業務監査の準備が大変！
原因を探ると見えてくる解決策とは？
- 仕組み化
- 内部統制
- 電子化
目次
そもそも監査とは？監査の種類と実施方法
大企業や上場企業に求められる監査には、いくつかの種類があります。実施する組織の違いで見ると、外部の第三者組織に依頼して実施する外部監査と、社内の監査役が実施する内部監査に分けられます。
- 外部監査では、企業活動が適法に行われているか、会計報告に不正がないかをチェックします。
- それに対して内部監査では、業務の効率化に向けたアドバイスとしての側面を含んでいます。規程通りに、効率的に業務が行われているかチェックし、改善や効率化の助言を行うことがあります。
実施主体による区分
| 外部監査 |
|
|---|---|
| 内部監査 |
|
チェック対象によって監査を分けることもできます。特に多くの企業で実施されているのが、会計監査と業務監査です。会計監査はその名の通り、企業の会計に関して行われます。もう一方の業務監査は、会計以外のすべての業務を対象として行われる監査で、業務の内容やプロセスが法律、社内規程などに沿って実施されているかどうかをチェックします。その他にもシステム監査やISO監査などを実施する企業もあります。
監査対象による区分
| 会計監査 |
|
|---|---|
| 業務監査 |
|
監査の実施を求められるのは、大企業や上場企業です。株式上場にあたっては内部統制報告制度、いわゆる日本版SOX法への対応が求められます。企業に内部統制の評価や報告書の作成を求めており、そのために業務監査を実施しなくてはなりません。内部統制の厳格化は現場担当者には面倒なことかもしれませんが、従業員を守る仕組みとしても大切なので前向きに捉えるといいでしょう。
監査の準備が毎回大変なのは、内部統制とデジタル化に課題が残っている証拠
監査につきまとう話題のひとつに、準備や対応に苦労するという話があります。監査を受ける側となる業務現場では、通常の業務の合間を縫って、監査に必要な資料をわかりやすく整理して準備する必要があるからです。準備に伴う負担が大きいことには、主に2つの原因が考えられます。
- 内部統制が有効に機能していない
内部統制が機能していればすべての業務において正しく書類が作成され、整理されているはずです。監査の準備が大変だと感じるということは、書類や資料が正しくつくられていないということ。つまり普段の業務にミスや差し戻しが多く、書類にも不備が残されたままになっているということです。
- 業務のデジタル化が進んでいない
多くの情報が紙によって管理されていることも、監査準備の負担を大きくする要因になります。書庫から必要な書類を人力で探し出さなければなりません。監査に必要な情報がシステム上にあれば、検索するだけで求める情報を取り出すことができます。
こうした負担を解消するために役立つのが、
システム導入による業務システムの電子化です
紙ベースでの業務を電子化することで、必要な情報を決められた人に共有したり、業務の結果を検索可能な状態で保管することができます。これにより、先に述べた2つの原因を排除できるのです。
内部統制を強化できる
紙ベースの情報管理では、必要な情報が揃っていたとしても、適切な関係者に共有されたかどうか、適切な承認ルートを経て決裁されたかどうかの見分けがつきません。しかしワークフローシステムなどのシステムを使えば、必ず適切な承認ルートを通ります。業務プロセスを可視化して内部統制を強化し、監査に必要な書類や資料も普段の業務の中で作られます。
デジタル化により証跡管理が容易になる
紙ベースでは、過去の文書の中から必要な情報を探し出すだけでもひと苦労。情報のやりとりが電子化されていれば「どの事案を」「いつ」「誰が」承認したのかが記録され、検索することもできます。
監査への対応が楽になるワークフローシステムの選び方、使い方
普段の業務を通じて監査対応の準備ができるようなシステムの代表が、ワークフローシステムです。しかし、どのようなワークフローを選んでも同じ効果を得られるというわけではありません。監査への対応を軸にワークフローを選ぶなら、次のようなポイントに着目するといいでしょう。
高機能な検索機能を備えている
検索機能を使って必要な情報を探し出せることは、デジタル化の大きなメリットのひとつです。しかし検索機能の柔軟さは、製品によって異なります。中には、文書番号や表題でしか検索できないワークフローシステムもあるので、検索機能の有無だけではなくどのような情報を検索できるかというところまで、きちんと確認して見極めるといいでしょう。文書が作成された期間、作成者、書類名など、できるだけ多くの項目が検索対象になっていることを確認しましょう。
経路設定の自由度、柔軟性が高い
ワークフローを使って業務プロセスを固定化することは、業務監査対応の観点から非常に有効です。ただし、固着してしまわないように気をつけなくてはなりません。業務プロセスはビジネス環境の変化に応じて最適化する必要があり、ワークフローシステムにもそれに対応できる柔軟性が求められます。運用開始後にも承認経路を変更できるなど、変化に強いシステムを選択しましょう。
証跡出力機能があればなお可
ワークフローシステムがあれば、いつ、誰が、どのようなアクションをしたのか、後から追跡できるようになります。業務監査への対応という観点からは、さらに証跡出力機能があればなおいいと言えるでしょう。たとえば、添付されている見積書や契約書を決まった場所に保管して一元管理できるなど、監査の際に準備したい情報をまとめておけるような機能の有無にも目を向けてみましょう。
これらの特長を備えるワークフローシステムが、Gluegent Flowです
- 全文検索機能を使えば、入力された文章はもちろん、コメントまで対象にして検索可能です。
- 経路設定においては条件分岐機能も備えているので、ある一定の金額以上の稟議を自動的に監査役に共有するなど、内容に応じた経路設定を実現できます。
- Google Workspace と連携して使えば、承認結果をスプレッドシートに書き出して文書一覧を自動作成することもできます。
Gluegent Flowを導入すれば、監査対応を切り口にして業務プロセスを固定し、内部統制の強化も進められます。業務プロセスの可視化、効率化など多くのメリットをもたらす改革の第一歩としても、オススメです。
