調査データが示すワークフローの落とし穴。Microsoft 365 環境を活かすシステム選びのヒント

Microsoft 365
効率化

Microsoft 365（旧Office 365）を導入したものの、「社内の各種申請や稟議はまだ紙やExcelのままだ」「標準機能だけでは複雑な承認ルートに対応しきれない」と悩んでいませんか？

ワークフローシステムの導入は、情報システム部門の負担を減らすはずが、選び方を間違えると逆にメンテナンスの手間を増やしてしまうケースが少なくありません。

本記事では、情報システム担当者110名への実態調査データをもとに、ワークフロー選定で陥りがちな落とし穴と、失敗しないためのポイントを解説します。あわせて、Microsoft 365 環境とスムーズに連携し、管理負担の軽減を実現する具体策として、「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」の活用アプローチもご紹介します。

調査データが示すワークフローの落とし穴。Microsoft 365 環境を活かすシステム選びのヒント

【調査ハイライト：ワークフロー導入後の実態】

サイオステクノロジー株式会社が、情報システム部門担当者110名を対象に実施した調査（2025年4月）では、以下の事実が判明しました。

約半数の担当者が、選定時に「利用者の分かりやすさ」や「フォームの作成しやすさ」を重視している。
しかし運用開始後、約4割が「利用者向け教育・ヘルプデスク対応」や「紙業務からの移行」に苦労している。
44.5%もの担当者が、選定時にもっと「業務変化・組織変更への柔軟な設定しやすさ」を重視すべきだったと後悔している。

▶調査の詳しい内容はこちら

情報システム部門110名の調査で判明！ワークフロー導入後に直面するリアルな課題

ワークフローシステムを選ぶ際、多くの企業が直面するのが「選定時の期待」と「導入後の実態」のギャップです。アンケート調査から、その明確な違いが見えてきました。

フェーズ	重視したこと・直面した課題	実態・割合
選定時（期待）	利用者の分かりやすさ、フォームの作成しやすさ	約半数が重視
導入後（課題）	利用者向けの教育、ヘルプデスク対応、紙業務の適用	約4割が直面
導入後の後悔	業務変化（組織変更など）への柔軟な設定しやすさ	44.5%が「もっと重視すべきだった」と回答

「利用者のため」に選んだはずが、問い合わせ対応に追われる現実に

選定時には、「操作が簡単そう」といった利用者目線の印象が重視されがちです。

しかし実際には、導入後に業務の変化に合わせた設定、調整ができず、約4割の企業が利用者向け教育やヘルプデスク対応に多大な労力を費やしていることが判明しました。エンドユーザーの利便性を考えて導入したはずが、結果として社内への定着に苦労し、情報システム部門の運用負担を大きく増加させてしまっているのが実態です。

データから導き出される運用開始後の負担を減らす3つの比較ポイント

では、どのような基準でワークフローを選べば失敗しないのでしょうか。調査データから導き出される「運用開始後の苦労を低減するための3つのポイント」を解説します。

ポイント1：紙の稟議書に近い「迷わせないUI」で定着率アップ

マニュアルを読む必要がなく、初見でも直感的に使えるシンプルなUIは、日常の運用コスト（ヘルプデスク対応など）を削減する効果があります。
実際、ワークフローが社員に定着している理由の第1位は「紙の稟議書とギャップが小さかったから」という結果が出ています。現在の帳票をどれだけ忠実にシステム上で再現できるかが、現場への定着を左右します。

ポイント2：組織変更・決裁ルール変更への「柔軟な対応力」があるか

企業は常に変化します。そのため、金額や条件に応じた途中の経路分岐や、全員の承認が必要なケースなど、決裁基準の変更に柔軟に対応できる設定機能が不可欠です。
また、人事異動や入退社時のメンテナンス負荷を下げるためにも、組織情報を一元管理できる仕組みが求められます。

ポイント3：「Microsoft 365 エコシステム」との拡張性・データ連携性

業務の一部がワークフロー化できず、紙やExcelのまま残ってしまう主な原因は「他システムとのデータ連携ができない点」にあります。
今後予定されるシステムの更改や、新たなSaaSツールの導入時にも柔軟に対応できるよう、周辺システムとスムーズにデータを受け渡しできる拡張性が求められます。

Microsoft 365 ユーザーに「グルージェントフロー」が適している3つの理由

選定ポイントで触れた「迷わせない使い勝手」「組織変更への柔軟さ」「周辺システムとの連携性」を備え、Microsoft 365 環境で柔軟に利用できるのが「グルージェントフロー」です。
情シス部門の管理負担を増やさずに使える3つの特徴をご紹介します。

1. アカウント管理の手間を減らせる（Entra ID 連携）

Microsoft 365 のユーザーや組織情報を自動で同期できます。ワークフロー側で個別にユーザー管理をする必要がなくなり、人事異動や入退社時の修正作業を省力化できます。

2. 「野良チーム」の乱立を防げる（Teams 連携）

Teams の作成申請をワークフロー化し、承認されるとチームが自動作成されます。情シスの作成作業を減らすと同時に、管理の行き届かない無用なチームの乱立を防ぎます。

3. 承認後の転記作業をなくせる（Power Automate・SharePoint 連携）

承認されたデータを SharePoint などの他アプリへ自動で連携できます。たとえば購入申請の承認後に、手作業で台帳へ転記する手間やミスを減らせます。

詳細は、グルージェントフローとMicrosoft 365 連携の詳細ページをご覧ください。

まとめ：Microsoft 365 と連携するワークフローで業務効率を最大化しよう

ワークフローシステムは、単なる「電子承認ツール」として選んでしまうと、導入後に予期せぬ運用課題を引き起こします。
業務・組織・システムは常に変化するということを念頭に置き、柔軟性と拡張性の高いシステムを選ぶことが、持続可能な運用の鍵となります。
Microsoft 365 を導入済みの企業であれば、Entra ID による認証に加え、SharePoint や Teams、Power Automate と連携できる「グルージェントフロー」がおすすめです。
現場の利用者も管理者も双方が満足するワークフロー環境の構築に向けて、ぜひ一度詳細をご確認ください。