Excelで申請・承認を回す限界とは マクロなしで
「自動転記・集計」を実現する現実的な方法

なぜ多くの企業が「Excelでの自作」を検討するのか？
専用システムを導入せず、使い慣れたExcelで承認フローを自作することには、無視できない大きなメリットがあるからです。
エクセルで始める自作ワークフローシステムの具体的な手順とメリット

• 導入コストが「実質ゼロ」で始められる 既に導入済みのOfficeライセンスを活用するため、追加のシステム費用がかかりません。
• 「いつもの書式」をそのまま使える 長年使っている稟議書や申請書のレイアウトをそのまま利用できるため、現場の教育コストが発生せず、スムーズに運用を開始できます。
• 物理的な移動と紙のコストを削減できる 紙の申請書をデジタル化し、メールやクラウドストレージで共有することで、拠点間での「物理的な書類の移動」がなくなり、意思決定のスピードが向上します。
• 情報の検索性が向上する 電子ファイルとして保存することで、ファイル名や保存場所から過去の申請を検索しやすくなり、ペーパーレス化による保管スペースの削減にもつながります。
  
  

しかし、この「手軽な自作」は、運用を続けるうちに避けては通れない壁にぶつかります。

多くの企業がExcelと共有フォルダだけで承認フローを自作しようとしますが、次のような問題に直面します。

① ファイルロックによる同時編集の問題

共有フォルダのExcelは、誰かが開いていると他の人は「読み取り専用」になり、保存すると別ファイルが生成されます。こうしたファイルロックによる作業遅延は日常的に発生します。

② 転記作業の非効率

申請書をメールで送信 → 管理者がExcel台帳に転記。この単純作業は件数が増えるほど時間がかかり、ミスのリスクも高まります。

③ VBA（マクロ）依存による属人化

一部の担当者がマクロで自動化しても、その担当者が異動・退職すると誰も修正できない状態になります。さらに、WindowsやOfficeのバージョンアップで動かなくなるリスクもあります。

Excelは大変便利なツールですが、上記のような限界があることも事実です。

ポイントは、「Excelの利用をやめる」のではなく、Excelの便利さは残したまま、手間のかかる部分を効率化することです。
具体的には次の通りです：

• 入力：現場はこれまでと同じExcel申請書を使用
• 回覧：メールではなくシステムで自動化
• 出力：承認後のデータを自動で集計用Excelへ追加
  
  

この設計であれば、利用者は操作に戸惑うことなく、面倒な転記作業からも解放されます。
この方法を、マクロやプログラミング不要で実現できるのがクラウド型ワークフローシステム「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。

グルージェントフロー は、Microsoft 365と連携し、Excel業務の「面倒な部分」を自動化できるクラウドワークフローシステムです。

1.「いつものExcel書式」をWebフォーム化

多くのシステム導入で利用者が不安に感じることの1つは、「入力画面が変わること」です。
グルージェントフロー は、Excelのレイアウトをコピー＆ペーストして、Webフォームのベースにできます。見た目が元のExcel書式とっtほぼ同じなので、利用者の教育コストや抵抗感を最小限に抑えられます。

Excelテンプレートから申請フォームを作成する方法

2. Excelで管理する選択肢やマスターの活用

商品リストや組織情報などの選択肢をExcelで管理し、そのままフォームのプルダウンとして利用できます。更新も元Excelを修正して再アップロードするだけです。

ワークフローにおけるマスターデータ活用

3. 承認完了データを台帳に自動追加

承認済みの申請データを、SharePointやOneDrive上のExcelの決まったファイルに自動で追加できます。これにより、「申請された内容を台帳に登録する作業」を自動化でき、手作業による転記は不要になります。

  Excel連携でデータ活用

Excelの良さを活かしながら、自動化や保守の負担を軽減できるのがグルージェントフローです。

現場の使いやすさを損なわず、管理負担と手作業を削減するには、Excelでの入力をそのままに、裏側の仕組みをクラウド化する考え方が有効です。

Excelで現状の運用を変えたくないけれど、回覧・承認・集計の手間を削減したいとお考えの方は、無料デモで、現在お使いのExcel申請書をどのようなWebフォームにするかの実演やExcel台帳への自動出力や、マスターデータの登録、利用方法などをご紹介させていただきます。

また、導入をご検討いただく際は、お客様の課題をヒアリングし、導入時だけでなく専任担当が継続して伴走、ご支援いたします（グルージェントフローのサポート体制）。安心してご相談ください。