クラウドで業務を効率化 Gluegent Flow

申請・承認業務(ワークフロー)の
実態とワークフロー導入メリット

今、なぜクラウド型ワークフローなのか?調査から見えた申請・承認のあるべき形

図1

申請・承認・決裁といった一連の ワークフローは組織運営に欠かせません。旅費の精算、取引先に見積を提出する前の上司承認、休暇届など、あらゆる場面でワークフローが必要です。
しかし、弊社が行った「申請・承認業務(ワークフロー)の実態調査」(2016年1月)では、営業申請や稟議申請、経費申請など、ビジネスの推進に不可欠な承認申請をよく行っている方の50%以上が、ワークフローに課題や不満を感じているという結果になりました。
この調査で明らかになったワークフローの実態をご紹介しながら、昨今のビジネス環境に照らし合わせて、今、ワークフローはどのようにあるべきかを考えます。

1.調査からわかった申請・承認業務(ワークフロー)の実態

図2は、課題や不満を持っている具体的な項目として特に多かった2つを抜粋したものです。「申請から承認まで時間が掛かる」ことが不満のトップになりました。

図2

申請・承認業務(ワークフロー)の課題その1 「承認が遅い」→競争力低下

65%もの人が、承認が下りるまでに時間が掛かることに不満を感じていると回答しています。ワークフローの遅れは意思決定のスピードを鈍らせ、競争力の低下を招きます。「先方がすぐに返答を欲しがっているのに、自社の承認が遅いせいで交渉がまとまらなかった」など、実際にワークフローの遅さが妨げとなり折衝に失敗した事例もありました。

ワークフローの停滞理由として、決裁権を持つ上司の不在が挙げられています。上司が出張先や外出先で承認できないために、ワークフローが滞ってしまう現状があるようです。

近年ではBCP(事業継続計画)や人材確保の観点から、在宅勤務やモバイルワークなど場所や時間に捉われない働き方に注目が集まっています。総務省もテレワークの普及促進に取り組んでおり、この傾向は今後さらに高まっていくと考えられます。これからの時代、ワークフローの仕組みもワークスタイルの変革に沿ったものに変えていくべきでしょう。

申請・承認業務(ワークフロー)の課題その2 「申請が面倒」→生産性悪化

そもそも承認申請が面倒だと感じている方も多いようです。その要因は2つに大別できます。
一つは「書き方が難しい」「申請内容によって承認方法が異なり、覚えられない」など、ワークフローの手順が複雑でわかりにくいことです。これは、ミスなども誘発されやすい環境だと言えます。複雑なワークフローは、差し戻しや承認の遅れが起きやすく、とても非効率です。

もう一つは申請・承認システムの複雑さです。「別システムへのログインが面倒」「IDとパスワードの管理が大変」「システムのレスポンスが悪く、かえって時間が掛かるようになった」など、システムの操作性が煩わしさを生んでいることが伺えます。先にご紹介した調査結果のグラフ(図2)でも、不満を持つ項目として「システムの操作性」を挙げた方は50%に及んでいます。

ビジネスを取り巻く環境が加速度的に変わり、競争が激しさを増す中、生産性の向上は企業にとって死活問題です。日常的に使うワークフローはできるだけシンプルでわかりやすく、間違えにくいものであるべきでしょう。
また、システムの使い勝手も生産性を左右する重要なポイントです。いつも使っているシステムと連携して簡単に使え、レスポンスが良いワークフローシステムなら、余計な煩わしさを感じることは無いでしょう。

申請・承認業務(ワークフロー)の課題 その3 「進捗状況が確認できない」→トラブル頻発

「どこかで止まっていても気づけない」「いつのまにか否認されていた」など、ワークフローが適切に管理できていない実態も明らかになりました。申請が見逃されたり、忘れて放置されたりして、期日までに承認されないなどのトラブルもしばしば起きているようです。

背景には、そもそもシステムを導入していない、システムを導入したが自社にマッチした管理機能がなかったなど、システム面の課題があります。紙でワークフローを行っている企業や、ExcelやWordのファイルをメールに添付して申請・承認を行っている企業では、ワークフローの管理に多くの手間が掛かります。その割に検索性が低く、過去の事例がナレッジとして活かせないという問題も発生します。

特に、営業や稟議関連の申請を紙やメールで行っている場合、課題や不満を感じている割合が他に比べて高いという結果が出ています。図3からも、「手書き」や「エクセルなどのファイルやメール」で営業申請を行っている人のうち約60%の人が課題や不満を感じていることが読み取れます。

図3

コンプライアンス順守が叫ばれ、企業の不祥事に対する目は厳しくなっています。ワークフローの適正な管理は、トラブルや不正を未然に防ぎ、健全に業務運用することに繋がります。しかし、ワークフローは直接利益を生むわけではないので、その管理に多くの時間や労力を使うことは現実的ではありません。
解決策は、タスクの進捗状況やボリュームが適切に可視化され、特別な注意を払わなくても滞留が起きない仕組み、すなわちワークフローシステムの導入です。なかでも、最も適しているのがクラウド型ワークフローシステムです。

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2.クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムの導入により、承認申請の様々な不便が解消され、効率化や経営改革に繋がります。

メリット

●クラウド型ワークフローシステムの導入でスピーディな承認とワークスタイル変革を実現

クラウド型ワークフローシステムを取り入れたことが、承認スピードの圧倒的な短縮と、社員のワークスタイルの変革に繋がった事例があります。関西地方で看板の制作や施工を請け負う、ある広告会社の例です。60名ほどいる社員の大半が営業職で、定例会議の月曜日だけ出社。それ以外の日は取引先への直行・直帰が基本です。ワークフローが必要になる機会は、見積や出張経費精算など頻繁にあります。

クラウド型ワークフローシステムを導入する前は、紙でワークフローを回していました。週1回の出社日に全員が一週間分をまとめて申請。承認もまとめて行うことになるので上司も大変です。決裁は早くても翌週で、時には2週間以上掛かることもありました。しかし、Google Appsと同時に、クラウド型ワークフローシステムである「Gluegent Flow」を導入。スマートフォンも全員に支給したところ、いつでもどこでもワークフローシステムを使えるようになり、承認までのスピードが数時間ほどに短縮されました。

 
クラウド型ワークフローシステム導入前(紙)
クラウド型ワークフローシステム導入後(スマートフォン)
申請のタイミング
週1回の出社日に
全員が一週間分まとめて申請。
移動中や、打合せの合間など
必要な時にいつでも。
承認のタイミング
週1回の出社日に
全員分を一気に承認。
移動中や、打合せの合間など
気づいたときにすぐ。
申請から承認まで
(最短)
1週間
数時間
申請から承認まで
(最長)
2週間以上。
経路に入っている上司が休暇や急用で出社しない場合など。
1日。
余程のことが無い限り、翌日には承認されている。
顧客への見積回答
1週間後に回答できれば早い方。
申請や承認が遅れれば、
その分遅れていた。
当日中または翌日。
待たせることがほとんどないので
商談がスムーズに進むようになった。
その他
急ぐ場合は上司に電話を掛けて承認を依頼し、申請・承認のために会社に戻る必要があった。
申請や承認のために会社に戻ることは無くなった。

社員達は、ワークフロー業務のために会社に戻る必要がなくなって働きやすくなったと話しているそうです。クラウド型ワークフローシステムを導入したことで、顧客対応スピード、業務効率、社員の働きやすさを同時に改善することができたのです。

不満や課題が多々あっても、業務が回っていると現状に妥協してしまいがちです。しかし、利用頻度が高いからこそ導入効果も高いのがワークフローシステムです。とりわけクラウド型ワークフローシステムは従来のワークフローの課題を一気に解決する可能性を秘めています。クラウドならではのメリットを生かして、低コストでありながら大きな成果が期待できるのです。