繰り返される定型業務は自動化、
省力化して業務を効率化しよう

一方で、業務効率化という観点から考えたとき、これらの定型業務の効率化から手をつけるのは効果的だと言えます。同じ作業を繰り返し行うのはITが得意な分野ですし、定期的に繰り返される作業から解放すれば、現場に効果を実感してもらいやすいからです。

定型業務とひと口に言っても、単純に自動化できるものとそうではないものがあります。大きな違いは、人間の判断が介在するかどうかにあります。どこかにあるデータを組み合わせて自動的に作れる書類であれば、システムで完全に自動化できます。
昨今はRPAで手軽に自動化できるようになっているので、システム同士を結合させるような大がかりな仕組みも不要になっています。

手間を減らすにはワークフローシステム

ワークフローシステムは、紙の申請書を電子化するためのツール

• 従来紙で作っていた書類を電子化できるので、手書きに比べて入力の手間を省けます。
• ワークフローシステムには申請・承認の機能があるので、あらかじめ書類ごとに回覧ルートを決めておくことができます。
• 「この書類は誰に確認してもらえばいいんだっけ」と悩んだり、その人のところに実際に書類を持っていったりという時間の無駄もなくなります。

ワークフローシステムのひとつであるGluegent Flowを使えば、定型業務の省力化をもっと大幅に進めることができます。
大きなポイントは、ノーコードで自由な入力フォームを作れること。既存のフォームを流用するだけではなく独自のフォームを作れるので、業務に即した画面を用意することができます。さらに、以下のような工夫も可能です。

書類を作る側だけではなく、確認する側の手間も大きく減らせます

• 自分が確認すべき書類が届いたら、メールなどで通知されます。受け取った書類がデスクの上で埋もれることはありません。
• オンラインでの処理なので、どこにいても承認できます。スマートフォンなどモバイルデバイスに対応しており、外出先で承認できるため業務にかかる時間を短縮できます。
• 情報をオンラインで扱うようになるので、どのステップまで処理が進んでいるのかが可視化されます。書類を追いかけて探さなくても、いま誰の処理を待っているのかひと目でわかります。

Google Workspaceと連携すれば、必要な情報をスプレッドシートに書き出してより一覧性の高い台帳を作ることも可能

さあ、Gluegent Flowを使って定型業務の負担を減らしていきましょう