書類削減だけにあらず！
ペーパーレス化からはじめる業務改善
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目次
ペーパーレス化は号令だけ？オフィスにまだまだあふれる書類
1990年代にPCが普及し、ペーパーレスという考え方が生まれました。2000年には電子署名及び認証業務に関する法律が成立し、紙への押印がなくても文書として認められることになりました。それから20年以上が過ぎて、紙はなくなったのでしょうか。
日本製紙連合会が発表した紙・板紙内需によると、日本における2020年の紙の消費量は約2,294万トン。
そのうちプリントやコピーに使われる印刷・情報用紙は約639万トン、新聞紙は約210万トンとなっています。今でも私たちは、オフィスで新聞紙の3倍以上の紙を消費しているのです。
ペーパーレス化の取り組みがまったく進んでいない訳ではありませんが、まだまだオフィスには紙の書類があふれているのが現状です。
印刷して回覧される書類、押印した契約書の原本、承認のハンコを押して回される稟議書に、会議のたびに印刷される資料。ペーパーレス化の足が止まってしまう理由はどこにあるのでしょうか。
ペーパーレス化できないオフィスの問題点
- オフィスを眺めてみると、書類をスキャンしてPDFデータで保存したり、押印した契約書をPDFデータにしてメールでやりとりしたりと、書類をデジタル化する取り組みは進んでいるように思えます。しかしよく考えてみれば、これらは一度紙に印刷された書類です。実は紙の消費を減らす効果は薄いのです。
- 押印された書類の原本を紙で保管しているという話もよく聞きます。これではデータの複製を作って二重に管理しているだけで、紙が減らないだけではなく管理の手間を増やすことにもなりかねません。
- 紙に印刷する理由のひとつに、情報へのアクションを記録する必要があるという背景があります。回覧した人のハンコ、承認した人のハンコ、修正の書き込みや署名などがそれに当たります。これらの操作も今ではオンラインで対応できるようになっていますが、そうしたシステムを導入せず紙に頼るオフィスが多くあります。
書類のペーパーレス化を進めるために役立つ3つの視点
今でも書類を紙に印刷する習慣が根強く残っているのは、それだけ紙が便利だからに他なりません。しかし、習慣的に印刷しているものや、なじんでいないだけでデジタル化した方が便利な場合もあるはずです。今後もペーパーレス化を推進し続けるために次のような視点を持ってみてはどうでしょうか。
- 必要なのは書類ではなくそこにある情報
印刷した書類を大切に大量に保管しているというのは、オフィスではごく当たり前の景色です。しかし大切なのは書類ではなく、そこに印刷されている情報です。そしてその情報の多くはWordやExcel、Googleドキュメントなどを使ってデジタルで作られています。印刷する必要があるかどうか、デジタルより紙の方が便利になるのかどうかを考え、可能な限りデジタルデータのまま扱い、保管することで紙の消費を減らすことができます。
- デジタルデータとして保管することのメリットを拡大する
ペーパーレス化のひとつのアプローチとして、紙の書類をスキャンしPDF化して保管するという手法があります。電子帳簿保存法により契約書や領収書をデジタルデータとして保管することが認められたこともあり、保管する紙の書類を減らすことに取り組んでいるオフィスもあるでしょう。保管スペースを削減し、管理を楽にできるメリットはありますが、情報の検索や活用など、デジタルならではのメリットを活かせません。紙をスキャンしただけのPDFでは、文書内の文字を検索することも、データとして活用することもできないからです。デジタルデータとして保管されていればデータを検索することもできるし、蓄積したデータを分析して業務に活かすこともできるようになります。
- 紙の良さを捨てずにデジタル化する方法を考える
電子署名及び認証業務に関する法律、電子帳簿保存法など環境が整っているにもかかわらず多くの書類が紙に印刷されているのは、先に述べた通り紙の方がアクションを取りやすく利便性が高いと考えられているからです。つまり紙の良さを理解し、その良さを取り入れながらデジタル化する方法を考えることが、ペーパーレス化を推進するカギのひとつとなるはずです。
Gluegent Flowを使って本当のペーパーレス化を進めよう
ペーパーレス化に役立つ視点を見てきましたが、社外の取引先とのやりとりをいきなりデジタル化するのはハードルが高いでしょう。それよりもペーパーレス化の次の一歩としてオススメしたいのが、ワークフローの導入です。
経費精算や物品購入の申請、各種稟議書など社内だけでやりとりする書類なので対外的な調整を考えることなくペーパーレス化を進められます。クラウドワークフローシステムであるGluegent Flowが、その一助となるでしょう。
| Gluegent Flowがペーパーレス化にもたらすメリット | ||
|---|---|---|
| 1 | 必要なのは書類ではなくそこにある情報 | 紙の書類を回覧するのではなくオンラインで申請や承認を行います。紙の書類のように場所に縛られず、PCやスマートフォンを使って手元で申請・承認が可能です。 |
| 2 | デジタルデータとして保管することのメリットを拡大する | Gluegent Flowを使って作られた申請や稟議はデジタルデータのまま保管されるので、過去の書類も簡単に検索したり、他のシステムと連携して蓄積した情報を活用したりすることができます。 |
| 3 | 紙の良さを捨てずにデジタル化する方法を考える | 紙で慣れ親しんだフォーマットをそのまま活かしてデジタル化することで、ワークフロー導入への抵抗感を減らし、紙の良さも残すことができます。 |
- プログラミングは不要で、画面上のマウス操作だけで、既存の申請書や稟議書と同じフォーマットを作ることができます。
- 紙の文化に根強く残るハンコさえも、デジタルで再現可能です。紙の文化を引き継ぐことで、ペーパーレス化のハードルを越えていけます。
- クラウド型なので、特定の部署だけで使い始めて社内全体に広げるなど、ステップバイステップでの導入も可能です。
書類を情報として扱い、デジタル化していくことで、
本当のペーパーレス化に向けて一歩を踏み出せるはずです。
書類のペーパーレス化は、データを活用した業務改善のスタート
CO2排出量削減やコスト削減が目的の場合、ペーパーレス化はそれだけで十分な効果を発揮します。しかし業務改善という観点から見れば、ペーパーレス化は手段のひとつでしかありません。ペーパーレス化を進めることで情報のデジタル化が実現され、業務の過程で生み出される多くの情報をさらに深く広く活用できるようになります。ペーパーレス化を進めることで、業務改善の素地を作ることができるのです。
たとえばGluegent Flowを使って物品購入申請をオンライン化すれば、どの部署がどのような品物をどれくらい買っているのか分析することができます。複数の部署で同じものを別々に買っていることがわかれば、まとめて注文することでコストを抑えられるかもしれません。
他システムとの連携も可能
Gluegent Flowが持つデータを活用するだけではなく、他のシステムが持つデータをGluegent Flowで活用することもできます。既に利用しているクラウドサービスに多くの情報が蓄積されている場合は、データソースとして既存クラウドを使えるのです。データ管理の手法を変えることなく、人による処理のプロセスだけをGluegent Flowが担うことで、蓄積したデータの活用も進みます。
Microsoft 365やGoogle WorkspaceとGluegent Flowを連携させれば、使い慣れたオフィスソフトを通して多くの情報活用ができるようになります。興味のある方は以下をご覧ください。ペーパーレス化を進めた先にあるデータ活用の未来が見えてくるでしょう。さあ、Gluegent Flowを使ってペーパーレス化を進めていきませんか。
