業務プロセス改善のステップとは?
ツール導入やDXを目的としないための手順

多様化する働き方、今後やってくる人手不足に対応できる体質に

DX(デジタルトランスフォーメーション)に取り組むとき、デジタル化することや、ツールの導入そのものが目的だと勘違いしないでください
DXの効果を最大限にするためには、デジタルの側ではなく、トランスフォーメーションの側に軸足を置くことを心がけるといいでしょう。ツールはあくまで手段、道具であり、業務プロセスを変革、改善することをゴールと捉えるのです。

業務プロセスを改善する目的は、時代や業種により異なるでしょう。しかし日本企業に広く通用する課題もあります。
大きなものが、働き方の多様化と、人材不足への対応でしょう。この場所にいなければできない、この人でなければできないという制約をなくすことで働き方に柔軟性が生まれ、属人化からも解放されます。

業務プロセス改善の準備ステップでは作業の無駄や待ち時間に注目して、課題とゴールを設定

ツールの導入を念頭に置いてDXを考えると、そのツールでできることを業務にあてはめようとしてしまいがちです。一度ツールのことは忘れ、業務プロセス改善の準備から始めましょう。

業務プロセス改善の準備ステップ

  • 現状の業務プロセスを可視化し、全体を把握する
  • ECRSの考え方を用いて業務プロセスを見直し、課題を抽出する
  • 課題に優先順位をつけ、取り組むべき課題を絞り込む
  • ゴールを明確にするためKPI、KGIを設定する

準備の各ステップを通して注目したいのは、情報の動き

たとえば新しい受注が発生したとき、営業担当者はその情報をどこに書き込んで、誰と共有しているのか。その受注情報を、誰がいつ受け取るのか。情報の流れを追いかけてみましょう。情報がどのような形態で受け渡されるのかも、同時に注目したい点です。
  • 紙の発注書が使われているなら、その発注書が誰の手を経て、どこにたどりつき、最終的にどのように保管されるのか。全体を俯瞰できるよう可視化して、課題を見つけましょう

情報を扱う中で避けるべきことは、人手による重複入力や、紙など物理媒体を使うことによる待ち時間の発生

複数のシステムに入力すると手間がかかるだけではなく、入力ミスも発生しやすくなります。システム間を連携させることで、情報入力の回数を減らせないかと考えてみましょう。
  • 紙の書類で稟議を回したり情報を回覧したりすると、情報共有に待ち時間が発生します。電子化できるところは電子化し、順番が重要でないところは同報するなどすれば待ち時間をなくせます。

このような視点で課題を抽出したら、
実際にどこから順に改善に取り組むのか決める必要があります

課題に優先順位をつけ、予算や期間に合わせてまず取り組むべき課題を絞り込みましょう。それぞれの課題について、何がどのようになったら達成とするのか、ゴールも決めましょう。
  • 改善の取り組みは無限に続けられますが、予算と時間は有限です。どこまでの範囲で、何を達成したら成功なのか、客観的に判断できるKPI、KGIを設定しておくといいでしょう。

業務プロセス改善の実施段階においても、すぐにツール導入に走らない

準備が整ったら、具体的な実行手法に落とし込んでいきます。ここでも、いきなりツール導入を検討するのではなく、準備ステップで見つけた課題を解決する方法をまずは検討しましょう。

課題を解決する方法をまずは検討

また、このステップではECRS(排除、統合、再構成、簡素化)の原則を活用するといいでしょう。ECRSの原則とは、Eliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字を取ったもので、生産現場の業務改善手法として使われているものです。
無駄な業務を排除し、似た業務を統合し、業務の順序を見直し、簡素化できる業務は簡素化することで業務プロセスを改善することができます。

ECRSの原則

E
 排除(Eliminate)
慣習的に行なわれている資料作りなど、業務の無駄を見つけて排除します。
C
 統合(Combine)
別々の部署でほとんど同じ情報をシステムに入力するなど、似た業務を見つけて統合
R
再構成(Rearrange)
順番を入れ替えることで効率化できる業務を見つけ、適切な順番に正します。
S
簡素化(Simplify)
紙の書類の整理など、手間と時間がかかる業務をデジタル化するなど、簡素化します。
たとえば
情報共有のために日報を書かせて、定例会議で発表しあっているとします。それをそのままオンライン会議にしても、会議に時間が使われることに変わりはなく、無駄をなくせたとは言えません。
  • 会議そのものが無駄ではないか
  • 似たような情報共有が他でも行われていないか
  • 会議実施のタイミングは妥当か
  • より簡素な情報共有で代えられないか
こうした検討の中でオンライン化、電子化が有効であるとわかった場合、初めてツールの選定に乗り出しましょう

ひとつのツールですべての業務プロセスをカバーするのではなく、目的達成できるツールを組みあわせる

ツール選定に当たっては、組み合わせた際の全体的な効果を考えるといいでしょう。目的をすべてカバーする製品に出会える可能性は、あまり高くありません。全体をひとつの製品でカバーすることにこだわりすぎると、不必要に多機能な製品を導入してしまうことにつながりかねません。複雑なシステムを使いこなせない従業員が出てきたり、不要に高いコストを負担したりと悪影響をもたらす恐れもあります。

選定のポイント

それよりも、業務の電子化を広くカバーできるグループウェアのような製品と、それを補うワークフローなど機能特化の製品を組み合わせて導入するのが現実的です。製品を導入するほどではないけれど自動化したい業務については、RPAツールという選択肢もあります。組み合わせて利用した場合のイメージを考えながら、ツールを選びましょう。

導入にあたって

導入するツールが決まったら、社内に周知し、新しいツールの使い方を説明し、実際に導入します。ここで重要なのは、以前より面倒くさいと思わせないことです。実際には作業負担が減るはずであっても、慣れたやり方から変わるときには抵抗感を持つものです。特にITリテラシーにばらつきがある職場では、移行期間を設けたり、社内向けのマニュアルを作ったり勉強会を実施したりすることも検討しましょう。

情報の流れをシンプルにして業務プロセス改善を支えるのは、Gluegent Flow

業務プロセス改善の取り組み全体において重要な情報の流れの可視化・最適化。それを達成するために効果的なツールのひとつが、クラウドワークフローシステムです。
Gluegent FlowはGoogle Workspace やMicrosoft 365、その他のグループウェアと連携できるので、申請決裁だけではなくデータ活用にもつなげられる製品です。承認をトリガーに他の製品に情報を受け渡すこともできるので、複数のシステムを連携させた業務環境において、大きな力を発揮します。
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