフロー |
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申請データの一元管理 （台帳への自動蓄積） |
【高いハードル】 有料オプションの追加や、専門的なシステム連携の知識が必要。 |
【標準装備 ＋ ノーコード設定】 専門知識は不要。画面上で項目名を指定するだけで、指定したExcelへ自動集約。 |
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運用の手軽さ・柔軟性 |
社内ルールの変更や項目追加のたびに、外部システム会社への依頼や修正費用が発生。 |
管理項目の追加・変更はExcelファイルの編集で可能。運用の属人化を防ぎます。 |
【動作の仕組み：いつもの承認操作だけで台帳が完成】
一元管理のための高度な仕組みを自社で開発する必要はありません。日常の業務フローをそのままデータ資産へと変換します。
- ワークフローを操作する： 「申請」や「承認」など、指定したタイミングにボタンを押すだけで、指定したExcelファイルへのデータ転記が自動で行われます。
- 一行のデータとして自動追記： Excelの空いている最終行をシステムが自動で判別し、新しいデータを正しく書き込みます。
単なる「電子化」を超えた、生きた台帳の構築
ワークフローを用いながら一元管理したいのは、「いつ誰が申請して、承認したか」という情報だけではなく、その申請に紐づく「資産や業務に関する情報」を網羅したいのではないでしょうか。
例えば、「PCやスマートフォンなど、電子機器のレンタル申請」を挙げてみましょう。
一般的なワークフローでは、「申請 ➡ 手配 ➡ 引き渡し ➡ 返却」という手続きの流れとその証跡をデータとして取得できます。 しかし、実際の端末管理では以下のような情報も管理していませんか？
- 端末の基本情報： 機種名、管理番号、購入日、固定資産管理番号
- 詳細なスペック：OSのバージョン、搭載メモリなど
- 現在の状況： 誰に貸し出されているか、在庫はあるか
グルージェントフローの連携機能を使えば、ワークフロー側の「貸出」や「返却」の承認ボタンを押すことで、最新の貸出状況へと端末管理台帳を自動更新します。端末の基本情報やスペックと合わせて、端末台帳を作成でき、必要な項目を一覧で見れる一元管理を実現します。
無理なく始められる現場のためのワークフロー：グルージェントフロー
「社内にITに詳しい担当者がいないため、運用できるか不安」という方に寄り添うために設計している、当社のクラウドワークフロー「グルージェントフロー」をご紹介します。
既存のシステムや業務のやり方を根底から変える必要はありません。誰もが使い慣れた「いつものExcel」を活かしたまま、今日からでも手作業の撲滅をスタートできます。専門的なITスキルがなくても直感的に操作できるため、新しいシステムに漠然とした不安を抱える現場の方々にも、スムーズに受け入れていただけます。
「今の業務負担は減らしたいが、難しすぎるシステムは困る」。そんな課題を抱えていた多くの企業が、グルージェントフローによって無理のない業務の改善を実現しています。次章で、その具体的な声をご紹介します。
データの一元管理で変わる業務（導入企業の成功事例）
実際にデータの一元管理や自動集約を成功させた企業の事例をご紹介します。
ネクセラファーマ株式会社 様
既存の基幹システム等に手を入れる追加開発を避けるため、「自分の出力したいデータだけをExcelに出力できる機能」を活用し、システム間をつなぐハブとして利用しています。
S&D多摩ホールディングス 様
物品購入や販促施策の申請をデータ化することで集計や傾向把握ができるようになり、データをベースに経営に提言できるようになりました。
新中央航空株式会社 様
申請内容をExcelに自動記録。台帳の検索や照会が容易になり、業務負荷を大きく削減しました。
そのほかの事例は、以下の資料からもご覧いただけます。
よくあるご質問（FAQ）
「今の業務を変えずに本当に導入できるのか？」といった、よくある疑問にお答えします。
