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総務の台帳管理はワークフローシステムで省力化

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みなさんの職場では社内の備品や什器管理は総務の方が対応されているでしょうか。それらの備品や什器を購入・リースなどで取得する場合、また、取得した物品を所定の場所に設置したり従業員に貸し出したりする場合、どのように管理されているでしょうか。
おそらく、多くの組織では購入申請や稟議書を起票して取得の承認を得て、取得した後は管理台帳を作成して管理しているのではないかと思います。

取得前も取得後も同じ情報を転記したり、管理自体が大変と感じたことはありませんか。今回は、什器や備品の台帳管理を楽にする方法をご紹介します。

総務の台帳管理はワークフローシステムで省力化
　目次

ワークフローシステムから台帳を自動で作成する

日々の業務の中で、多くの情報が生まれています。既にワークフローを運用している企業であれば、そのデータをデジタル化するところまでは実現できていると言えます。しかし、その情報をうまく活用できているでしょうか。

ワークフロー導入後の問題
コピーして別のシステムに貼り付ければ、集計や分析に活用できる台帳ができあがります。
しかしそこに人の手を使っていては、紙の申請書を見てエクセルに打ち込んでいた時代とあまり変わりません。ワークフローを導入して業務を効率化した意味合いが半減してしまいます。
複数のシステムやファイルに同じ情報を何度も入力するのをやめたい、職場のDXを進めたい、そんな課題感を持っている方は、ワークフローシステムの一覧出力機能を使ってみてはいかがでしょうか。
弊社でご提供しているワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」は、Google Workspace やMicrosoft 365との連携機能が備わっています。そのうちのひとつが、申請したデータをGoogleスプレッドシートやExcelへ自動出力する機能です。
この機能を使用すれば、承認された申請の内容を指定したファイルに自動で出力することができます。出力のタイミングを複数設定できるため、調達部門が閲覧する購入台帳、経理が閲覧する資産管理台帳・総務が管理するレンタル備品管理表として活用することもできます。

ワークフローを使うだけで勝手に台帳に情報が追加されていきます

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Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelで台帳を作るメリット

Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelで台帳を作るメリットは、いくつもあります。

  • 最大のポイントは、先に書いた通りワークフローを回すだけで自動的に台帳に情報が追加されるということです。
  • 紙の情報を台帳作成のために転記したり、申請書と台帳に同じ情報を2度入力させる手間もありません。
  • 台帳はクラウド上で管理されるので、ファイルサーバー内で台帳が紛失したり、思わぬ人に見られたりすることもありません。
  • グループウェアの共有機能を使って、必要な人にだけ閲覧や編集の権限を持たせて安全に管理できます。

たとえば、こんな情報をスプレッドシートやExcelで管理できるようになります。

Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelを使った台帳管理の例
  • ① 物品購入申請から備品管理台帳を作成
  • ② 経費精算申請から交通費使用状況や社用車の利用状況を管理
  • ③ 予算管理台帳を作って承認すべきかどうか判断
  • ④ 営業日報から売上見込み管理台帳を作成
  • ⑤ コールセンターでの対応報告から問い合わせ履歴台帳を作成
  • ⑥ 稟議や契約書作成の申請から文書管理台帳を作成
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それぞれ個別の使い方について、具体的に見てみましょう。

Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelを使った台帳管理の例

① 物品購入申請から備品管理台帳を作成

PCの周辺機器や什器などオフィスで使うものの購入申請を、Gluegent Flowで行えます。申請が承認されたら、申請者が実際に購入して確認処理を行ないます。購入が確認されたら、品目や個数、購入金額、管理部署名などをスプレッドシートやExcelに自動出力しましょう。
  • ◆ 各部署にヒアリングしたり総務部が情報をとりまとめたりする手間をかけずに、備品棚卸しに使える備品管理台帳ができあがります。

② 経費精算申請から交通費使用状況や社用車の管理状況を管理

交通費などの経費精算にもGluegent Flowは使えます。この中から公共交通機関を使ったもの、社用車を使ったものをそれぞれスプレッドシートやExcelに出力してみましょう。公共交通機関を使った移動がどの程度あるのかを俯瞰できる情報が集まります。
  • ◆ オンラインミーティングの促進など働き方を効率化するためのヒントを得られるでしょう。

また、社用車を使った際の給油やオイル交換といった経費だけを、別のスプレッドシートやExcelに出力してみましょう。

  • ◆ 社用車の管理台帳として活用できるはずです。給油時に走行距離を記入するルールを設けるなどすれば、より役立つ情報をまとめられるでしょう。

③ 予算管理台帳を作って承認すべきかどうか判断

物品購入など支出を伴う申請を承認すべきかどうか、その判断に必要な大きな指標が予算です。当期予算にまだ余裕があるのか、それとも残り予算が少ないのか、それをひと目で確認出来るようにすれば、承認のスピードは高まるでしょう。

Gluegent Flowなら、スプレッドシートやExcelを使って予算消化度合いをチェックできます

具体的な方法は、弊社ブログ「「予算を確認してから承認したい！」を実現させてみました 」をご覧ください。こちらのブログでは最小限の項目しか入力していませんが、Gluegent Flowから出力する項目を増やしたり、スプレッドシートやExcelの計算機能を使ったりすれば、もっと詳細な情報を管理することもできるでしょう。
  • ◆ たとえば、予算期間の残り日数を元に予算消化のスピードを計算すれば、使いすぎているかどうかを判断する指標も得られます。

④ 営業日報から売上見込み管理台帳を作成

営業担当者が日々書いている営業日報をGluegent Flowに置き換え、案件ごとの確度や金額、営業の進捗状況などを書き込んでもらいましょう。上長が承認したら、確度の高い案件を抜き出して、スプレッドシートやExcelに自動出力しましょう。
こうしてできあがる売上見込み管理台帳を部署内で共有してみましょう。ミーティングの冒頭で各自が案件ごとの進捗状態を発表しなくとも、部署全体での売り上げ目標達成見込みがわかるようになります。
  • ◆ 情報共有にかかる時間を削減でき、打つべき施策に関する議論に時間を使えるようになります。

⑤ コールセンターでの対応報告から問い合わせ履歴台帳を作成

コールセンターで受電した顧客からの問い合わせ、クレームの報告にGluegent Flowを使ってみましょう。日報と同様に上長が内容を確認して承認すれば、その内容をスプレッドシートやExcelに出力します。過去の問い合わせ内容とそのときの対応履歴がまとまった、問い合わせ履歴台帳ができあがります。
  • ◆ 台帳にまとまった情報は今後の製品づくりに役立つだけではなく、コールセンターの品質向上にもつながります。過去の類似事案への対応を検索したり、同じ人からの過去の問い合わせを確認したりすれば、担当者が変わっても同じ品質の対応を担保できます。

⑥ 稟議や契約書作成の申請から文書管理台帳を作成

Gluegent Flowを活用することにより、申請書や稟議の内容を自動で出力することが可能になります。業務監査等で後で検索したり、決裁の履歴を一覧で可視化することもできるため内部統制の強化にもつながります。

まとめ

今回は、Gluegent Flowを例に、ワークフローシステムが稟議や申請だけでなくその後の業務プロセスの省力化にも活用できるシーンをご紹介しました。

ワークフローシステムによっては台帳作成が難しい場合もありますが、Gluegent Flowは簡単に設定、運用いただくことが可能です。業務の効率化、省力化を検討されている方はぜひお気軽にご相談ください。

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