内部監査のデジタル化は決して難しくない！
監査でも役立つワークフローシステムとは？
- 内部統制
- 電子化
近年、インターネットやSNSなどの普及により、大手企業のみならず中小企業や個人事業主に対する世論や意見が強い影響力をもつようになりました。ひとたび不祥事やコンプライアンス違反が生ずれば、不特定多数の人から非難の声があがり炎上してしまうケースも存在します。
そういったケースを未然に防ぐには、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みや体制が必要です。その仕組みのひとつに企業内の独立した監査組織による内部監査があります。財務会計や業務について調査した結果を報告したり、助言したりする内部監査ですが、実際に社内で実現しようとすると多大なコストや時間を要してしまいます。
そこで本記事ではワークフローシステムを活用し、社内稟議資料をデジタル化して内部監査業務を効率化する方法を紹介します。内部監査業務の効率化を図りたいものの、自社でも実現できるのかと不安を感じている担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
内部監査とは？
内部監査とは、不正の防止およびリスクの低減、業務の改善策の助言や効率化の促進などを目的に、企業の監査役や社内担当者で構成される組織によって行われる監査です。2006年に改正された会社法では、大企業において内部監査の実施が義務化されました。
監査法人や外部の専門家によって行われる外部監査では調査結果が対外的に公表されるのに対して、内部監査の調査結果は経営者に報告されます。ただ、社内の書類などを1つ1つ社内規定を守っているか、隠蔽や改ざんが無いかを定期的に調査・是正するのには時間を要してしまいます。
内部監査のデジタル化とは？
内部監査を行う上でのデジタル化とは、稟議書などの紙の資料をメールやFAXに変えるというように見た目を変えるだけでは不十分です。紙を一枚一枚チェックする方法がメールやFAXを一件一件チェックする方法に変わるだけで、監査に要する時間は大して変わりません。
記述されている情報をデジタルデータとして扱えるようにすることが、ここでいうデジタル化です。情報をデジタル化できれば、検索をしたりプログラムで処理をするといった手段によって監査の効率を向上させることが期待できます。
ワークフローシステムで実現！内部監査のデジタル化
実際に内部監査をデジタル化しようとすると、何から手を付けたらよいかわからない人もいるでしょう。ここからは費用や時間といったコストを抑えて手軽に実現するための、ワークフローシステムの活用について解説します。
まずは承認プロセス（稟議申請業務）から
まず最初にデジタル化する対象としておすすめなのが「承認プロセス（稟議申請業務）」です。承認プロセスは社内規定に沿ったフローで行われているか、適切に承認・決裁されているかなど監査の対象となる項目がつまっています。
ワークフローシステムを導入すれば、社内規定に準拠した申請項目、承認ルートが設定できる上に、承認・決裁といった意思決定プロセスも適切に設定ができます。その結果、確認者、承認者、決裁者など社内規定で定められた適切なステップを踏むことができ、社内全体として統制された承認プロセスを踏めるようになります。
さらにこれらの情報をデータ化して一覧で取得できるため、調査に要する時間を抑えることが可能です。また、いつ誰が何をしたのかという証跡を改ざんできない形で記録に残せるため、承認プロセスの透明性を高められます。
便利な機能で業務効率化
ワークフローシステムには、監査時の業務効率化を助ける機能を持った製品もあります。一つはデータの検索機能です。多くの情報の中から特定の情報を探すためには、一つひとつデータを目視していては膨大な時間を要してしまいます。特定のキーワードで検索できる検索機能があれば、調査時間の削減ができるでしょう。
もう一つはデータの出力機能です。例えば昨年度の情報と、今年度の情報とをまとめてそれぞれ出力できれば、比較・照合の時間を減らすことができます。これらの機能はすべてのワークフローシステムに備わっているわけではないので、実際にワークフローシステムを導入する場合には注意が必要です。
内部監査のデジタル化を実現するワークフローシステム Gluegent Flow
内部監査のデジタル化に対応するワークフローシステムなら、実績豊富な弊社の「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」がおすすめです。ここからは、Gluegent Flowが監査業務のデジタル化に役立つ理由を「承認プロセス関連」「監査業務の効率化」の2つの観点で解説します。
承認プロセス関連
承認プロセスで重要になるのが、社内規定に合った運用がなされているかという点です。Gluegent Flowであれば複雑なフローであっても、特別なプログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
誰が承認・決裁するかを設定する際に、個人ではなく役職（ロール）で設定できるため、人事異動があってもフローの設定を変える必要がありません。しかも承認履歴は、誰がその判断をしたのか個人として記録がされます。承認などの判断をする人が異動で入れ替わったときに、過去のデータまで入れ替わってしまうシステムがありますが、Gluegent Flowではそのようなことはありません。
また、個々の決裁案件に対してコメントも残せるため、協議や例外があった時の記録も残せて、別途コメントを印刷することも可能です。
監査業務の効率化
実際に監査業務を行う際もGluegent Flowは効率化の支援が可能です。まず、調査の際には確認すべき項目に沿って特定の情報を見つけようと調べますが、Gluegent Flowであれば日付・件名・管理番号だけでなく、テキスト検索も可能であるため文書の内容も含めた検索が可能です。業務内容や関連する人物名といった特定のキーワードが含まれている文書を探したいときに便利です。
また、承認ルートの中に社外の監査役を設定することも可能です。業務委託し、随時社外の監査役に見てもらいたい場合に有効な機能です。さらに案件の出力ができます。スプレッドシートやExcelに自動で出力したり、アーカイブをダウンロードしたりと確実に記録を残しておきたいときに有効です。各申請時に使用する添付ファイルを無制限に残すことができるため、後から照合する際の手助けになるでしょう。
監査で有効活用されている例
ここまで内部監査のデジタル化についてまとめ、具体的にデジタル化するためにおすすめのワークフローシステムを紹介しました。ここからは弊社のGluegent Flowが内部監査にも活用されている事例を紹介します。
監査の運用負担の軽減に成功した「株式会社BeeX様」
株式会社BeeXは、SAPなどの大規模基幹システム基盤やDX基盤をメインとして顧客企業のビジネスをサポートしているITのプロフェッショナル集団です。株式会社BeeXでは監査に対応するため、当初は手持ちのツールを流用してワークフローを構築していました。情報の集約と一元管理はできるようになりましたが、記入内容も承認者の選定も手作業だったため、ミスが発生し運用負担が大きくなってしまっていたそうです。
そこで弊社のGluegent Flowを採用いただき、監査業務のデジタル化を実現されました。株式会社BeeXが実現されたプロセスはこちらからご覧ください。
監査業務もスムーズに実現「株式会社ウィットスタジオ様」
株式会社ウィットスタジオはアニメーションの企画、制作に加えてキャラクターグッズの販売を手がけている会社です。従業員の増加とテレワークの増加によりDX化が必要と判断され、ワークフローシステムの導入に着手されました。必要な情報入力、情報の正しさの担保、監査への対応といったポイントで製品を評価した結果、Gluegent Flowを採用いただきました。
Gluegent Flowをお使いいただき、グループ企業の監査基準をクリアした監査業務を実現された様子はこちらからご覧ください。
まとめ
本記事では内部監査とそのデジタル化、そして実際に社内で進めるために有効なワークフローシステムについて紹介しました。コンプライアンスの遵守が求められる時代だからこそ、内部監査の実現は企業規模の大小問わず重要なことでしょう。
本記事を参考に弊社のGluegent Flowを導入して、内部監査のデジタル化に取り組んでみてはいかがでしょうか。具体的に検討を進めたい方は、監査に対応した実績豊富な弊社までお気軽にお問い合わせください。
