電子帳簿保存法改正で必要な対応は？
ツール導入！のその前に（解説）
2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引を実施する場合は2023年12月までに電子帳簿保存法へ対応することが必要となりました。本件に関して、電子帳簿保存法対応のシステムをお探しの企業様からお問い合わせをいただく機会が増えています。
今回は、電子帳簿保存法対応のシステムやツールを導入する前に知っておきたい内容について、解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、e-文書法（「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の２法の総称）のひとつです。
e-文書法の施行について
e-文書法は2005年にパソコンやインターネットの普及やそれらを活用した業務効率化やコスト削減を背景のひとつとして制定され、何度も改正が行われています。e-文書法と電子帳簿保存法は対象範囲が異なり、e-文書法は、電子帳簿保存法の上位に位置する法律です。
電子帳簿保存法の対象
電子帳簿保存法が対象とするのは、国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引に限定されています。
電子帳簿保存方法の区分
電子帳簿の保存方法は、以下の３つの区分に分けられています。
- 電子帳簿保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
- スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
- 電子取引データ保存（電子的に授受した取引情報をデータで保存）
このデータの保存についてもう少し詳しく説明します。
電子取引データの保存要件
電子取引のデータは、取引情報を電子データで、かつ電子帳簿保存法の要件に従って保存する必要があります。
単にPDFファイルをサーバーなどに保存するだけでは、民法や電子署名法上で有効と取り扱えても、電子帳簿保存法の要件を満たさず、税務上のリスクが存在するのです。保存要件は以下のとおりです。
出典：電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）
電子取引の保存要件
真実性の要件 |
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可視性の要件 |
|
電子帳簿の検索要件 |
ただし、以下の場合は不要
|
|---|
電子帳簿保存法に対応するには
どこまで対応するかを見極める
電子帳簿保存法への対応は2023年12月が期限ですが、2023年10月に導入される「インボイス制度」についても考慮に入れなければなりません。従って、どの企業も2023年9月までに、以下のいずれかの対応を実施する必要があります。
インボイス制度についての詳細の案内は、特集インボイス制度（国税庁） をご覧ください。
電子取引はほとんどの企業が何らかの形で実施していますので、①か②の対応が必要となってくると思います。
会計システムや経費精算システムの導入を検討する
上記で挙げた①を満たすためには、電子帳簿保存法に対応した会計システムや経費精算システムの導入をおすすめします。その際、一つ注意いただきたい点があります。
システムの導入の注意点
これらのシステムやツール、クラウドサービスを探す中で、「文書管理」や「タイムスタンプ」、「スキャナ保存」などの機能が挙がってきます。電子帳簿保存法に対応する法的な要件は厳密に定められていますので、キーワードに惑わされることなく、機能や要件を見極めることが大切です。
以上が「電子帳簿保存法に対応するための最低限の対応」となります。
取引関連の業務を更に効率化しよう
すでに電子帳簿保存法対応のシステムやクラウドサービスの導入を完了し、業務にも慣れた企業様は、業務の効率化やメリットを感じていらっしゃるのではないかと思います。 そこで、②で挙げたように電子帳簿保存法やインボイスに対応したシステムを導入するだけでなく、取引関連の書類全般についてもペーパーレス化やワークフロー化を進め、業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
業務フローをペーパーレス化する
電子帳簿保存法対応の書類の中には、契約書や見積書、発注書も挙げられます。これらの書類は社内承認を経て発行されることが多いため、承認フローをペーパーレス化すればさらに業務の効率化が期待できます。
このプロセスの中で稟議のような社内承認が紙で行われている場合、
- 関係各所への書類提出、ハンコリレーで時間を要する
- 起案内容を紙からPDF化を行うなどのデジタルへの変換作業が発生してしまう
- 稟議の進行状況が可視化されず、時には対応漏れが発生し取引自体が遅延してしまう
企業によっては月に数百件と稟議が発生するため、
承認フローをペーパーレス化して業務効率化を行うインパクトは
大きいのではないでしょうか
ファイルから紙を探すなどの手間削減につながる
稟議などが電子化される副次的なメリットとして、過去のデータ検索が容易になることが挙げられます。
紙で運用されている企業様では例えば過去の稟議内容を確認したいと思った際、書面の保管されたキャビネットや倉庫からファイリングされた書類を探して、と内容の探索に時間がかかってしまいます。
一方、上記がワークフローにより電子的に行われる場合、キーワードや申請者のアドレス、日付などの条件でデータを検索でき、容易に過去の内容の確認が行えます。
Gluegent Flowならさらに検索工数の削減に
申請・承認者のアドレスに加え、決裁の有無や稟議・業務報告・人事などのカテゴリ別で検索を行えるため、検索工数の削減に寄与します。また、社内の申請をワークフロー化するということは、適切な担当者の許可を得てプロセスを進めることになり、結果的に内部統制の強化にも寄与します。
電子帳簿保存法に対応して業務効率化につなげましょう
今回は電子帳簿保存法の内容と対応のポイントを中心にお伝えしました。
法改正に伴い、電子書類のやり取りが増えることは容易に想像できます。そして電子的な書類のやり取りに付随し、外部に書類を提出する前の社内プロセスもあわせてワークフロー化することで全社的な業務効率化につなげられるため、電子帳簿保存法対応とセットで考えてみてはいかがでしょうか。
